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P R O J E C T C O N S U L T DLM-Forum und elektronische Archivierung

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1 P R O J E C T C O N S U L T DLM-Forum und elektronische Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer Tagung des VdW Arbeitskreises im Unternehmensarchiv Volkswagen Wolfsburg, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

2 Agenda Dokumentenbegriff Archivierung und Dokumenten-Management
Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung Archivierungstypen Protokollierung und Sicherheit Betrieb und Verfügbarkeit Die Zukunft der Archivierung Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

3 Der Dokumentenbegriff
Herkömmlich Elektronische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

4 Das elektronische Dokument
Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder -Dateien Screen-Dumps Output-Dateien MultiMedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente ... Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

5 Gleichstellung von Dokumenten
Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

6 Elektronisch signierte Dokumente
Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

7 DRT „Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)
Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Collaborative Commerce etc. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

8 Was ist DRT ? Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

9 DRT Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

10 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter E-Business ? Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch z.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

11 Archivierung und Dokumenten-Management
Abgrenzung Komponenten Architekturen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

12 Dokumenten-Management Definitionen
"DMS" Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Optical Filing Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

13 Dokumenten-Management Definitionen
"DMS" Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Optical Filing Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 "DMS" Dynamisches Dokumenten-Management im engeren Compound-Document-Management Sinn Ablagesysteme

14 DMS Workflow Knowledge Management
Document Life Cycle Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Frühes Archivieren Spätes Archivieren Zeit Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

15 Elektronische Archivierung
Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

16 Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

17 Elektronische Archivierung Anwendungsbereiche
Traditionelle Archivsysteme „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme Spezielle Archive „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme nur für eine Anwendung „ -“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen Universelle Archive „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite, einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

18 Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz
Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet Es gibt keine grüne Wiese! Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

19 Generelle Anforderungen an die Archivierung
Transaktionsarchivierung Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu Recherchierfähigkeit Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage Objektbildung Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben) Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

20 Generelle Anforderungen an die Archivierung
Elektronische Signaturen Die elektronische Signatur ist rechtskräftig Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

21 Architektur- & Plattform-Fragen Relevanz bei der Produktauswahl
Archiv Workflow DMS KM Hohe Architektur-Ebene Com+ Nicht relevant, da separate Subsysteme Relevant, C/S- Produkte MS-basiert Relevant, Großteil C/S- Produkte MS-basiert Relevant, die meisten C/S-Produkte MS-basiert Corba Relevant, geringerer Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert Java(Beans) Irrelevant, da die meisten Produkte C/S-basiert Relevant, viele Produkte für Web entwickelt Relevant, aber nur wenige Produkte LAN/NT/Win2000 Mehrzahl der Produkte Ca. Hälfte der Produkte Legacy Host Nur sehr wenige Produkte Praktische keine UNIX Deutlich geringerer Anteil als Win wenige Linux Web-Portal-Plattformen zahlreiche Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

22 Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung
Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Schutzaspekte nach BDSG Organisation von Archiven nach Aufbewahrungsfristen und Klassen Verfahrensdokumentation

23 Rechtsfragen Archivierung von Dokumenten
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

24 Grundsätze der elektronischen Archivierung
Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

25 Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

26 Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

27 GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

28 GDPdU Handlungsbedarf für Unternehmen
Was sind steuerlich relevante Informationen? Auf welchen Datenträgern werden diese vorgehalten? Welche Medien sind langfristig geeignet? Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer? Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten werden? Planung von Migrationen Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer Prüfen von Auswertungs-, Filter- und Sortiermodulen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

29 GDPdU Problemfelder Neue Rechtsbegriffe
Wahrung der Verhältnismäßigkeit Komprimierte Informationen Zumutbare Mitwirkung Haftung bei Systemabstürzen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

30 Wichtige Aussagen der GDPdU
Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

31 Wichtige Aussagen der GDPdU
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

32 Wichtige Aussagen der GDPdU
Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many) Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

33 Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung HGB / AO
Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977 Geändert am EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung ... sind ab dem anzuwenden Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

34 Bürgerliches Gesetzbuch BGB
§126 Schriftform Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung Änderung von Schriftform in elektronische Form und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

35 Bürgerliches Gesetzbuch BGB
Ausnahmen von der elektronischen Form: Verbraucherschutz Kündigung, Beendigung, Befristung eines Arbeitsverhältnisses Zeugnis Bürgschaftserklärung Schuldversprechen Schuldanerkenntnis Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

36 Bürgerliches Gesetzbuch BGB
„Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a) Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b) Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

37 Anpassung der Formvorschriften
Allgemeine Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwW) §41 Abs, 1: Unterschriften können durch elektronische Signaturen geleistet werden. Verdingungsverordnung für Bauleistungen (VOB) §21: Der Auftrageber kann elektronisch signierte Angebote zulassen, die verschlüsselt eingereicht werden Im Verfahrensrecht wird die elektronische Form der Schriftform gleichgestellt, wenn das elektronische Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

38 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG
In Kraft seit Herkunftslandprinzip Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz) Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“ Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

39 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG
Teledienstegesetz (TDG) Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer Homepage Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider und Access Provider Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch elektronisch einsehen zu können Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

40 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS
Bundessteuerblatt Teil 1 vom Auch bei Dokumenten-Management und elektronischen Archivsystemen anzuwenden Verfahrensdokumentation Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

41 Bundesdatenschutzgesetz BDSG
Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

42 SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Letzte Änderung § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Signatur Bildliche Wiedergabe § 36 (2) Aufbewahrung von Daten Ursprünglicher Inhalt unveränderbar Maschinell verwendbare Datenträger § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

43 Signaturgesetz SigG Modellgesetz von 1997
Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung Mindestdeckungsvorsorge von €. Haftung für Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

44 Signaturverordnung SigV
Seit Oktober 2001 Qualifizierte Signaturen Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

45 Zivilprozessordnung ZPO
§ 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

46 Zivilprozessordnung ZPO
Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

47 Betriebsverfassungsgesetz BetrVerfG
§81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. §91 Mitbestimmungsrecht Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

48 Zu erwartende Änderungen
UStG Anwendung elektronischer Signaturen auf systemerzeugte Belege verschärft die Formvorschriften, da die Signatur personengebunden ist Steuerrecht Weitere Ausführungs- und Konkretisierungsbestimmungen zu erwarten EU Es werden Metadaten-Standards für elektronische Archivierung in verschiedenen Anwendungsbereichen entwickelt Archive der Europäischen Kommission und der Verwaltung der Mitgliedsstaaten sollen digital bis Ende des Jahrzehnts geöffnet werden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

49 Grundlagen für die Verfahrensdokumentation
„Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., 1996 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

50 Verfahrensdokumentation nach GoBS
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

51 Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur
Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

52 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

53 Struktur von Verfahrensdokumentationen
organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

54 Elektronische Signatur Ziele
Berufsrechtlich: Verschwiegenheitsgrundsatz Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit Verschlüsselung Berufsständisch Herkunftsnachweis (Authentizität) Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität) Rechtsverbindlichkeit Elektronische Signatur Eindeutige Identifizierung Legitimationsprüfung Elektronische Zertifikate Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

55 Elektronische Signatur Rechtssituation
Papierwelt: Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher Gegenstand) Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG Traditionelle national gesetzliche Lösung Elektronische Welt: Textform vs. elektronische Form Willenserklärung in elektronischer Form und qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis) Übergangsphase gesetzlicher Regelungen Harmonisierung europäischer und internationaler Vorgaben Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

56 Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate
Papierwelt: Personalausweis Reisepass Passfoto Körperliche Merkmale Einwohnermeldeamt Elektronische Welt: SmartCard Zertifizierte Schlüssel Vertrauenswürdige Dritte Trusted Third Party, Trustcenter Zertifizierungsstelle Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

57 Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

58 Elektronische Signatur
Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

59 Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur
Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat. Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

60 Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen
Europäische Signaturrichtlinie Novelliertes Signaturgesetz , löst Version vom ab Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG Sozialgesetzgebung Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

61 Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikaterstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

62 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt AB15Gf Prüfsumme Dokument Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

63 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX AB15Gf Signatur privater Schlüssel Prüfsumme Elektr. Versand Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

64 Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger
AB15Gf Prüfsumme Entschlüsselung der Prüfsumme Vom Trustcenter: Öffentlicher Schlüssel Zertifikat (Authentizität) Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Integrität Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 AB15Gf Prüfsumme

65 Elektronische Signatur Schwierigkeiten
Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

66 Elektronische Signatur Teletrust
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

67 Elektronische Signatur Probleme der Archivierung
Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

68 Elektronische Signatur Integration
Zeichnungsvarianten einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur Hierarchische Signatur Gemischte Signatur Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

69 Elektronische Signatur Integration
Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

70 Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie
Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

71 Elektronische Signatur SmartCards
In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte Beispiel Finnland: Kombination mit Personalausweis Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

72 Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig
Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente Sichere und verlässliche Transaktionen in offenen Kommunikationsnetzen (VERNET) Förderung durch das BMWi Fördersumme ,62 € Laufzeit 07/2001 bis 09/2003 Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

73 Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig
Projektpartner Universitätsklinikum Heidelberg (Medizinische Informatik / Innere Medizin II) Fraunhofer Gesellschaft, Institut für sichere Telekooperation in Darmstadt Gesamthochschule Kassel Ceyoniq AG, Bielefeld Secude Sicherheitstechnologie Informationssystem GmbH, Darmstadt Niedersächsische Staatskanzlei, Hannover Pergis Systemhaus GmbH, Ludwigshafen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

74 Archivierungstypen Faksimiles, Office-Dokumente, Listen, Druckoutput, Transaktionen, s, Websites Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

75 Faksimiles schwarz/weis vs. Farbige Darstellung
Im Prinzip gleiche Behandlung wie gescannter Posteingang Beim Reprint entspricht die Repräsentation nicht immer dem Original Skalierung Randbereiche Pixeldichte Vereinheitlichung der Speicherformate TIFF bietet sich als standardisiertes Archivformat an Neue Formate wie JPG2000 im Kommen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

76 Office-Dokumente Speicherformate für Office-Dokumente?
Ist ein Dokument lediglich archivierungswürdig/-pflichtig Oder steuerlich relevant? Im Office-Umfeld wird zukünftig die elektronische Signatur verwandt Konvertierung vor Signierung Konvertierung nach Signierung nicht möglich Wird das Zertifikat des Unterzeichners benötigt? Enabling des Archivsystems in der Office-Umgebung oder Archiv als zusätzlicher Client? Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

77 COLD Definitionen und Abgrenzungen Typen von COLD-Verfahren
Besondere Formate: AFP PDF BETA93 Transaktionsarchivierung, letztlich nur Druckstrom Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

78 COLD Definition COLD: Ursprünglich für Computer Output on Laserdisk
Heute: Archivierung von strukturierten Daten als Listen (Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung) Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und Layout-Informationen (Druck-Output) Migration mit Übernahme von Daten und Objekten zur Füllung von Datenbanken und Repositories COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-Schnittstelle Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

79 COLD Prozesse Konverter: Index-DB: Formatumwandlung
Daten Indexeinträge Output- Objekte Importfähige Objekte Archivobjekte Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv: Indizierung Archivobjektbildung Index-DB: Primär-und Sekundär-Index Volltext Speicher: Einzelobjektarchivierung Containerarchivierung

80 Typen von COLD-Verfahren Listen im Daten-Format
Liste im Originalformat Listen Liste im neutralen Format Formatdefinitionen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Container Referenz Format Objekt Objekt

81 Typen von COLD-Verfahren Listen mit Hintergrund-Layout
Objekt Objekt Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen Listen Objekt Objekt Objekt Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Liste von Objekten inkl. Layout Objekt Objekt Objekt Objekt Einzelobjekte inkl. Layout

82 Typen von COLD-Verfahren Druckoutput Original
Keine Veränderung Druckoutput Form Form Form Form Form Form Druckoutput im Originalformat Druckoutput im Originalformat Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Abgleich

83 Typen von COLD-Verfahren Druckoutput mit Ressourcen-Referenz
Objekt Objekt Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf einzelne Ressourcen Druckoutput Form Form Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Druckoutput Form Form Form Form Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Druckoutput Druckoutput Form Form Druckoutput Form Form Form Form Form Form Form Datenlisten mit zugehörigen Layouts

84 Typen von COLD-Verfahren Direct-Output-Management
Archivieren Auslesen DB Versenden / Groupware Web-Publishing Auslesen Formulare COLD/Publish- Anwendung Drucken Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Webserver / Browser Druckstrasse

85 Typen von COLD-Verfahren Migration: Datenbank und Objekte
Neue Indizes Neue Speicherorte Auslesen alte Datensätze und Dokumente Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Konvertierte Archivobjekte

86 COLD – Retrieval Traditionell: Primär-Index
Recherche Objektindex + Inhalt Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren Systemen möglich

87 COLD – Retrieval Primärindex + Sekundärindex
Recherche Objektindex + Inhalt Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Liste aller Fundstellen Bereitstellung Listsätze Bereitstellung relevante Einzelobjekte Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext) führt zu Mengenproblemen

88 COLD-Archivierung im Umfeld SAP
Ausgehende Belege Rechnungen Lieferscheine Bestellungen Reklamationen Schriftverkehr Prozeßmeldungen u.v.a.m. Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker” nur drucken nur archivieren drucken und archivieren Erzeugte Formate Bisheriger Standard OTF abgelöst durch PDF (ab 4.0B) (erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer) Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich Alternative: Externes Drucksystem Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

89 Der Inhalt einer lässt sich als reiner Text ablegen, ist damit recherchierbar Auch Wandlung in TIFF u.a. Was geschieht mit den Attachments? Wie wird der Zusammenhang von Inhalt und Attachment gewahrt? Zusätzlich elektronische Signatur? Unterscheidung von interner und externer Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

90 WebSites Besondere Form der Transaktion- / Datenarchivierung
Webcapturing Die Kontrolle über zu archivierende Inhalte muss nicht bei einem selbst liegen: Portale, Partnersites Abgrenzung zum EGG/Datenschutz Formulare oder Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

91 Protokollierung und Sicherheit
Journale Berechtigungssystem Restart & Recovery Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

92 Journale Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

93 Journale Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: Pflege
Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, Nutzung Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

94 Journale Die Sicherheitsmerkmale sind:
die Prüfsumme im Dokumentenheader, die Eindeutigkeit des Unique Identifier, die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

95 Journale PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Tagung des VdW Arbeits-
kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

96 Berechtigungen Beispiele für Fehlerursachen
Unzureichende Berechtigungsprofile Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder Informationen Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus dem bestehenden Archiv Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Person abhängig Vertretungsregelung nicht eindeutig Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

97 Berechtigungen Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

98 Berechtigungen Neutrale Benutzerberechtigungen
Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden Benutzergruppe Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Dokumentklasse Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

99 Datenschutz und Datensicherheit
Software- komponenten Benutzer- profile Hardware- komponenten Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 organisatorische Planungen Migration datenschutz- rechtliche Vorschriften

100 Restart - Wiederanlauf
Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

101 Verfahren zum Wiederanlauf
Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

102 Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

103 Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

104 Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

105 Eindeutige Indizierung
Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus Struktur Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

106 Betrieb und Verfügbarkeit
Betriebsanforderungen Migration Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

107 Betriebsanforderungen Prozesse
Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

108 Betriebsanforderungen Betriebsbedingungen
Aufstellung Zugangskontrolle Server und Jukeboxen abschließbar Klimatisierung Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc. Brandschutz Handhabung von Speichermedien Sicherungskopien Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien Überprüfung und Wartung Routine-Untersuchungen Dokumentation Präventive Wartung und Tests Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

109 Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

110 Migration Migration Geänderte Entscheidung Produktions- Realisierung
betrieb Realisierung Migration Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Geänderte Anforderungen

111 Migration Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

112 Migration Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

113 Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen classic Web- Server Smalltalk- Appl . Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Aktiver Index PZW Archiv- APIs ODBC Konverter DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

114 Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen classic Web- Server Master Smalltalk- Appl . Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 - PZW -Schnittstelle Caching Konverter PZW ODBC index Archiv- APIs Replikation DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

115 Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen classic Web- Server DB - Smalltalk- Appl . Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Index PZW-Schnittstelle Caching Konverter PZW Archivfunktionalität Archiv- APIs DB- DB- DB- Technische Index Index Index Archive ... IBM FileNet

116 Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen classic Web- Server Smalltalk- Appl . Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002 Index- Schemata PZW PZW-Schnittstelle Archiv- APIs DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

117 Die Zukunft der Archivierung
„Das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Meta-Daten-Standards Neue Archiv-Medien und Systeme Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

118 Elektronische Archivierung
„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“ Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

119 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

120 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) -, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

121 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce
Transaktionsarchivierung Eingang Ausgang Verarbeitung Zeitstempel / Zeitzonenproblematik Authentifizierung Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten Angebote auf Websites Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit operativen Systemen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

122 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness
Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle Medienbrüche zwischen internem und externem Content Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

123 Metadaten-Standards Dublin Core
1. Titel 2. Verfasser oder Urheber 3. Thema und Stichwörter 4. Inhaltliche Beschreibung 5. Verleger bzw. Herausgeber 6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften 7. Datum 8. Ressourcenart 9. Format 10. Ressourcen-Identifikation 11. Quelle 12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben 15. Rechtliche Bedingungen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

124 Metadaten-Standards MoReq
Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa Identifier Name Descriptive keywords Description Date opened Date closed Person or post responsible for maintenance Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

125 Metadaten-Standards MoReq
User group access rights User access rights Security category Rule(s) for closing volumes User-defined metadata elements Deletion date Deleted by Retention schedule Classification history Reason for re-classification Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

126 Metadaten-Standards XML-Umfeld
RDF Resource Description Framework XMI XML Metadata Interchange Etc. Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

127 Medien und Systeme Magneto-optische Medien
2,6 bzw. 5,2GB/Medium (5 ¼“) Wiederbeschreibbar Optische Medien True/Soft WORM: 30GB/Medium (12 inch) CD und DVD: Jukeboxen mit CD-Laufwerken können meistens mit DVD-Laufwerken nachgerüstet werden. Noch sind DVD-Medien im Vergleich zu teuer Optical Tape Projekt LOTS Optical Tape mit dem Ziel einer Datenübertragung von 100- to 185-MB/s und 1 TB pro Medium FMD Fluorescent Multilayer Disc Die erste Generation speichert zwischen 20 und 100GB auf Schichten (Medium < 2mm, CD-Format), Paralleles Lesen & Schreiben, Datenübertragung bis zu 1 GBit/s Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

128 DRT-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

129 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Automatischer Klassifikation ? Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von und anderen elektronischen Dokumenten Intelligente Unterstützung der Recherche Auswertung von Datenbasen im Sinne von DataMining Sichere und personenunabhängige Klassifikation Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

130 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ? Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

131 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ? Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Zusammenführung von unterschiedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

132 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ? Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

133 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter ASP und Dokumentenmanagement-Outsourcing ? Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ... „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“ Nutzung mit Internet-Mitteln Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

134 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Security ? Kryptographie für die sichere Übertragung Elektronische Signaturen für authentische Dokumente Rollenbasierte Autorisierungskonzepte Firewalls und „Viren-Killer“ Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

135 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ? Single-Log-On in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestände Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

136 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ? Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“ Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

137 DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ? WCM dient zur Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von Redaktionsprozessen und Verwaltung von externen Websites (Internet) und internen Intranets ECM folgt der Idee, dass Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs- und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

138 Die Zukunft der elektronischen Archivierung
Nachgeordnete Dienste Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme als einheitliche Archiv-Infrastruktur (Enterprise Content Management) Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation Enabling und Engines statt „Insellösungen“ Konverter, Lokalisierer, Viewer Standardschnittstellen Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme Neue neutrale Dokumentformate Selbstbeschreibend Einheitliche Metadaten Migrationssicher Plattformunabhängig Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

139 Thesen Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muss Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt Ziel muss sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002

140 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen ... Tagung des VdW Arbeits- kreises im Unternehmens- archiv Volkswagen DLM-Forum und d elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2002


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