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Grundlagen und Nutzen des elektronischen.Dokumentenmanagements | BeB Behindertenhilfe | Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007

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1 1 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Marburg, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Grundlagen des Dokumentenmanagements Anwendungsgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen Rechtliche Anforderungen Wirtschaftlicher Einsatz Erfolgsfaktoren Strategien und Trends Diskussion

3 3 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

4 4 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

5 5 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow EDM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Scanning Media Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document Management ILM UDM Digital Asset Management MAM iECM IDOM EDM Enterprise Content Integration ECI CMS DRM REA Revisionssichere Archivierung Management KM ERM IRS DM WCM DRT EDM Business Process Management BPM Capture Output Management Multi Channel Distribution Preservation EAkte TCM IDARS VCM DAM Elektronische Signatur eSignature Information Lifecycle Management Single Instance Archivierung Preservation Compliant Transaction Archiving CTA Electronic Records Management Single Source Publishing Workflow Wissensmanagement Collaboration Enterprise Content Management OMS

6 6 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

7 7 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Unstructured Content Definition ECM Enterprise Content Management Data Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2001

8 8 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Drei Ideen

9 9 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM

10 10 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware

11 11 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen

12 12 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp

13 13 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Komponenten des Enterprise Content Management

14 14 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

15 15 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 CAPTURE Human created Recogniton Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial ApplicationsAggregation E-BillingCOLD/ERM Input

16 16 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

17 17 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Document Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

18 18 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Collaboration STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Collaboration Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung

19 19 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Web Content Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Web Content Management Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

20 20 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung

21 21 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow / Business Process Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung

22 22 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

23 23 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

24 24 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 DELIVER

25 25 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM-Haus

26 26 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM 2006: Was ist neu im Portfolio? DAM Digital Asset Management Management EAI Enterprise Application Integration Enterprise Search / Retrieval Content Integration Backup / Recovery / Continuity Longterm Archival / Digital Preservation Migration (Emulation) Localization / Multi-lingual DRM Digital Rights Management

27 27 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

28 28 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Posteingangserfassung Frühes, paralleles, spätes Erfassen Automatisierung der Informationserfassung Automatische Posterfassung Der „einheitliche Postkorb“ Integrationsaspekte Technische Ansätze... © PROJECT CONSULT 2002

29 29 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Auswirkungen Posteingang Umfang der Automatisierbarkeit Organisation; besonders bei stufenweiser Einführung Zeitpunkt der Bereitstellung Abhängigkeit von der Verfügbarkeit Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und Aufwände für „Clearing“ Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe) Rechtsgrundlagen Unterschriften Papiervernichtung Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte Zeitstempel)

30 30 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Archivierung von s Rechtsregeln für die -Archivierung Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“

31 31 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine -Archivierung (1) Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge. Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina. Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten s aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)

32 32 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine -Archivierung (2) Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate Single Instance Archivierung. (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.) Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen

33 33 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Schlagworte:Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten:Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muss wissen, wo die Information ist“) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com Der „einheitliche Postkorb“ © PROJECT CONSULT 2002

34 34 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Akte - Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigenbestimmt - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Formulare Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck Fremdnutzung Dfü Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung ECM-Lösung Vorgangs- bearbeitung WFDMSAkte Archiv Aus- sonderung Historisches Archiv

35 35 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Postkorb und Aktensicht Posteingang Desktop Persönliche Ablage in Bearbeitung Aktenstruktur Ansicht Entsorgung Postausgang Sortieren, sichten StatiJournal

36 36 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ePA Elektronische Patientenakte (1) Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Zusammenstellung aus zentraler elektronischer Sammlung und Verwaltung aller den Krankheits- und Behandlungsverlauf eines Patienten betreffenden Daten (Diagnosen, Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar gemacht.

37 37 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ePA Elektronische Patientenakte (2) Man kann zwischen patientengeführten Patientenakten und Leistungserbringer geführten Patientenakten unterscheiden: Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff darauf. Die Leistungserbringer geführten Patientenakten dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame Patienteninformationen einstellen.

38 38 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektronische Archivierung Begriffe Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

39 39 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit © PROJECT CONSULT 2002

40 40 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammen­hängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fach­anwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte) Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen

41 41 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Collaboration Gemeinsam nutzbare Informationsbasen Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informa­tionen Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video- Conferencing Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung

42 42 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Automatische Klassifikation Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut Zu unterscheiden sind die Ansätze: Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und Strukturierung der Ergebnisse Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend

43 43 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektronische Signatur Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG

44 44 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.

45 45 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 eGK elektronische Gesundheitskarte (1) Die elektronische Gesundheitskarte soll die Kranken- versicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten. Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben einem Foto des Versicherten auch Angaben für die elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält. Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett umgesetzt werden. Die eGK soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden: Administrativer Pflichtteil Freiwilliger medizinischer Teil

46 46 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 eGK elektronische Gesundheitskarte (2) Administrativer Teil: Hier werden Daten wie z.B. Geburtsdatum, Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll weiterhin das eRezept gespeichert werden, bzw. bei umfangreichen Ver- schreibungen ein Hinweis auf einen zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden. Freiwilliger medizinischer Teil Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfall- versorgung und eine Dokumentation der eingenommenen Medikamente. Weitere Angaben, wie z.B. die elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen Server gespeichert und lassen sich von dort über eine gesicherte Verbindung abrufen.

47 47 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektronische Signatur Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften -Footer in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Bestätigen die Authentizität des Absenders Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen

48 48 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

49 49 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Der Kunde Gesetzliche Krankenkasse Ca Versicherte > 1000 Mitarbeiter Bundesweit aktiv 5 Geschäftsstellen

50 50 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das Projekt Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a.

51 51 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das Projekt Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a. Teil der Anforderungen des BVA oder rechtliche Anforderungen

52 52 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das Projekt (2) Zielsetzung Elektronische Prozessunterstützung in der Sachbearbeitung Rationalisierung der Verwaltungsabläufe Zeitrahmen Konzept und Ausschreibung: 2003 – 2005 Implementierung: 2005 / 2006 Weitere noch laufende Unterstützung PROJECT CONSULT Team Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann Strategie- und Managementberatung: Dr. Ulrich Kampffmeyer

53 53 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Automatisiertes Posteingangsverfahren CRM Andere Output- Management IS KV oder SAP Post- eingang Scannen Erkennung Vali- dierung Workflow Archiv DMS Kontrolle + El. Signatur

54 54 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das Vorgehen Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Vorstandsentscheidung Pflichtenheft EU-weites Ausschreibungsverfahren Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich mit ca. 70 Mitarbeitern Dezentrales Scann-Konzept Ausweitung auf den Versichertenbereich Verfahrensdokumentation BVA-Abnahme

55 55 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das Auswahlverfahren EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Ca. 50 Teilnahmeanträge 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau der Angebote 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.- Kriterien aus Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung

56 56 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Die kritischen Faktoren im Projekt Bei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung von Referenzen und Lösungspräsentation Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit Insolvenz eines Subunternehmers führte zu Mehraufwand Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung (Outsourcing) dauerten wesentlich länger als geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw. Änderung des Einführungskonzepts erforderlich Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des Aktenplans wurde unterschätzt

57 57 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Der Projekterfolg / Nutzen % Einsparungen in der Sachbearbeitung in den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte sich in einer weitgehend problemarmen Einführung aus Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz anfänglicher Bedenkenträger

58 58 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

59 59 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben Compliance: Definition

60 60 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Compliance: Grundsätzliche Kriterien

61 61 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997

62 62 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006

63 63 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002 GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997 SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999

64 64 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

65 65 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Relevante Kostenarten Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen Dokumenteneingang und -ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung Sachkosten Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten Einführungskosten Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen (gegebenenfalls externer Scanservice) Kapitalkosten

66 66 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeit Informationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte verbesserte Organisationsstruktur Bewerteter NutzenProduktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten technische Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand

67 67 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeit Leistungen Kosten Leistungsdifferenz Ist-Zustand vor ECM-Einführung Soll-Zustand nach ECM-Einführung Kostendifferenz

68 68 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Kosten / Nutzen „Quantitativ versus Qualitativ“ Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung © PROJECT CONSULT 2002 Eher gering das weitaus höhere Potenzial

69 69 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

70 70 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne ein DMS System Quelle: VOI-DMS Marktstudie

71 71 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Gründe für DMS-Projektabbruch Quelle: VOI-DMS Marktstudie

72 72 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vorbereitungen ECM – Projekt Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Ich weiß bereits so schon, was ich will Für das bisschen Archivierung setze ich mich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten

73 73 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vorbereitungen ECM – Projekt Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? DMS ist kein geschäftskritisches System Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen

74 74 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vorbereitungen ECM – Projekt Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Technische Rahmenbedingungen Fachliche / organisatorische Anforderungen Rechtliche Anforderungen Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP Lösungsarchitektur: Quellen, Repository, Standards, Formate, Schichten, Integration... Wirtschaftlichkeit...

75 75 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vorbereitungen ECM – Projekt Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden: Lösungsansätze Technische Spezifika Anbieter- / Produkt-Markt Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten voneinander ab?

76 76 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Vorbereitungen ECM – Projekt Welcher Partner kommt überhaupt in Frage? Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung Unser „Haus- und Hofberater“ Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer Die Top Ten der Consultinggesellschaften Freie Berater aus der DMS-Branche Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS- Branche Spezialberatungen für ECM

77 77 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

78 78 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste „Enabling“ von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und SaaS Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und AJAX Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services für übergreifende Berechtigungen Elektronische Signatur Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content Management Collaboration statt vordefiniertem Workflow Konsolidierung und Konvergenz – beim Anwender wie im Markt

79 79 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM / DMS WCM Groupware / Office Print ERP Output Management Fachverfahren Datenbanken Speicher

80 80 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM WCM Groupware / Office Print ERP Output Management Fachverfahren Datenbanken Speicher

81 81 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Differenzierung des Produktangebotes Basisfunktionalität Spezialisierte Lösungen ECM – Suiten Komponenten & Dienste Kommerzielle Produkte Semi-kommerzielle Open Source Produkte Open Source Freeware SaaS Software as a Service

82 82 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Content centric applications nach Forrester

83 83 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2006

84 84 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

85 85 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Sieben Thesen (1) Compliance Overflow (2) Risk Management (3) Informationsabhängigkeit (4) Informationsflut (5) Informationslücke (6) Informationsbewertung (7) Gesellschaftliche Verantwortung

86 86 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999

87 87 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

88 88 „Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“ Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Referent: Dr. Ulrich Kampffmeyer Vortragsfolien und Handout in elektronischer Form: Im Bereich „Handouts“ Passwort abrufen Newsletter, Glossar, Standards, Rechtsfragen, Artikel: Archiv mit PROJECT CONSULT Beiträgen in 5 Sprachen: Bewertung von ECM-Software durch Anwender:


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