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DLM Forum, Records Management & elektronische Archivierung | VdW Arbeitskreis | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2002

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1 1 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DLM-Forum und elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer Tagung des VdW Arbeitskreises im Unternehmensarchiv Volkswagen Wolfsburg, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Agenda Dokumentenbegriff Archivierung und Dokumenten-Management Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung Archivierungstypen Protokollierung und Sicherheit Betrieb und Verfügbarkeit Die Zukunft der Archivierung

3 3 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Der Dokumentenbegriff Herkömmlich Elektronische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente

4 4 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder -Dateien Screen-Dumps Output-Dateien MultiMedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente... Das elektronische Dokument

5 5 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Gleichstellung von Dokumenten Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

6 6 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

7 7 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT „Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn) Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Collaborative Commerce etc.

8 8 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Was ist DRT ? Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

9 9 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b)Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

10 10 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter E-Business ? Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch z.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen

11 11 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Archivierung und Dokumenten- Management Abgrenzung Komponenten Architekturen

12 12 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Dokumenten-Management Definitionen "DMS" Dokumenten-Management-Systeme im weiterenOptical Filing SinnSchriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc

13 13 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Dokumenten-Management Definitionen "DMS" Dokumenten-Management-Systeme im weiterenOptical Filing SinnSchriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc. "DMS" Dynamisches Dokumenten-Management im engeren Compound-Document-Management Sinn Ablagesysteme

14 14 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Document Life Cycle Nutzung Zeit ERP DMS Workflow Knowledge Management Frühes Archivieren Spätes Archivieren Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

15 15 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Archivierung Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

16 16 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Archivierung Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen

17 17 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Archivierung Anwendungsbereiche Traditionelle Archivsysteme „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme Spezielle Archive „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme nur für eine Anwendung „ -“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen Universelle Archive „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite, einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content- Management-Systeme

18 18 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet Es gibt keine grüne Wiese! Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz

19 19 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Transaktionsarchivierung Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu Recherchierfähigkeit Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage Objektbildung Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben) Generelle Anforderungen an die Archivierung

20 20 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signaturen Die elektronische Signatur ist rechtskräftig Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Generelle Anforderungen an die Archivierung

21 21 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Architektur- & Plattform-Fragen Relevanz bei der Produktauswahl PlattformArchivWorkflowDMSKM Hohe Architektur-Ebene Com+Nicht relevant, da separate Subsysteme Relevant, C/S- Produkte MS- basiert Relevant, Großteil C/S- Produkte MS- basiert Relevant, die meisten C/S- Produkte MS- basiert CorbaNicht relevant, da separate Subsysteme Relevant, geringerer Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert Java(Beans)Irrelevant, da die meisten Produkte C/S-basiert Relevant, viele Produkte für Web entwickelt Relevant, aber nur wenige Produkte Relevant, viele Produkte für Web entwickelt Plattform LAN/NT/Win2000Mehrzahl der Produkte Ca. Hälfte der Produkte Mehrzahl der Produkte Legacy HostNur sehr wenige Produkte Praktische keine Nur sehr wenige Produkte UNIXDeutlich geringerer Anteil als Win Ca. Hälfte der Produkte wenigeDeutlich geringerer Anteil als Win LinuxNur sehr wenige Produkte Web-Portal-PlattformenPraktische keinezahlreichewenigezahlreiche

22 22 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Schutzaspekte nach BDSG Organisation von Archiven nach Aufbewahrungsfristen und Klassen Verfahrensdokumentation

23 23 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Rechtsfragen Archivierung von Dokumenten In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.

24 24 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Grundsätze der elektronischen Archivierung Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

25 25 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2.Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3.Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4.Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5.Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6.Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI

26 26 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8.Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9.Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI

27 27 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO

28 28 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 GDPdU Handlungsbedarf für Unternehmen Was sind steuerlich relevante Informationen? Auf welchen Datenträgern werden diese vorgehalten? Welche Medien sind langfristig geeignet? Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer? Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten werden? Planung von Migrationen Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer Prüfen von Auswertungs-, Filter- und Sortiermodulen

29 29 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 GDPdU Problemfelder Neue Rechtsbegriffe Wahrung der Verhältnismäßigkeit Komprimierte Informationen Zumutbare Mitwirkung Haftung bei Systemabstürzen

30 30 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Wichtige Aussagen der GDPdU I.Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: a)die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b)Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c)die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

31 31 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Wichtige Aussagen der GDPdU II.Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen

32 32 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Wichtige Aussagen der GDPdU III.Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

33 33 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung HGB / AO Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977 Geändert am EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung... sind ab dem anzuwenden Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

34 34 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bürgerliches Gesetzbuch BGB §126 Schriftform Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung Änderung von Schriftform in elektronische Form und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben

35 35 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bürgerliches Gesetzbuch BGB Ausnahmen von der elektronischen Form: Verbraucherschutz Kündigung, Beendigung, Befristung eines Arbeitsverhältnisses Zeugnis Bürgschaftserklärung Schuldversprechen Schuldanerkenntnis

36 36 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bürgerliches Gesetzbuch BGB „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a) Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b)

37 37 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Anpassung der Formvorschriften Allgemeine Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwW) §41 Abs, 1: Unterschriften können durch elektronische Signaturen geleistet werden. Verdingungsverordnung für Bauleistungen (VOB) §21: Der Auftrageber kann elektronisch signierte Angebote zulassen, die verschlüsselt eingereicht werden Im Verfahrensrecht wird die elektronische Form der Schriftform gleichgestellt, wenn das elektronische Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist

38 38 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG In Kraft seit Herkunftslandprinzip Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz) Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“

39 39 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG Teledienstegesetz (TDG) Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer Homepage Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider und Access Provider Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch elektronisch einsehen zu können

40 40 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme GoBS Bundessteuerblatt Teil 1 vom Auch bei Dokumenten-Management und elektronischen Archivsystemen anzuwenden Verfahrensdokumentation

41 41 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bundesdatenschutzgesetz BDSG Datenschutz Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden

42 42 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Letzte Änderung § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Signatur Bildliche Wiedergabe § 36 (2) Aufbewahrung von Daten Ursprünglicher Inhalt unveränderbar Maschinell verwendbare Datenträger § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente © PROJECT CONSULT 2002

43 43 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Signaturgesetz SigG Modellgesetz von 1997 Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung Mindestdeckungsvorsorge von €. Haftung für Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung

44 44 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Signaturverordnung SigV Seit Oktober 2001 Qualifizierte Signaturen Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation

45 45 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Zivilprozessordnung ZPO § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze : Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden

46 46 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Zivilprozessordnung ZPO Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel

47 47 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Betriebsverfassungsgesetz BetrVerfG §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. §91 Mitbestimmungsrecht Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.

48 48 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Zu erwartende Änderungen UStG Anwendung elektronischer Signaturen auf systemerzeugte Belege verschärft die Formvorschriften, da die Signatur personengebunden ist Steuerrecht Weitere Ausführungs- und Konkretisierungsbestimmungen zu erwarten EU Es werden Metadaten-Standards für elektronische Archivierung in verschiedenen Anwendungsbereichen entwickelt Archive der Europäischen Kommission und der Verwaltung der Mitgliedsstaaten sollen digital bis Ende des Jahrzehnts geöffnet werden

49 49 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Grundlagen für die Verfahrensdokumentation „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., 1996

50 50 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation nach GoBS

51 51 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur

52 52 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration

53 53 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Struktur von Verfahrensdokumentationen Verfahrensdokumentation organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit

54 54 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Ziele Berufsrechtlich: Verschwiegenheitsgrundsatz Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit Verschlüsselung Berufsständisch Herkunftsnachweis (Authentizität) Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität) Rechtsverbindlichkeit Elektronische Signatur Eindeutige Identifizierung Legitimationsprüfung Elektronische Zertifikate

55 55 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Rechtssituation Papierwelt: Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher Gegenstand) Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG Traditionelle national gesetzliche Lösung Elektronische Welt: Textform vs. elektronische Form Willenserklärung in elektronischer Form und qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis) Übergangsphase gesetzlicher Regelungen Harmonisierung europäischer und internationaler Vorgaben

56 56 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate Papierwelt: Personalausweis Reisepass Passfoto Körperliche Merkmale Einwohnermeldeamt Elektronische Welt: SmartCard Zertifizierte Schlüssel Vertrauenswürdige Dritte Trusted Third Party, Trustcenter Zertifizierungsstelle

57 57 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG

58 58 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.

59 59 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat. Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.

60 60 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen Europäische Signaturrichtlinie Novelliertes Signaturgesetz , löst Version vom ab Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG Sozialgesetzgebung

61 61 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikaterstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

62 62 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Dokument Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt AB15Gf Prüfsumme

63 63 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender AB15Gf Prüfsumme Signatur privater Schlüssel Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX Elektr. Versand

64 64 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX AB15Gf Prüfsumme Entschlüsselung der Prüfsumme Vom Trustcenter: Öffentlicher Schlüssel Zertifikat (Authentizität) AB15Gf Prüfsumme Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt Integrität

65 65 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Schwierigkeiten Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden

66 66 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Teletrust Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS- MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.

67 67 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Probleme der Archivierung Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw.

68 68 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Zeichnungsvarianten einfache SignaturGleichberechtigte Signatur Hierarchische SignaturGemischte Signatur Elektronische Signatur Integration

69 69 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Elektronische Signatur Integration

70 70 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie

71 71 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur SmartCards In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte Beispiel Finnland: Kombination mit Personalausweis

72 72 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente Sichere und verlässliche Transaktionen in offenen Kommunikationsnetzen (VERNET) Förderung durch das BMWi Fördersumme ,62 € Laufzeit 07/2001 bis 09/2003

73 73 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig Projektpartner Universitätsklinikum Heidelberg (Medizinische Informatik / Innere Medizin II) Fraunhofer Gesellschaft, Institut für sichere Telekooperation in Darmstadt Gesamthochschule Kassel Ceyoniq AG, Bielefeld Secude Sicherheitstechnologie Informationssystem GmbH, Darmstadt Niedersächsische Staatskanzlei, Hannover Pergis Systemhaus GmbH, Ludwigshafen

74 74 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Archivierungstypen Faksimiles, Office-Dokumente, Listen, Druckoutput, Transaktionen, s, Websites

75 75 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Faksimiles schwarz/weis vs. Farbige Darstellung Im Prinzip gleiche Behandlung wie gescannter Posteingang Beim Reprint entspricht die Repräsentation nicht immer dem Original Skalierung Randbereiche Pixeldichte Vereinheitlichung der Speicherformate TIFF bietet sich als standardisiertes Archivformat an Neue Formate wie JPG2000 im Kommen

76 76 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Office-Dokumente Speicherformate für Office-Dokumente? Ist ein Dokument lediglich archivierungswürdig/-pflichtig Oder steuerlich relevant? Im Office-Umfeld wird zukünftig die elektronische Signatur verwandt Konvertierung vor Signierung Konvertierung nach Signierung nicht möglich Wird das Zertifikat des Unterzeichners benötigt? Enabling des Archivsystems in der Office- Umgebung oder Archiv als zusätzlicher Client?

77 77 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD Definitionen und Abgrenzungen Typen von COLD-Verfahren Besondere Formate: AFP PDF BETA93 Transaktionsarchivierung, letztlich nur Druckstrom

78 78 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD Definition COLD:Ursprünglich für Computer Output on Laserdisk Heute: Archivierung von strukturierten Daten als Listen (Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung) Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und Layout- Informationen (Druck-Output) Migration mit Übernahme von Daten und Objekten zur Füllung von Datenbanken und Repositories COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import- Schnittstelle

79 79 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD Prozesse Daten Output- Objekte Importfähige Objekte Indexeinträge Archivobjekte Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv: Indizierung Archivobjektbildung Index-DB: Primär-und Sekundär-Index Volltext Speicher: Einzelobjektarchivierung Containerarchivierung

80 80 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Listen im Daten-Format Listen Formatdefinitionen Liste im Originalformat Liste im neutralen Format Referenz Format Container Objekt

81 81 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Listen mit Hintergrund-Layout Listen Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen Objekt Liste von Objekten inkl. Layout Objekt Einzelobjekte inkl. Layout

82 82 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Druckoutput Original Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Keine Veränderung Abgleich

83 83 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Druckoutput mit Ressourcen-Referenz Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf einzelne Ressourcen Form Druckoutput Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei Form Druckoutput Datenlisten mit zugehörigen Layouts Form Druckoutput Form Druckoutput Form Druckoutput

84 84 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Direct-Output-Management Auslesen DB Auslesen Formulare COLD/Publish- Anwendung Archivieren Versenden Web-Publishing / Groupware Drucken Webserver / Browser Druckstrasse

85 85 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Typen von COLD-Verfahren Migration: Datenbank und Objekte Konvertierte Archivobjekte Neue Speicherorte Neue Indizes Auslesen alte Datensätze und Dokumente

86 86 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD – Retrieval Traditionell: Primär-Index Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex Recherche Objektindex + Inhalt Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren Systemen möglich

87 87 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD – Retrieval Primärindex + Sekundärindex Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Liste aller Fundstellen Bereitstellung Listsätze Bereitstellung relevante Einzelobjekte Recherche Objektindex + Inhalt Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext) führt zu Mengenproblemen

88 88 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 COLD-Archivierung im Umfeld SAP Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker” nur drucken nur archivieren drucken und archivieren Erzeugte Formate Bisheriger Standard OTF abgelöst durch PDF (ab 4.0B) (erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer) Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich Alternative: Externes Drucksystem Ausgehende Belege Rechnungen Lieferscheine Bestellungen Reklamationen Schriftverkehr Prozeßmeldungen u.v.a.m. Ausgehende Belege Rechnungen Lieferscheine Bestellungen Reklamationen Schriftverkehr Prozeßmeldungen u.v.a.m.

89 89 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Der Inhalt einer lässt sich als reiner Text ablegen, ist damit recherchierbar Auch Wandlung in TIFF u.a. Was geschieht mit den Attachments? Wie wird der Zusammenhang von Inhalt und Attachment gewahrt? Zusätzlich elektronische Signatur? Unterscheidung von interner und externer

90 90 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 WebSites Besondere Form der Transaktion- / Datenarchivierung Webcapturing Die Kontrolle über zu archivierende Inhalte muss nicht bei einem selbst liegen: Portale, Partnersites Abgrenzung zum EGG/Datenschutz Formulare oder

91 91 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Protokollierung und Sicherheit Journale Berechtigungssystem Restart & Recovery

92 92 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Journale Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit

93 93 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Journale Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: Pflege Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, Nutzung Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.

94 94 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Journale Die Sicherheitsmerkmale sind: die Prüfsumme im Dokumentenheader, die Eindeutigkeit des Unique Identifier, die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

95 95 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Journale

96 96 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Berechtigungen Beispiele für Fehlerursachen Unzureichende Berechtigungsprofile Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder Informationen Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus dem bestehenden Archiv Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Person abhängig Vertretungsregelung nicht eindeutig

97 97 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Berechtigungen Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können

98 98 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Berechtigungen Neutrale Benutzerberechtigungen Benutzer Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden Benutzergruppe Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Dokumentklasse Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können.

99 99 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Datenschutz und Datensicherheit Benutzer- profile datenschutz- rechtliche Vorschriften Migration organisatorische Planungen Software- komponenten Hardware- komponenten

100 100 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Restart - Wiederanlauf Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

101 101 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Verfahren zum Wiederanlauf Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

102 102 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

103 103 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen Voll-Recovery Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

104 104 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

105 105 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Eindeutige Indizierung Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus Struktur

106 106 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Betrieb und Verfügbarkeit Betriebsanforderungen Migration

107 107 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Betriebsanforderungen Prozesse Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein

108 108 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Betriebsanforderungen Betriebsbedingungen Aufstellung Zugangskontrolle Server und Jukeboxen abschließbar Klimatisierung Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc. Brandschutz Handhabung von Speichermedien Sicherungskopien Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien Überprüfung und Wartung Routine-Untersuchungen Dokumentation Präventive Wartung und Tests

109 109 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards...

110 110 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration

111 111 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Migration Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.

112 112 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Migration

113 113 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Aktiver Index Archiv-APIs ODBCKonverter Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung

114 114 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Master - index Archiv-APIsReplikation ODBC Caching PZW -Schnittstelle Konverter

115 115 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB- Index DB - Index Archiv-APIs CachingPZW-Schnittstelle Archivfunktionalität DB- Index DB- Index Konverter

116 116 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Index- Schemata Archiv-APIsPZW-Schnittstelle

117 117 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Die Zukunft der Archivierung „Das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Meta-Daten-Standards Neue Archiv-Medien und Systeme

118 118 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Elektronische Archivierung „Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“

119 119 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

120 120 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) -, Transaktions-, Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang

121 121 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce Transaktionsarchivierung Eingang Ausgang Verarbeitung Zeitstempel / Zeitzonenproblematik Authentifizierung Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten Angebote auf Websites Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit operativen Systemen

122 122 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle Medienbrüche zwischen internem und externem Content Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme Unified, federated Repositories als Enterprise- Content-Management-Infrastruktur

123 123 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Metadaten-Standards Dublin Core 1. Titel 2. Verfasser oder Urheber 3. Thema und Stichwörter 4. Inhaltliche Beschreibung 5. Verleger bzw. Herausgeber 6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften 7. Datum 8. Ressourcenart 9. Format 10. Ressourcen-Identifikation 11. Quelle 12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben 15. Rechtliche Bedingungen

124 124 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Metadaten-Standards MoReq Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa Identifier Name Descriptive keywords Description Date opened Date closed Person or post responsible for maintenance

125 125 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Metadaten-Standards MoReq User group access rights User access rights Security category Rule(s) for closing volumes User-defined metadata elements Deletion date Deleted by Retention schedule Classification history Reason for re-classification

126 126 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Metadaten-Standards XML-Umfeld RDF Resource Description Framework XMI XML Metadata Interchange Etc. Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML- Version XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten

127 127 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Medien und Systeme Magneto-optische Medien 2,6 bzw. 5,2GB/Medium (5 ¼“) Wiederbeschreibbar Optische Medien True/Soft WORM: 30GB/Medium (12 inch) CD und DVD: Jukeboxen mit CD-Laufwerken können meistens mit DVD-Laufwerken nachgerüstet werden. Noch sind DVD-Medien im Vergleich zu teuer Optical Tape Projekt LOTS Optical Tape mit dem Ziel einer Datenübertragung von 100- to 185-MB/s und 1 TB pro Medium FMD Fluorescent Multilayer Disc Die erste Generation speichert zwischen 20 und 100GB auf Schichten (Medium < 2mm, CD-Format), Paralleles Lesen & Schreiben, Datenübertragung bis zu 1 GBit/s

128 128 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management

129 129 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Automatischer Klassifikation ? Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von und anderen elektronischen Dokumenten Intelligente Unterstützung der Recherche Auswertung von Datenbasen im Sinne von DataMining Sichere und personenunabhängige Klassifikation

130 130 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ? Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Grundlage vieler Web-Content-Management- Lösungen

131 131 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ? Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Zusammenführung von unterschiedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem

132 132 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ? Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes

133 133 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter ASP und Dokumentenmanagement-Outsourcing ? Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen... „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“ Nutzung mit Internet-Mitteln

134 134 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Security ? Kryptographie für die sichere Übertragung Elektronische Signaturen für authentische Dokumente Rollenbasierte Autorisierungskonzepte Firewalls und „Viren-Killer“

135 135 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ? Single-Log-On in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestände Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten

136 136 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ? Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“

137 137 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ? WCM dient zur Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von Redaktionsprozessen und Verwaltung von externen Websites (Internet) und internen Intranets ECM folgt der Idee, dass Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs- und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen

138 138 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Die Zukunft der elektronischen Archivierung Nachgeordnete Dienste Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme als einheitliche Archiv-Infrastruktur (Enterprise Content Management) Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation Enabling und Engines statt „Insellösungen“ Konverter, Lokalisierer, Viewer Standardschnittstellen Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme Neue neutrale Dokumentformate Selbstbeschreibend Einheitliche Metadaten Migrationssicher Plattformunabhängig Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte

139 139 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Thesen Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muss Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt Ziel muss sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen

140 140 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen...


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