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Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? | SAP Leaders Club | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2003

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1 1 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr. Ulrich Kampffmeyer SAP „Leader`s Club“ Regensdorf/Zürich, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Agenda Einführung Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung ECM Enterprise Content Management: die neue Vision Aktuelle Trends Die organisatorische Herausforderung bleibt Ausblick

3 3 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Einführung

4 4 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ein uraltes Thema Wissensmanagement gibt es seit en von Jahren: Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

5 5 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

6 6 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ein uraltes Thema Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor Jahren in den frühen Kulturen © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

7 7 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ein altes Thema Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren. Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

8 8 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Der neue Dokumentbegriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer

9 9 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ein aktuelles Thema Elektronische Dokumente erhalten ein neue Qualität: Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

10 10 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Funktionalität Dokumenten-Technologien sind diejenigen Lösungen der Informationstechnik, die sich mit der Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Aufbereitung, Kontrolle, Verteilung, Ausgabe, Speicherung und Bewahrung von schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten beschäftigen © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

11 11 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung

12 12 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Babylonische Sprachverwirrung Imaging, Optical Filing, Scanning, Workflow, HSM, WW Elektronische Archivierung, Records Management, E-S Dokumenten-Management im engeren Sinn, COLD, Pod Groupware, E-Commerce, MultiMedia-Datenbanken, QES EDM Electronic Document Management, Capture, DMS, ED E-Business, BPM Business Process Management, IDOM, Form Knowledge Automation, KM Knowledge Management, Intranet, Di Repository, Data Mining, Content Management, Portal, CRM Custom EAI Enterprise Application Integration, Output Management, MoReq, Fo Dokumenten-Management im weiteren Sinn, Media Asset Management, M Collaborative Commerce, Document Warehouses, Wissensmanagement, Doc EDM Engineering Document Management, DAM Digital Asset Management, Singl ASP Application Service Providing, DRT Document Related Technologies, Archiv, Journ DMCO Document Management Complete Outsourcing, Collaboration, Digital Signature, Enablin IDARS, ECM Enterprise Content Management, Web Content Management, OCR, ICR, E-Forms, PDF, WORM, DRM Digital Rights Management, Elektronische Signatur, revisionssichere elektronische Archivierung, Digital Library, Watermark, Fingerprint, CAS Content Adressed Storage, elektronische Bürokommunikation, Barcode, Cach DVD, VERS, ISO 15489, DoD , TIFF, JPEG, AFP, CD, Jukebox, Tape Library, Storage, Rendition, E-Publishing, -Archiv, EDI, GEVER, DOMEA, SAGA, Information Delivery, Browser, collaborative Knowledge Solutions, audit-proof, XML, FbA- M/O, etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

13 13 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die Hybris des Marktes Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends: ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer Umetikettierung überwiegt der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

14 14 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Was ist der Unterschied? Document Management (DM)

15 15 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)

16 16 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)

17 17 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

18 18 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

19 19 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b)Dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

20 20 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM Enterprise Content Management – die neue Vision

21 21 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Definition ECM Enterprise Content Management The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes AIIM International, 2003

22 22 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Merkmale Enterprise-Content-Management Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data- /Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informations- technologien wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web- Content-Management, Portal- und anderen Internet-Technologien

23 23 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Merkmale Enterprise-Content-Management Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

24 24 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration Quelle: AIIM 2001 Industry Study AP/ARRM/ACRMHRM

25 25 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware

26 26 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen

27 27 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp

28 28 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Quelle: AIIM “101” 2003

29 29 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 CAPTURE Human created Recogniton Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial ApplicationsAggregation E-BillingCOLD/ERM Input

30 30 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

31 31 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Document Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

32 32 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Collaboration STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Collaboration Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung

33 33 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Web Content Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Web Content Management Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

34 34 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung

35 35 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Workflow / Business Process Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung

36 36 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

37 37 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

38 38 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 DELIVER

39 39 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Datenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Repositories Integration in vorhandene Systeme

40 40 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess- und Workflow-Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online- vs. Offline-Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration)

41 41 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management Application Server Groupware Server ERP Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung) DMS Workflow EAI Web Server Präsentation eBusiness- Transaktionen Content enabled

42 42 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Aktuelle Trends

43 43 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Trends aus Anwendersicht Rechtssichere Archivierung Virtuelle elektronische Akten Die universelle Inbox Entlastung für und ERP Prozessunterstützung Erschließung und Wiedernutzung von Inhalten Effiziente Posteingangsverarbeitung Ablösung von Inseln und proprietären Systemen

44 44 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Anforderungen aus Anwendersicht Geschwindigkeit Kosteneinsparungen Personaleinsparungen Preis und ROI Out-of-the-Box: Vorkonfiguration Sicherheit und Vertrauen Compliance IT-Konsolidierung Flexibilität

45 45 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Trends aus Marketingsicht ECM Enterprise Content Management RM Records Management DAM Digital Assets Management DLM Document Life-cycle Management Capture E-Government GDPdU

46 46 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Trends aus Marktsicht Wieder verstärktes Interesse an DRT Marktkonsolidierung Konvergenz Das Partnergeschäft wird schwieriger Keine geschlossene DMS-Branche mehr Öffentliche Verwaltung Gesundheitswesen Industrie-Mittelstand

47 47 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Trends aus Produktsicht JAVA XML Linux Browser-basierte Clienten Dienste-Konzept Standards Branchenlösungen -Archivierung Records Management Workflow Rechnungseingangs- erfassung Automatische Klassifikation Portallösungen Administrationstools Content-Server Farbscannen Speichersysteme Output-Management ECM Suiten

48 48 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die organisatorische Herausforderung bleibt

49 49 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Grundsatz Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik

50 50 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Herausforderungen an DRT-Projekte Veränderung des Arbeitsplatzes Veränderung der Ablauforganisation Veränderung der Aufbauorganisation Veränderung des Berufsbildes Veränderung der Qualifikationsanforderungen Veränderung der Ablageorganisation Veränderung der Arbeitsweisen Veränderung der Kommunikation mit Kollegen Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen Veränderungen, Veränderungen...

51 51 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Einige kritische Aspekte Einführungsprojekte: „Zurück in die Linie“ Beteiligung: „Was wollen die Querköppe vom Personalrat hier“ Qualizifierung: „Da ist doch der Meier viel zu alt für“ Akzeptanz: „Das kann doch gar nicht funktionieren“ Homo Buerocraticus: „Das haben wir noch nie so gemacht“ Informationszugang: „Das soll doch nicht jeder wissen“

52 52 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Einige Konsequenzen Fokus auf Kosteneinsparung und ROI: „Mehr Arbeitslosigkeit“ Keine Integration: „Insellösung“ Proprietäre Lösung: „Mangelnde Migrationssicherheit“ Schlechte Administrationswerkzeuge: „Hohe Betriebskosten“ Sparen bei der Systemauslegung: „Mangelnde Sicherheit“ Keine Neuorganisation von Prozessen: „Elektrifizierung der Ineffizienz“

53 53 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 DRT-Projekte... sind Unternehmensentscheidungen!... benötigen die Unterstützung und das Committment des Managements!... sind nur erfolgreich bei konsequenter Projekt- und Einführungsorganisation!... führen nur bei sozial- und humanverträglicher Einführung zu Erfolg!... dürfen nicht allein unter dem ROI-Aspekt sondern im Sinne der Nachhaltigkeit durchgeführt werden!... müssen im vollen Bewusstsein, der Auswirkungen durchgeführt werden!

54 54 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Ausblick

55 55 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Der Wert von Information Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

56 56 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

57 57 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die Bedeutung von DRT © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 „Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen.“ John Naisbitt, Megatrends 2000

58 58 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüber- flutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

59 59 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die gesellschaftliche Bedeutung von Information „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ Erkki Likaanen, EU-Kommissar, 1999 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

60 60 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

61 61 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Information Divide Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

62 62 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Die Vision vom papierlosen Büro „Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das papierlose Klo“ von Pierer zugeschrieben das „papierreiche Büro“ das „papierarme Büro“ das „papierlose Büro“ das „menschenlose Büro“ © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

63 63 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Fazit: 3 Argumente Anfangen, nicht länger warten: 1.Die Basistechnologien sind matur! 2.Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner! 3.Ihr Wettbewerber tut es bereits! © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

64 64 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen... com Diskussionsforum www. IT-Forum. org


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