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ECM - Konzeption, Auswahl und Einführung | Euroforum | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | Handout | 2001

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1 1 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Konzeption, Auswahl und Einführung Dr. Ulrich Kampffmeyer Euroforum: Dokumenten- und Workflow Management Stuttgart, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors Europäische Kommission, DLM, Brüssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und Management Mitglied des Vorstands

3 3 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Agenda Ist Dokumenten-Management nicht mehr aktuell ? Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz Hat der Kriterienkatalog ausgedient ? Dokumenten-, Content- und Knowledge- Management sind zu 90% organisatorische Aufgaben

4 4 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Enterprise Content Management Eingrenzung & Definition Content Management (ECM, WCM) Document Related Technologies Architektur von ECM-Lösungen

5 5 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Erfolgsfaktoren Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken? Warum gerade jetzt? 1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content

6 6 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Überschwemmt von der Flut 101 Mrd. s wurden 1995 gesendet : 2.6 Billionen e- mails weltweit. 9.2 Billionen s werden es im Jahre 2005 sein. –IDC 101 Mrd. s wurden 1995 gesendet : 2.6 Billionen e- mails weltweit. 9.2 Billionen s werden es im Jahre 2005 sein. –IDC 2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten. 5 Millionen kommen täglich dazu –NEC Research 2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten. 5 Millionen kommen täglich dazu –NEC Research 66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten. –Network Solutions 66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten. –Network Solutions Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll. – Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll. – Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine

7 7 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business e-Dokumente sind entscheidend Unternehmen beruhen auf Dokumenten. Dokumente verbreiten Produkt-Details, beschreiben Innovationen, beinhalten Wünsche und Anregungen, bestätigen Fristen und wickeln Zahlungen ab. Dokumente zeigen Kunden wie Produkte benutzt werden, verbreiten informative Analysen und setzen Verabredungen zwischen den Unternehmen sowie zwischen Kunden und Unternehmen fest. “Dokumente sind der Grundstock einer jeden Firma” (Interleaf)

8 8 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ? Warum gerade jetzt? 1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content verlangen nach Aufmerksamkeit 2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen. 3) Web-basierte Prozesse verlangen eine Integration von front- end e-business Anwendungen und den verbleibenden Anteilen der Infrastruktur und supply chain. Bedeutung von e-Business Denken Sie strategisch

9 9 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Das Web & e-Business “Das Internet (und Enterprise Content Management) ist wie der Sex in der High School... Jeder denkt alle anderen tun es Jeder möchte es tun In Wirklichkeit aber tun es nur einige wenige Und diejenigen, die es wirklich tun, machen es nicht wirklich gut” (Kate Muldoon, line56 magazine)

10 10 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Der “e-Business Eisberg” Infrastructure Fulfillment Content Commerce

11 11 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Neue IT-Herausforderungen… Bestehende veraltete Technologien Systeme wickeln heutzutage weit mehr ab als nur strukturierte Daten – oft auch ohne Logik... Unstrukturierte Informationen sind weitaus komplizierter als einfache Datenmengen und müssen deshalb auch anders verwaltet werden. Unstrukturiert Strukturiert Bedeutung von e-Business Explosion unstrukturierter Information

12 12 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE E-COMMERCE SALES AUTOMATION SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Von DM zu ECM Komponenten-Architektur

13 13 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Von DM zu ECM ECM Architektur Create Manage Deliver Capture - -paper -feeds Office apps Web apps Kunde Unternehmen Personalisierter Content Mobil Properties Meta data Datenbanke n Federated repository Automatiseirte Prozesse EDM Services Intranet/extranet Infrastruktur CM Products Templates & styles Design & devices Regierung Quelle Strategy Partners Firmen Anwend. Document bases

14 14 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Von DM zu ECM ECM Architektur Create Manage Deliver Capture - -paper -feeds Office apps Web apps Kunde Unternehmen Personalisierter Content Mobil Properties Meta data Datenbanke n Gemeinsamer Speicher Automatiseirte Prozesse EDM Services Intranet/extranet Infrastruktur CM Products Vorlagen & Stile Design & devices Regierung Quelle Strategy Partners Firmen Anwend. Dokumenten Grundlage Eine zukünftige Basis- Technologie XML

15 15 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Alles nur eine Frage der Definition ? von Groupware zum Knowledge Management vom Dokumenten-Management zum Content Management vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management

16 16 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Enterprise Content Management “The technologies used to create, capture, customize, deliver, and manage enterprise content to support business processes.” Von DM zu ECM AIIM’s Definition von ECM

17 17 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Unstructured Content AIIM’s Definition of ECM Data Business Processes CUSTOMIZE CAPTURE DELIVER MANAGE CREATE

18 18 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

19 19 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Knowledge Management

20 20 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

21 21 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

22 22 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen Was ist Content ? Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument- Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

23 23 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen Was ist Content Management ? Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn) die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.) Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet- Technologien Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt

24 24 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen Was ist Web-Content-Management ? Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren: Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.) Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank- basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen) Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.

25 25 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen Was ist Enterprise-Content-Management? Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document- /Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet- Technologien Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

26 26 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen Was ist eBusiness ? eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet- Technologien eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen: intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB), im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.) im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden) eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein

27 27 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Source: AIIM 2001 Industry Study

28 28 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management als integrative Middleware

29 29 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management als unabhängige Dienste für alle Anwendungen

30 30 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management als ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp

31 31 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet Es gibt keine grüne Wiese! Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz

32 32 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

33 33 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen

34 34 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Anwendungsbereiche Traditionelle Archivsysteme „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme Spezielle Archive „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme nur für eine Anwendung „ -“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen Universelle Archive „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite, einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content- Management-Systeme

35 35 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) -, Transaktions-, Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang

36 36 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce Transaktionsarchivierung Eingang Ausgang Verarbeitung Zeitstempel / Zeitzonenproblematik Authentifizierung Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten Angebote auf Websites Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit operativen Systemen

37 37 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle Medienbrüche zwischen internem und externem Content Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme Unified, federated Repositories als Enterprise- Content-Management-Infrastruktur

38 38 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Transaktionsarchivierung Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu Recherchierfähigkeit Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage Objektbildung Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben) Generelle Anforderungen an die Archivierung

39 39 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Signaturen Die elektronische Signatur ist rechtskräftig Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Generelle Anforderungen an die Archivierung

40 40 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Standards Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt: veraltet:DMA, DFR, ODA, SGML... ums Überleben kämpfend:ODMA, WfMC... Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: alt: TIFF, JPEG, HTML neu: XML, JPEG2000, PDF Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: ISO/IETF/OASIS:15489, WebDAV, XML- Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur... branchenspezifische:DoD, Domea, OAIS...

41 41 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies

42 42 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist DRT ? Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

43 43 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b)Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

44 44 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT „Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn) Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.

45 45 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management

46 46 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Automatischer Klassifikation ? Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von und anderen elektronischen Dokumenten Intelligente Unterstützung der Recherche Auswertung von Datenbasen im Sinne von DataMining Sichere und personenunabhängige Klassifikation

47 47 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ? Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Grundlage vieler Web-Content-Management- Lösungen

48 48 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ? Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem

49 49 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ? Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes

50 50 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter ASP und Dokumentenmanagement-Outsourcing ? Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen... „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“ Nutzung mit Internet-Mitteln

51 51 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Security ? Kryptographie für die sichere Übertragung Elektronische Signaturen für authentische Dokumente Rollenbasierte Authorisierungskonzepte Firewalls und „Viren-Killer“

52 52 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ? Single-Logon in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestände Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten

53 53 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ? Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“

54 54 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ? WCM dient zur Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von Redaktionsprozessen und Verwaltung von externen Websites (Internet) und internen Intranets ECM folgt der Idee, dass Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs- und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen

55 55 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT-Trends... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter E-Business ? Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch z.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen

56 56 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an unternehmensweites Content Management Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Recherche-Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Archive Integration in vorhandene Systeme

57 57 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Aktuelle Themen Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen Implementierungsfragen

58 58 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren? Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus? Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale...wie sind sie gemeinsam zu speichern? Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen

59 59 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung ASP-Problematik Sicherheit Bandbreite Langfristige Informationsverfügbarkeit Anpassungsfähigkeit Implementation und Integration Die Risiken... Sind Sie bereit, Risiken zu teilen? Wie steht es um die Sicherheit? Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen garantiert? Was passiert, wenn es nicht funktioniert? Wird das ASP-Unternehmen überleben?

60 60 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Implementationsfragen Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess und Workflow Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration)

61 61 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 CM als reines Redaktionssystem Firewall Web Server Präsentation Redaktions- Applikation Inhalte Layout Publikationsprozess Content Repository

62 62 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 CM als Content Management System Firewall Redaktions- Applikation Nutzungs- Applikation Content Management Workflow Engine Intranet Server Application Server (eBusiness) Legacy Systems Content Repository Web Server Präsentation

63 63 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 CM als Enterprise Content-Management- System Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management Application Server Groupware Server ERP Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung) DMS Workflow EAI Web Server Präsentation eBusiness- Transaktionen Content enabled

64 64 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Internet Information Aggregation & Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Dokumenten- Management Business Intelligence Excalibur PC DOCS FULCRUM Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Meta Systems Guild Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant USU Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage Gorechange SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum CE AG Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar SER Quelle: Delphi Group Der Portal-Stern

65 65 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Web Markets Web Commerce Web Publishing Bedeutung von e-Business Stufen der Web-Entwicklung

66 66 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Zu viel, zu schnell “Das Internet entwickelt für Kunden und Unternehmen gleichermaßen Möglichkeiten mit einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Aber die Veränderungen kommen so schnell, das wir uns oft in einer Online-Version des Turmbau zu Babel wiederfinden.” (Lawrence A. Weinbach, Chairman, Unisys)

67 67 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Erfolgsfaktoren Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ? Warum gerade jetzt? 1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content verlangen nach Aufmerksamkeit 2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen.

68 68 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anwendungen Sicherheits- systeme Sicherheits- systeme Arbeitnehmer RDBMS Quelle: Marimba Innerhalb des Unternehmens Innerhalb der 4 Wände: Das Management fokussiert auf die physische Infrastruktur und das Netzwerk. Zur Client/Server Umgebung zusätzliche Komplexität. Das Auftauchen von Informationssilos. Bedeutung von e-Business System-Management vor der Internet-Ära

69 69 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Außendienst Employees Mitarbeiter Customers Kunden Business Geschäfts- partner Applications Anwendungen Documents Dokumente Data Daten Application Server Web Server Web Server Quelle: Marimba Die Informationen, die für die Auslieferung an verschiedenste Gruppen bestimmt sind, werden innerhalb und außerhalb des Unternehmens mit einer Vielzahl an Formaten gebildet, obgleich von Mitarbeitern oder Nicht-Mitarbeitern Bedeutung von e-Business Information im Internet-Zeitalter

70 70 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 “Den meisten B2B-Anwendungen, die in den letzten Jahren aufgetaucht sind, fehlte einfach in jeder Weise die Fähigkeit sich der Organisation anzupassen und sich mit den Unternehmensprozessen zu harmonisieren. Die Versuchung besteht darin, ein Portal und einen Exchange Server aufzubauen und dann die Arbeit als erledigt zu betrachten. Solche Anwender leiden unter dem sog. Eisbergproblem - 90% der Probleme bleiben unter der Oberfläche.” (Carl Frappaolo, Delphi Group) Bedeutung von e-Business Der „e-business Eisberg“

71 71 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Architekturen von ECM-Lösungen

72 72 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb

73 73 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb

74 74 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integration von Front und Back Office Kbkids.com, Macys.com, ToysRus.com mussten aufgrund von nicht eingehaltenen Lieferzeiten $1.5Mio. an Strafe bezahlen. Folgende Kernfragen wurden nicht beachtet: Wie sollen Front Office Anwendungen (CRM, Supply- Chain-Management, Elektronischer Handel, Beschaffung, etc.) ECM Anwendung Risiken des ECM-Einsatzes INTEGRIERT WERDEN MIT… Back Office Anwendungen (ERP, Datenbankverwaltung, Bestandsmanagement, Versandsysteme, etc.) ? Passen Ihre Unternehmensprozesse mit den neuen e- Business Technologien, die implementiert werden sollen, zusammen?

75 75 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Erstellung und Erfassung

76 76 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Informations-Management

77 77 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (1)

78 78 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (2)

79 79 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Anwendung Durchgängiger Einsatz über alle Prozesse Und schließlich die Frage – vielleicht sogar die wichtigste – wie muß eine Content Management Strategie über Prozesse optimiert werden, damit ein durchgängiger Zugriff sowie eine gemeinsame Nutzung von Informationen möglich ist.

80 80 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Web-ServerEngines ECM-Architekturen

81 81 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Modulare C/S- Anwendungen Web-ServerEngines Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge- bunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Traditionelle monolithische Anwendungen ECM-Architekturen

82 82 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Traditionelle monolithische Anwendungen Web-ServerEngines Jukebox Workflow DMS Anwendungen Workflow DMS Anwendungen Client Server Dienste DMS- Repositories Benutzeroberfläche Index- DB ECM als Master- Anwendung Modulare C/S- Anwendungen ECM-Architekturen

83 83 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Web-Server Anwendung Jukebox Anwendung Client Server Dienste DMS- Repositories ECM Workflow DMS Engine DB ECM Enabling Anwendung Engines Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Workflow- und Document-Management-Service- Engines werden in kommerzielle Anwendungen ECM-Architekturen

84 84 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Engines Server Dienste DMS- Repositories Browser Applet Jukebox DMS- Service Web- Server Web-Server ECM-Architekturen

85 85 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Ablage- Ebene Client Oberfläche Recherche-Client Lokales Dokumen- ten-Mana- gement Viewer Anzeige- komponente Zugriff “Enabling” Anwendung Lokales Dokumen- ten-Mana- gement Viewer- Anzeige- komponente Zugriff Daten- bank Cache Lokali- sierer Unique Identifier Konverter... Versions- Management Archiv- Ebene IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung Benutzer- verwal- tung WorkflowNotesFAX... Autori- sierung- Interface Workflow Group- ware- Interface Fax- Interface Three Tier C/S Architektur

86 86 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Ablage- Ebene Client Oberfläche Recherche-Client Lokales Dokumen- ten-Mana- gement Viewer Anzeige- komponente Zugriff “Enabling” Anwendung Lokales Dokumen- ten-Mana- gement Viewer- Anzeige- komponente Zugriff Daten- bank Cache Lokali- sierer Unique Identifier Konverter... Versions- Management Archiv- Ebene IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung IRS Speicher- system- verwaltung Benutzer- verwal- tung WorkflowNotesFAX... Autori- sierung- Interface Workflow Group- ware- Interface Fax- Interface Eine Archivsystemschnittstelle Verschiedene Schnittstellen Three Tier C/S Architektur

87 87 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Markttrends AIIM/Gartner Microsoft und Lotus Trends 2001

88 88 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie Ziele: Stand und Trends der Einführung von e-Business und Dokumenten-Technologien Technologien: Workflow/Process Management Data Warehousing/Mining Content Management Electronic Document Imaging Collaborative Tools Anwendungen: Customer Relationship Management (CRM) Enterprise Resource Planning (ERP) Records Management/Archiving (RM/A) Accounts Payable/Accounts Receivable (AP/AR) Human Resource Management (HRM)

89 89 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Regionale Untersuchungsbereiche Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie

90 90 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Unternehmensgröße, nach Region Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie

91 91 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Enterprise Data Types 93% Words (Unstructured Information) 7% Numbers (Structured Information) --Source: Tom Jenkins, Open Text, AIIM 2001 Keynote

92 92 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Managing eContent All others Synchronizing multiple sites Moving from static to dynamic Managing for multiple browsers Broken links Workflow/version control Getting content from within org. Not enough resources 44% 38% 22% 22% 12% 10% 10% 6% 16%

93 93 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Implementation Status – Document Technologies --Source: AIIM 2001 Industry Study

94 94 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Document Technologies Usage and Enterprise Applications --Source: AIIM 2001 Industry Study

95 95 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Are You Currently Using These ECM Technologies? --Source: AIIM 2001 Industry Study

96 96 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie Nutzung des Web für B2B bei e-Business-Anwendungen, nach Branchen

97 97 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie Weltweiter Content-Management Implementierungs-Status, nach Branchen

98 98 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Do You Have a Fully Active Implementation in…. --Source: AIIM 2001 Industry Study

99 99 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie Nutzung des Web für B2C bei e-Business-Anwendungen, nach Region

100 100 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 What Criteria Do You Consider When Buying Enterprise Applications? --Source: AIIM 2001 Industry Study NAEurPac Rim Features #3 Usability #2 Performance #2 Scalability Web connect SW costs Vendor supp #3 Reliability #1 Customization Integration #3

101 101 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 What Are the Primary Obstacles to Deploying Enterprise Applications? --Source: AIIM 2001 Industry Study NAEurPac Rim Not web enab Can’t find vendor Hard to integrate #3 Security #1 #2 Data integrity #2 #1 Costs #3 Doesn’t scale User resistance Privacy Poor document

102 102 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Lotus & Dokumentenmanagement Lotus bewegt sich mit Domino schon seit längerem von und Groupware in Richtung Dokumenten-Management Die Lücke im Bereich KM soll durch den Knowledge Discovery Server geschlossen werden In Kombination mit der K-Station wurde kurzfristig als Knowledge Discovery System vermarktet Die Portallösung K-Station wird wegen Konkurrenzsituation mit IBM nicht mehr vertrieben

103 103 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Knowledge Discovery Server Positionierung im Web Content Management Jedoch nicht Publishing, sondern mögliche Anbindung an multiple Datenquellen Keine Notwendigkeit von Notes/Domino Strategische Ausrichtung und Abgrenzung in Bezug auf IBM unklar Zukünftig wird Lotus nur noch Notes und Domino als eigene Komponenten anbieten Andere Produkte, wie der Lotus Workflow werden unabhängig von Domino angeboten und gehen langfristig in das IBM-Angebot über

104 104 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Lotus Knowledge-Discovery Architektur Domino Directory Files HTML Metrics DB/2 Catalog DB/2 Full Text People.nsf Work Queue XML Normalization KDS Catalog Generator Editor End User Quelle: Lotus Development

105 105 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Ursprüngliche Lotus-Produktstrategie Domino (als Basis-Plattform; bleibt erhalten) Domino.doc (als Dokumentenmanagement; Weiterentwicklung nicht gesichert) Domino Workflow (eingekauft; wird nicht weiterverfolgt) Domino RecordsManager (Archivierung; eingestellt) Knowledge Discovery Server (Weiterentwicklung eingeschränkt ohne K-Station)

106 106 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server Quelle: Microsoft

107 107 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server: Edition Publikation Web-orientierten Object Management Ansätze zur automatischen Klassifikation Personalization Kernstück ist das Web Storage System Workflow Eingeschränktes Dokumenten-Management Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken Check-In/-Out Versionierung Rollenbasierte Zugriffsrechte

108 108 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Positionierung Sharepoint Portal Server Wettbewerb zu Web-Publishing-Tools Als Ablöseprodukt des heutigen Site-Servers zu sehen, nicht als Ergänzung zu Exchange oder SQL-Server Ausrichtung eher in Richtung Web Content Management

109 109 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Microsoft Knowledge Management Plattform

110 110 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Microsoft Offiziell adressiert Microsoft nicht den Dokumenten- Management, Archivierungs- und Workflow-Markt sondern „nur“ Content Management und Knowledge Management Abgesehen vom Thema revisionssichere Archivierung kann mit Microsoft Eigenprodukten derzeit fast jede Dokumenten-Management- Funktionalität abgebildet werden Der Sharepoint-Portal-Server ist nicht das Ende der Entwicklung. Er zielt auf den WCM-Markt und nicht auf den DM-Markt Es wird eine eigenständige Content-Repository- Komponente zukünftig von Microsoft geben (derzeit noch verschiedene Speicherort-Strategien)

111 111 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends 2001 Trends aus Marktsicht Trends aus Marketingsicht Trends aus Anbietersicht Trends aus Produktsicht Trends aus Beratungssicht

112 112 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Markt Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content- Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content- Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet

113 113 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marketing Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU Web-Enabling und Portale Knowledge Management Integration in bestehende Softwareumgebungen Enterprise-Content-Management -Archive Branchenlösungen für vertikale Märkte Zertifizierung Digital Preservation und Langzeitarchivierung Wirtschaftlichkeit Document Warehouses ASP

114 114 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anbieter Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs- wettbewerb zu bestehen Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt

115 115 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Produkte Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten. Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte: Automatische Klassifikation Hochleistungserfassungssysteme Speziallösungen für CRM, -Archiv und Fachanwendungen Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte Personalisierung Output-Management Web-Content-Management Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration Portale Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe Multilingualität Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)

116 116 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Beratung Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen: DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting- Marktsegment ein Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist

117 117 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Entwicklung Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf: wenige führende Unternehmen USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a. Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a. das Mittelfeld fällt zurück Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna, Staffware, Win!DMS u.a. Viele kleine laufen hinterher... Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter

118 118 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Kosten, Nutzen-Potenziale und Wirtschaftlichkeit Rechenbare und qualitative Nutzenargumente Effizienter Einsatz von DRT

119 119 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten Zeit- / Personalkosten % Raumkosten % Einrichtungskosten % größtes Rationalisierungspotential Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten

120 120 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Relevante Kostenarten Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung Sachkosten Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten Einführungskosten Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung (gegebenenfalls externer Scanservice) Kapitalkosten

121 121 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechenbarer Nutzen Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort Vollständigkeit von Unterlagen Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung Geringerer Raumbedarf für Archive Sicherung vor Verlust und Verfälschung Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten

122 122 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechenbarer Nutzen Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort Vollständigkeit von Unterlagen Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung Geringerer Raumbedarf für Archive Sicherung vor Verlust und Verfälschung Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten Zeit Infrastruktur Vollständigkeit

123 123 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Qualitativer Nutzen Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff Verringerung der Informationsflut (Information Overload) Entlastung von Routinetätigkeiten Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) Reduzierung geistiger Rüstzeiten Kein „Verschwinden“ von Unterlagen

124 124 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Qualitativer Nutzen Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff Verringerung der Informationsflut (Information Overload) Entlastung von Routinetätigkeiten Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) Reduzierung geistiger Rüstzeiten Kein „Verschwinden“ von Unterlagen Qualität Dienstleistung Markt Sicherheit

125 125 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

126 126 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering

127 127 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering das weitaus höhere Potenzial

128 128 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit

129 129 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeit Informationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte verbesserte Organisationsstruktur Bewerteter NutzenProduktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten techn. Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand

130 130 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Auswahl, Einführung und Betrieb

131 131 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Technik Einzusetzende (technische) Mittel vor ECM-Projekte

132 132 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Projekt- team Entscheider Qualitäts- sicherung Sponsor Lenkungs- ausschuß Fachberater Projektmanagement

133 133 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Projekt-Struktur-Plan erstellen Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen Dauer, Zeitpunkte ermitteln und Termine berechnen Personal-Kapazitäten und Einsatz- Mittel ermitteln und berechnen Kosten ermitteln und berechnen Zusammensetzung des Projektteams Aufgaben Strukturplanung Ablaufplanung Terminplanung Einsatzmittelplanung Kostenplanung Leiter AssistentDokumentator Teilprojekt- leiter 1 Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 'n' Teilprojekt- leiter 'n' Teilprojekt- leiter 2 Assistent Projektmanagement

134 134 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 "Buy experience instead of reinventing the wheel" Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen "Just do it, then fix it" Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten "Flexibility versus predefined structure" Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow "Pull is easier than Push" Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware Strategien

135 135 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fachkonzept Kriterienkatalog Ausschreibung Auswertung Vertragliche Regelungen Vorgehen bei der Produktauswahl

136 136 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl

137 137 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Definitionen und Abgrenzungen IT-Infrastruktur Anforderungen an das DMS-/Archivsystem DMS-Architektur Lösungsszenarien Formate und Standards DMS-Komponenten DMS-Integration Datenbanken Berechtigungssystem Datensicherheit und Datenschutz Risikobewertung und Empfehlung Gliederung Fachkonzept

138 138 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?

139 139 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Technische Voraussetzungen Software Voraussetzungen Datenschutz Datensicherheit Utilities und Tools Installation, Wartung und Support Unternehmen Gliederung Kriterienkatalog

140 140 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Erstellung Tool-gestützt Nicht nur Ja/Nein-Fragen Gezielte Redundanzen Fangfragen Auswertung Basis: Preis- / Leistungsverhältnis, Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog

141 141 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Ausbaufähigkeit eines Systems Speichervolumen, Anwendungsspektrum,... Support bei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems Schulung der Anwender, der Administratoren Standort des Anbieters Entfernung zum Einsatzort Referenzinstallationen Anzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender Preis.... Allgemeine Auswahlkriterien (1)

142 142 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Funktionale Erfordernisse Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen Standards Nationale bzw. internationale Normen für Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen Allgemeine Auswahlkriterien (2)

143 143 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bestandteile einer Ausschreibung Fachkonzept = Basiskonzept der Archivlösung auf der Grundlage der IST-Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Kriterienkatalog Basiert auf fachlichem Sollkonzept Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem Anbieter liefert Feindesign Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender

144 144 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorgehen (1) Selbst erstellen oder Unterstützung durch Berater/Tools Beispiel 4ap Datenbank-basierte Verwaltung von Auswahlkriterien Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in Projekten Automatische Generierung des Kriterienkatalogs Unterstützung der Auswertung

145 145 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorgehen (2) Auswahlverfahren Konventionelle Ausschreibung Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis Aufwendiges, langwieriges Verfahren Verkürztes Verfahren Vorselektion der Anbieter mit Berater Kritische Punkte bei Auswahl Vertrag Personal

146 146 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vertragliche Regelungen Rahmenvertrag und Einzelverträge Personalverfügbarkeit Wartung und Support Gewährleistung für langfristigen Betrieb vs. Gesetzliche Gewährleistung Migration

147 147 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorgehen bei Test und Abnahme Schulungen sind Voraussetzung für Test und Abnahme Definition von Szenarien Mehrstufige Verfahren Eindeutige Fehlerklassifikation Führen einer Fehlerdatenbank

148 148 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Ist- Analyse Personal für das Archivsystem Schu- lungen Abnahme- verfahren Verfahrens- beschreibung Datenschutz/ Datensicherheit Migration Test- verfahren Stufenplan Elemente der Einführungsstrategie

149 149 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Strukturierte Einführung

150 150 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Strukturierte Einführung

151 151 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Qualität und Erfolg Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation, Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren Strukturierte Einführung

152 152 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Betriebskonzepte Fachbereich Intranet Rechenzentrum ASP

153 153 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Veränderungen der Rechtssituation HGB, GoBS, GDPdU Spezielle Anforderungen für Personalakten Digitale Signatur Verfahrensdokumentation

154 154 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsgrundlagen(1) BGB - Bürgerliches Gesetzbuch § 126 BGB Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 Bundessteuerblatt Teil 1 vom (GoBS) GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden

155 155 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsgrundlagen(2) ZPO - Zivilprozeßordnung keine Urkundenqualität Objekt des Augenscheins BDSG - Bundesdatenschutzgesetz Datenschutz Recht auf Löschung personenbezogener Daten IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz Daten- und Dokumentenaustausch Digitale Signatur Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz Unterweisungsrecht Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates

156 156 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsgrundlagen(3) Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation

157 157 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundsätze der elektronischen Archivierung Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

158 158 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2.Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3.Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein. 4.Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5.Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6.Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI

159 159 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8.Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9.Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI

160 160 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am ) Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

161 161 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO

162 162 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU I.Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: a)die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b)Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c)die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

163 163 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU II.Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen

164 164 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU III.Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

165 165 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Spez. Anforderungen für Personalakten

166 166 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Digitale Signatur Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.

167 167 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikatserstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

168 168 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur Teletrust Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS- MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.

169 169 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw.

170 170 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Zeichnungsvarianten einfache SignaturGleichberechtigte Signatur Hierarchische SignaturGemischte Signatur Integration der digitalen Signatur

171 171 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Integration der digitalen Signatur

172 172 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“ In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie

173 173 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlagen für die Verfahrensdokumentation „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996

174 174 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation nach GoBS

175 175 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur

176 176 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration

177 177 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Struktur von Verfahrensdokumentationen Verfahrensdokumentation organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit

178 178 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen Restart, Recovery, Sicherheit Benutzer und Directory Services Eindeutige Indizierung Transaktionsarchivierung ASP-Anforderungen Migration

179 179 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Datenschutz und Datensicherheit Benutzer- profile datenschutz- rechtliche Vorschriften Migration organisatorische Planungen Software- komponenten Hardware- komponenten

180 180 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Restart - Wiederanlauf Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

181 181 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahren zum Wiederanlauf Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

182 182 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

183 183 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen Voll-Recovery Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

184 184 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

185 185 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Multimedia WWW Telefon Video Konferenz Security Workflow Application Sharing Netzwerk- Admin Dokumenten Management Groupware Enterprise Directory Service Directory Services

186 186 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Charakteristiken Nutzung von jeder Anwendung. Pflege von Informationen an einer einzigen Stelle. Universelle, bedienfreundliche Zugriffs-Oberfläche. Unverzichtbar im Intranet. Fast jede Anwendung und jedes System verwalten heute noch eigene Directories z.B.: SAP: Personalwesen, Benutzerverw., Kreditoren, Debitoren, etc. RACF: Verwaltung der Zugriffsrechte von Personen und Rollen auf geschäftliche und technische Objekte Windows NT: Public Domain Controller Windows 2000: Active Directory Service (ADS) Lotus Notes: Namens- und Adreßbuch...

187 187 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 White Pages - Yellow Pages Auf Verzeichnisse wird über zwei Formen zugegriffen: White Pages - Primärschlüsselzugriff und Yellow Pages - Suche über Kategorien

188 188 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist ein Directory Service? Spezialisierung auf die Bewältigung großer Suchanfrage- Mengen. Optimierter Lesezugriff (zu Lasten der Änderungsperformance). Kooperation mit sehr vielen verschiedenen Anwendungen. Directory Services unterliegen daher in zunehmenden Maße der Standardisierung (X.500, LDAP). Nutzung typischerweise für die Verwaltung relativ ‚statischer‘ Informationen: -Adressen für Electronic Messaging, Berechtigungsprofile für die Gewährung von Zugriffsschutz in Anwendungen, Ressourcen und Lokationen für Netzwerkdienste und Zertifikate für eine Authentifizierung.

189 189 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anwendungs-ClientDirectory-Server Anwendung AnfrageAntwort API Directory-Client Nachricht erhalten Zugriff auf das Directory Antwort senden Netzwerk-Dienst Directory Security Partitionierung Verteilung Replikation Was ist ein Directory Service? Ein Directory Service stellt der „Anwendungsumwelt“ ein Directory bereit und übernimmt dabei vier Aufgaben:

190 190 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Zum Schutz von Informationen vor unberechtigter Benutzung werden Mechanismen zur Vergabe und Anwendung von Schutzrechten, zur Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung zur Verfügung gestellt. Directory Autorisierter Zugriff Nicht autorisierter Zugriff Vertraulichkeit Verfügbarkeit Verbindlichkeit Integrität Security

191 191 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Directory Service... ist die technische Aufteilung auf verschiedene Speicher oder Rechner, um so die erforderliche Performance zu erreichen. Partitionierung

192 192 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Adresse Zertifikat Berlin Montville Hamburg Directory Service Name... ist die geographische Aufteilung auf mehrere, über ein Netzwerk verteilte Rechner. Diese arbeiten wie ein einziges Directory zusammen. Suchanfragen werden von einem Directory zu anderen Directory-Servern im Netz weitergeleitet. Verteilung

193 193 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Directories mit ganz oder teilweise identischem Inhalt werden durch Replikationsmechanismen in definierter Weise synchron gehalten, d.h. daß Informationen auf andere Directory-Server im Netz kopiert werden. So sind diese auch entfernten Anwendern schnell und sicher zugänglich, ohne daß diese dabei unerwünschte Inkonsistenzen in Kauf nehmen müssen. Directory Service Directory Service Name Adresse Zertifikat Name* Adresse* Zertifikat * Replikation (Regeln) Berlin Hamburg Replikation

194 194 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anwender-Authenitifikation Anmeldung mit einem Namen und Paßwort bei verschiedenen Systemen Personalisierung von Web-Seiten, ein Network Quality of Service (QoS), z.B. Netzwerkbandbreite gemäß dem Status des Anwenders, Erkennung von Gruppenzugehörigkeiten von sich anmeldenden Anwendern, Netzwerkweite Bereitstellung von Konfigurationsinformation für Travelling User, Auslösen von Ereignisse. Ausscheiden oder Beförderung eines Mitarbeiters. Einsatzmöglichkeiten

195 195 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Konsistente Informationen Informationen aus verschiedenen Anwendungen werden durch den Directory Service verfügbar und konsistent gehalten. Das bezieht im Innenverhältnis die Mitarbeiter und im Außenverhältnis Kunden und Partner ein. Dadurch kann inkonsistente Speicherung aufgrund nicht kontrollierter Redundanz vermieden werden, ein einheitlicher Dienst für alle Arten von Adreßstammdaten im Innen- und Außenverhältnis genutzt werden, eine eigenständige Pflege von Anwendungen, die Adreßinformationen verarbeiten, kann durch eine gemeinsame konsolidierte Bereitstellung in einem Dienst vermieden werden. Nutzenpotentiale

196 196 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Durch die Berücksichtigung internationaler Standards wird... eine ungehinderte Kommunikation mit anderen Zweigstellen, eine einheitliche Strategie für die Softwareentwicklung, ein flexibles Zusammenspiel unterschiedlicher Systeme, eine spätere Migrationen, Austausch, Replikation und Harmonisierung auf Basis einheitlicher Formate und Protokolle, eine Steuerung der Nutzung durch Bereitstellen beliebig konfigurierbarer Sichten und Rechteprofile und Nutzung und Integration mit Directory Services, die zukünftig Bestandteil von Betriebssystemen, Groupware oder ”Back- Office”-Suiten sind,... ermöglicht. Nutzenpotentiale

197 197 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Administration und Konfiguration vielfältiger Anwendungen von einer Stelle aus ermöglichen die... Unterstützung beliebiger Organisationsformen, wie Rollen oder Gruppen, Nutzung des Directories als zentralen Speicher für beliebige Benutzerverwaltungssysteme und Nutzung einer einheitlichen Pflegekomponente für den Dienst. Nutzenpotentiale

198 198 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Der Directory Service ist eine flexible Infrastrukturkomponente, die verschiedene Sichten und Verdichtungen auf die verzeichneten Daten zuläßt. Das führt zu... langfristig hoher Rentabilität durch anwendungs- und plattformunabhängige Directory- Informationen, vielfältigen Einsatzmöglichkeiten je nach Berechtigung und Nutzungsprofil und zu universellen Auswertungs- und Verdichtungsmöglichkeiten (Ressource- Warehouse). Nutzenpotentiale

199 199 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Eindeutige Indizierung Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus Struktur

200 200 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Transaktionsarchivierung Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen

201 201 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP - Application Service Providing Ursprüngliche Ansätze Bereitstellung von Anwendungen von zentralen Servern, die über das Internet lokal genutzt werden NC-Rechner Network Computing Schwerpunkte Softwareverteilung Schlanke Clienten Nutzung über Browser und Applet Speicherung der Daten aus den Anwendungen (Nebeneffekt)

202 202 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ? Rezentralisierung von Anwendungen Überwindung Problematik Client/Server Anknüpfen an „Host“-Szenarien Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP... ist eine Abgrenzung möglich ? Betrieb durch Dritte Nutzung mit Internet-Mitteln Nutzung nur bei Bedarf Ortsunabhängige Nutzung Neue Abrechnungsmodelle

203 203 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird Schwerpunkte Bereitstellung von Speicherraum Verwaltung von Daten und Dokumenten Nutzung über Browser und Applet Neue Qualität im Outsourcing DMCO Document Management Complete Outsourcing nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen

204 204 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP & DMCO Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit „Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“ und anderen Abrechnungsmodellen Aber auch „Inhouse-Hosting“ „Mobile Operation“ „Leasing“

205 205 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant beim Provider ausgelegten Systeme keine eigene Hardware kein eigenes Personal keine Software-Integrations- und Update- Problematik keine Migrationsproblematik geringe Einführungskosten Wandlung von Investitionen in laufende Kosten Dienstleistungen aus einer Hand sicher kalkulierbare Kosten

206 206 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen Hohe Auslastung von Leitungen durch Dokumentengröße Abrechnung über Telefonrechnung Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung von Inhalten) Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“- Geschäft Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing Nutzbarkeit der gleichen Plattform für Eigenanwendungen

207 207 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme Sicherheit Performance (Bandbreite) Konfigurationsmanagement Mandantenfähigkeit Benutzerverwaltung Anwendungsintegration Administration durch Benutzer Skalierbarkeit Abhängigkeit vom Anbieter Verfügbarkeit Rechtsfragen Abrechnung

208 208 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Trendthemen E-Business-Portale Software-Distribution & Softwarevertrieb Provider-Dienstleistungen Internet-Technologie-basierte Produkte Microsoft Terminal-Server

209 209 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Prognosen ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200% Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider aber auch 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere Unternehmen werden verschwinden das Geschäft werden die Großen mit hoher technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen

210 210 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden Herkömmliches Software-Design ist überholt

211 211 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends Virtuelle Unternehmen und Roaming User Web-basiertes Home-Office Merge von Telekommunikation, TV und Computer E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter

212 212 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a. Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a. Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a. „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a. Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a. sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.

213 213 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan, EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a. im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a. Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor, Docustore, IQDOQ, u.a. in Vorbereitung: SRZ u.v.a.

214 214 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management) IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP... Wettbewerb von „außerhalb“: ASP- Dienstleistungen Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS)... Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber... Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes IQDOQ, memIQ, NetBerry...

215 215 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen Web Space Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen Web Content Management Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone) Web Archive Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz- Datenbank-Architektur und separatem Repository E-Business Store Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender Web Safes Hochsichere Archivspeicher im Banken- und Versicherungsumfeld für deren Kunden

216 216 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen Internet über öffentliche Leitungen Sicherheits- und Performance Probleme Nutzung mit Browser Keine direkte Anwendungsintegration Importproblematik VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit Nutzung mit Browser und Applet Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten Inhouse Anwendungsintegration ist möglich Letztendlich ist die Nutzung von ASP- Diensten eine Vertrauensfrage!!

217 217 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!

218 218 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen View-Only View & Store Shared Repositories Distributed Repositories

219 219 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View Only View-Only Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser, asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)... die einfache Lösung

220 220 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View Only SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Daten speichern COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD Aufbereitete, indizierte Doc`s

221 221 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View Only SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Daten abrufen Einzel- anwender über Browser über Browser im LAN (opt. Server im Unternehmen )

222 222 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View Only Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider SW Provider Dienst- leister Projekt & Service Unter- nehmen

223 223 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Unter- nehmen Provider Marktentwicklung ASP View Only Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Archiv Server Browser Exporter Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool SW Dienst- leister Erfassen Indizieren manuell Indizieren automatisch Tools Exporter importer

224 224 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View & Store View & Store Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State- of-the-Art“

225 225 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View & Store Einzel- anwender Direktes online und nearline Speichern COLD, Papier, zeitversetztes Nearline Aufbereitete, indizierte Doc`s Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten speichern

226 226 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View & Store Einzel- anwender Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten abrufen

227 227 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View & Store Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider

228 228 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP View & Store Provider SW Dienst- leister Unter- nehmen Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung Konverter Security Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool

229 229 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Shared Repositories Shared Repositories ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten)... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen

230 230 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Shared Repositories Einzel- anwender Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten speichern

231 231 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Shared Repositories Einzel- anwender Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten abrufen

232 232 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Shared Repositories Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über Provider und/oder SW-Anbieter

233 233 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Shared Repositories Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool

234 234 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Distributed Repositories Distributed Repositories Im Unterschied zu Shared Repository Kombination verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP- Anwendungen... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply- Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne

235 235 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Distributed Repositories Einzel- anwender Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten speichern Zahlreiche und verschiedene Wege der Informationsstellung Infoaustausch zwischen den Beteiligten Filiale SCM- Partner Einzel- anwender

236 236 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Einzel- anwender Marktentwicklung ASP Distributed Repositories Einzel- anwender Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Daten abrufen Filiale SCM- Partner Einzel- anwender

237 237 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Distributed Repositories Unter- nehmen Provider SW Dienst- leister Projekt & Service SCM- Partner Vertrieb und Projektabwicklung über SW-Anbieter

238 238 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung ASP Distributed Repositories Filiale SCM- Partner Unter- nehmen Provider SW Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Dienst- leister Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer

239 239 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marktentwicklung Wettbewerbssituation RZ & ASP Allgemeine Archiv-ASPs mit Nutzern in der Sparkassen-Finanzgruppe: DataSec (Kleindienst-Tochter) IQDOQ (Materna-Tochter; Angebot zusammen mit T-Systems) ASP-Angebote von Banken (z.B. Web-Safes): HypoVereinsbank (sucht weitere Partner für memIQ; führt auch Verhandlungen mit Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe) ASP-Produkte für Banken: NetSafe von NetBerry (Zielgruppe Rechenzentren)

240 240 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien

241 241 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards...

242 242 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration

243 243 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Migration Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.

244 244 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Migration

245 245 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Aktiver Index Archiv-APIs ODBCKonverter Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung

246 246 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Master - index Archiv-APIsReplikation ODBC Caching PZW -Schnittstelle Konverter

247 247 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB- Index DB - Index Archiv-APIs CachingPZW-Schnittstelle Archivfunktionalität DB- Index DB- Index Konverter

248 248 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserApplets BK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client„Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet... DB Index DB Index Index- Schemata Archiv-APIsPZW-Schnittstelle

249 249 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen aus Anwendersicht Automatisierung der Informationserfassung „Der einheitliche Postkorb" Integrationsaspekte Erschließung von Wissen Sicherheit Einfacher Betrieb Rechtssichere Archivierung

250 250 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste Client Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Server Workflow- und Document-Management-Service- Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert

251 251 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integration in Bürokommunikation Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung

252 252 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Automatische Posterfassung Automatische Klassifikation automatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten Technologien neuronale Netze Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in unkontrollierbare Zustände versetzen Regel-basierte Ansätze Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen

253 253 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Nutzung nachgeordneter Dienste: Enabling Benutzerverwaltung Anhängen von Pointern etc. Enabling von Fachanwendungen

254 254 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Kundenakte Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff Telefonie Integration von Telefon, Daten und Dokumenten Call Center Durch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert Customer Relationship Management

255 255 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wesentliche Szenarien Anbindung an Office Nutzung SAP aus Office Produkten Nutzung Office Produkte aus SAP Anbindung Groupware Nutzung SAP mit Exchange Nutzung SAP mit Notes Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte SAP- und Bürokommunikationsintegration

256 256 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Workflow als Middleware für Portale Workflow-Standardclient Präsentationsebene Funktionsebene Datenbankebene Workflow - Datenbank Applikations-Client Applikations- Datenbank Host- Datenbank Host-Emulation MS Office- Anwendungen Workflow- Engine Applikation Services Host- Transaktionen MS Back Office Workflow-Webclient Middleware

257 257 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Workflow als Middleware für Portale Workflow-Webclient Präsentationsebene Funktionsebene Datenbankebene Workflow - Datenbank Applikations- Datenbank Host- Datenbank Applikation Services Host- Transaktionen MS Back Office Sybase-Webclient SybaseEAS Workflow-Engine

258 258 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Technische Ansätze DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger) DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen) DRT als unternehmensweite Basistechnologie DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente Einheitliche Verwaltung aller Datentypen Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden... Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem

259 259 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Automatisierung der Informationserfassung Schlagworte:Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation Komponenten:OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc. Anwendererwartung: Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim Posteingangsscannen Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen ( , elektronisches Fax) Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien

260 260 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Der „einheitliche Postkorb“ Schlagworte:Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten:Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In- Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com

261 261 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integrationsaspekte Schlagworte:EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management Komponenten:Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc. Anwendererwartung: Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen über eine Middleware Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können

262 262 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Erschließung von Wissen Schlagworte:Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling Komponenten:Classification, Data-Mining, Profiling, Agents, Personalisation, Context-Analysis etc. Anwendererwartung: Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen

263 263 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Sicherheit Schlagworte:Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents Komponenten:Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc. Anwendererwartung: Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E- Business und in internen Anwendungen Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches

264 264 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Einfacher Betrieb Schlagworte:Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation, „Browser“ Komponenten:Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc. Anwendererwartung: Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger Erhöhung der Datenintegrität Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen Selbstoptimierende, fehlertolerante Software

265 265 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen Banken Versicherung Pharma Öffentliche Verwaltung

266 266 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Banken Anforderungen an Integration und Enabling Bürokommunikation / Groupware Hostanwendungen Client/Server-Applikationen (SAP) Service Center / CRM Posteingangsverarbeitung / Workflow Revisionssichere Archivierung Internetfähigkeit Elektronische Signatur Directory Services

267 267 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bank IT-Architektur für WCM und ECM Die IT-Architektur berücksichtigt die grundlegenden Anforderungen und daraus abgeleitet drei alternative Szenarien: Die grundlegenden Anforderungen werden unabhängig von den drei möglichen Lösungsszenarien definiert Die drei alternativen Vorgehensmöglichkeiten Web-Präsenz sind: Ad-hoc-Schaffung einer Insellösung für den Fachbereich zur Ablösung der vorhandenen Web-Präsenz Übergangslösung, bei der Aufbau und Inhalt so konzipiert werden, dass sie in eine spätere ECM-/eBusiness-Lösung problemlos überführt werden können Strategische CMS-/ECM-/eBusiness-Lösung als unternehmensweite Infrastruktur, die den weiteren parallelen Betrieb des jetzigen Systems über einen längeren Zeitraum erforderlich machen wird

268 268 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlegende Anforderungen: Systemaufbau Trennung von Redaktions- und Publikationssystem Sicherheit (getrennt durch Firewall) Fall-Back (Wiederherstellung der Publikations-Web-Site nach Störungen) Historisierung und Archivierung von Informationsständen Sichere Einbindung in internes Netzwerk zur Unterstützung des mehrstufigen Redaktionsprozesses Kontrollierte Übertragung oder Replikation (in Abhängigkeit gewählter Betriebssystem- und Datenbank-Plattform) zu definierten Zeitpunkten auf den Präsenz-WebSite-Server Vermeidung von Performance- und Zugriffsproblemen (kein Berechtigungssystem für den Präsenz-Server erforderlich, geringerer Pflegeaufwand, Präsenz-Server hat nur den aktuellen Content) Redaktions- Server Editions- und Freigabe- Prozess Web-Präsenz- Server Publikations- prozess Firewall

269 269 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlegende Anforderungen: Ablaufsteuerung Kontrollierter Editionsprozess (Redaktions-Workflow): Mehrstufige Bearbeitung und kontrollierte Freigabe (Vier-Augen- Prinzip) Unterschiedliche Berechtigungen für Erstellung, Redaktion, Freigabe und Pflege Nutzung der Berechtigungen im Netzwerk (alternativ, jedoch mit erhöhtem Aufwand, eigenständiges Berechtigungssystem für den Redaktionsprozess) Plattformauswirkungen: Nutzung interne Bürokommunikation (TWO). Lotus Notes/Domino, Workflow-Tool (noch nicht vorhanden) oder Einstellen in Datenbank (des Redaktions- Servers, noch nicht vorhanden) Redaktions- Server Erstellung mit Standardvorlagen mit gegebenenfalls mehreren Schritten und Autoren Mehrstufige Redaktion Ein- oder mehrstufige Freigabe und Pflege (z.B. Änderung und Löschung) 1 2 3

270 270 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlegende Anforderungen: Migration Übernahme des vorhandenen Content: Mengenproblem Vereinheitlichung Layout Neu-Verlinkung Sicherung vorhandener Stand (einfrieren, historisieren) Änderungswünsche ? Neue Struktur und Layout ? Neue Funktionalität ? neuer oder geänderter Content ? Redaktions- Server Editions- und Freigabe- Prozess Web-Präsenz- Server Publikations- prozess Firewall „alte“ WebSite Drei mögliche Migrations-Szenarien (a)Content in Redaktionsprozess (b)Content-Migration in Redaktions-Datenbank (c)Automatische Content Transformation (a) (b) (c)

271 271 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlegende Anforderungen: Betrieb Technische Lösung: Nutzung bisherige Plattform ? Schaffung einer eigenen Plattform ? Nutzung Plattform-Angebot eines anderen Betreibers ? Randparameter Notwendige Software-Plattform für das Redaktions- System ? Performance, Sicherheit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, Konsistenz und Speicherplatz ? Betriebspersonal, Support ?

272 272 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlegende Anforderungen: ECM Technische Lösung: Basisdienste als zentrale Infrastruktur (z.B. Workflow, Berechtigungssystem, Security, Groupware, Archiv etc.) Spezifische Applikationen nutzen diese Infrastruktur (z.B. Redaktionsprozess) Redaktions- Prozess Web-Präsenz- Server Fire- wall Einheitliches Unternehmens-Content-Repository (Speichersystem) Dienst Konverter Dienst Workflow Dienst eProcure- ment Dienst CMS Schnitt- stellen... SAP TWO Notes

273 273 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen Vorgangsmanagementsysteme, Groupware, Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc. Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2 sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung

274 274 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario

275 275 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Ziele des Projektes Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband Technisch-organisatorische Gesamtlösung Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung

276 276 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Kommunikationsmodell Verbands-interne Kommunikation Bonn Berlin Neuhardenberg Brüssel Verbände Institute Landes- banken VRZ Verbund Kommunikation Medien Presse Politik andere externe Kommunikation

277 277 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Trägerplattform Betriebssystem Windows NT 4 Groupwaresystem Lotus Domino 5 Ablage-/Archivsystem SIZ-konformes CE-Archivsystem Client- und Anwendungskomponente: DocAkte Datenbanksystem Oracle 8 Standardanwendungen Office 2000

278 278 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Architektur Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc. Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität Modular erweiterbar SIZ-Konformität

279 279 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Basislösung Einheitlicher Postkorb für den Anwender (Papierpost, , Fax) Kalendertool Adreßverwaltung/Ressource-Directory Informationsforen Internetrecherche Dokumentenmanagement und Archivsystem Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur Elektronische Formularverwaltung Scannen

280 280 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Basislösung

281 281 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verband Integrierte Spezialwendungen Spezielanwendungen: Vermerk-Ablaufsteuerung Sitzungsdienst Raumverwaltung Vorstandsvorlagen Rundschreiben mit Dokument-Attachement Kongreßverwaltung Foren WWW-Bereitstellung von Unterlagen auf Basis von Rendition-Management

282 282 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Versicherung Übersicht Problemstellung: DMS als Infrastrukturkomponente für alle Versicherungssysteme Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe Offline-Zugriffe Applikationen Fachanwendungen Host Lotus Notes Internet Lösung Konzeption Anbieterauswahl Pilotierung

283 283 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Versicherung Customer Relationship Management Kundenakte Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff Telefonie Integration von Telefon, Daten und Dokumenten Call Center Durch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert

284 284 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Versicherung Architekturszenario

285 285 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Versicherung Verteilte Infrastruktur

286 286 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Versicherung Posteingangsverarbeitung

287 287 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Anforderungen an Integration und Enabling Forschung & Entwicklung Groupware / Internet FDA-Beantragungsverfahren Revisionssichere Archivierung Kontrollierter Wortschatz / Nomenklatur Directory Services Produktion ERP CAD

288 288 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Übersicht Problemstellung Wo kommt Dokumenten-Management zum Einsatz? Zusammenspiel und Schnittstellen Dokumente hoher Qualität Pharmazeutische Sorgfaltspflicht, Zusammenhang mit entsprechenden Zulassungsbehörden Anwendungsübergreifendes, internationales Dokumentenrerieval Applikationen DMS SAP FileNET-Archiv Eigene Dokumentenverwaltungen Ergebnis Vereinheitlichung, DMS-Architektur Masterindex, kontrollierter Wortschatz Directory Service

289 289 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Architekturszenario - IST

290 290 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Architekturszenario - SOLL

291 291 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Masterindex und Nomenklatur Masterindex Obligatorisch für jede Information Eindeutig Automatisch und unveränderbar erstellt Zusatzinformationen auf Indexdatenbank Zusatzfelder nicht zwingend erforderlich Helfen beim Suchen Sparen Zeit Hitlisten Bauen auf Baisisindex und Zusatzinformationen auf Zuständigkeiten Einmalige Festlegung der Indizes im Projektverlauf Laufende Pflege von Suchkriterien und Ordnungsbegriffen

292 292 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Directory Services

293 293 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Pharma Rechtssichere Archivierung Schlagworte:Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung Komponenten:Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige Speicherformate, qualifizierte Signatur, Archivsystem-Dienste etc. Anwendererwartung: Bereitstellung von Software und Hardware, die den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren Standardisierte, langlebige Speicherformate Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten

294 294 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Öffentliche Verwaltung Anforderungen an Integration und Enabling Stammdaten Webbasierte Formulare Elektronische Signatur Mitzeichnungsverfahren Workflow Revisionssichere Archivierung Directory Services

295 295 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung eGovernment Abwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations- technologien mittels elektronischer Medien G2G Government to Government - die verwaltungsinterne Lösung G2C & C2G Government to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger G2B & B2G Government to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft G2N & N2G Government to Non-Government-Organization & vice versa das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen

296 296 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fernziel „Online-Behörde“ Umsetzung von eGovernment in Deutschland: heute Versuchsstadium, in drei Jahren über 35% Ziele einer Verwaltungsmodernisierung: Höhere Bürgerzufriedenheit (72%) Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%) Besserer Service für Unternehmen (67%) Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung (59%) Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%) Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43) Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%) Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Stadtparlament und Verwaltung (26%) (Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, Oktober 2000)

297 297 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Neue Technologien im Außenverhältnis laufen ohne entsprechende Infrastruktur und Lösungen im Innenverhältnis ins Leere

298 298 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Medienbrüche Politisch auf verschiedenen Ebenen Bund Land Kommune

299 299 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Medienbrüche Organisatorisch innerhalb der Verwaltung Dezernat Behörde Verwaltung Dezernat Abteilung Behörde Dezernat Abteilung

300 300 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Medienbrüche Kommunikation & Interaktion mit Dritten Verwaltung Bürger Unter- nehmen Liefe- ranten NGOs Verbände Politik Justiz öffentl. Betriebe Auftrags- Dienstl.

301 301 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Das hehre Ziel von eGovernment Einbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch Die verntzte Verwaltung Bürger Unter- nehmen Liefe- ranten NGOs Verbände PolitikJustiz öffentl. Betriebe Auftrags- Dienstl. Bund Land Kommune Medien

302 302 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT die verwaltungsinterne Welt: Infrastruktur bereitstellen Elektronische Archivierung Effizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten DataWarehouse Zusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung Groupware, Workflow Kooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten Knowledge Management Kontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender Funktionalität Unterstützung von Vorort- und Heimarbeit Integrierte Internet-Präsenz Verknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung

303 303 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Einige Beispiele Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA- Konzeptes bei Bund und Ländern Elektronische Unterschrift in Niedersachsen Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück Elektronischer Bauantrag in Hessen Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in Bremen... und eDemocracy... Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)

304 304 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Öffentliche Verwaltung DOMEA Dokumenten-Management und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang KBSt als verfahrensverantwortliches Ressort (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung) Ziele: Organisationskonzept zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung elektronische Akte stufenweiser funktionaler Ausbau Pilotsystem aus marktgängigen Standardprodukten Organisationskonzept und Handlungsleitfaden zur technischen Realisierung

305 305 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Öffentliche Verwaltung DOMEA- Einführungsstrategie Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem Posteingang Metadaten Papiergebundene Bearbeitung Nutzung als elektronische Aktenablage Import von oder Fax Import von elektronischen Dokumenten Scannen von Papierdokumenten Papiergebundene Bearbeitung Nutzung als Vorgangsbearbeitungssystem Unterstützung des Bearbeitungsprozesses Protokollierung der Prozesse Bearbeitung teilweise oder vollständig elektronisch

306 306 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Strukturplan und Ablage Beispiel: Schweiz

307 307 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Weitere Informationen: Dr. Ulrich Kampffmeyer


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