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P R O J E C T C O N S U L T Information Lifecycle Management

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Presentation on theme: "P R O J E C T C O N S U L T Information Lifecycle Management"— Presentation transcript:

1 P R O J E C T C O N S U L T Information Lifecycle Management
Dr. Joachim Hartmann Management Circle Seminar Köln, und P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

2 Agenda 1. Tag Warum wird ILM immer wichtiger?
Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts im Unternehmen Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement Die Architektur von ILM-Lösungen Wichtige Rahmenparameter beim Aufbau eines ILM 2. Tag Elektronische Archivierung Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Archivsystem Speichertechnologien im Vergleich Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management Zukünftige Herausforderungen für das ILM Produkteinordnung und Marktentwicklung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

3 1.1 Warum wird ILM immer wichtiger?
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

4 Information Lifecycle Management - Definition
Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition. Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data SNIA 2004 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

5 ILM Information Lifecycle Management
“A strategy to align IT infrastructure with the business based upon the changing value of information” Zugriff auf die Information Wert der Information Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeit der Speicher-Infrastruktur Zeit Quelle : EMC © Copyright PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

6 Information Lifecycle Management
Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien (Storage) Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management Betriebssystemnahe Infrastruktur Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM benutzt, stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente innerhalb von ECM dar Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

7 ILM Information Lifecycle Management
Betriebs- und speichersystemnahe Verwaltung von Informationen nach Wert Lebensdauer Nutzung Automatisierte, regelbasierte Speicherung Nicht beschränkt auf Dokumente, schließt alle Daten ein Weiterentwicklung in Richtung elektronische Archivierung, z. Zt. Besonders -Archivierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

8 ILM Information Lifecycle Management
Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen Erstellung Verteilung Veränderung Archivierung Löschung Hohe Verfügbarkeit für Anwendungen und Daten Optimierte Backup- und Recovery Verfahren (auch bei steigendem Datenvolumen) Daten- und Informations-Archivierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

9 ILM - Ziele Speicherkostenreduzierung
Einhaltung der rechtlichen Vorschriften bzgl. der Archivierung von Daten Flexible, Business-relevante Nutzung von „Referenz Informationen“ (fixed content) in Prozessen Daten & Informations Management für „Killer Applikationen“ Mail & File Services Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

10 Storage Management Speichermanagement
Datensicherungssoftware, mit der inaktive Dateien markiert und auf einen Backup-Speicher ausgelagert werden Ausgelagerte inaktive Dateien werden im lokalen Dateisystem eingetragen und können jederzeit wieder aufgerufen werden. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

11 Was ist Records Management? (1)
Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO Part 1) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

12 Was ist Records Management? (2)
Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

13 Was ist Records Management? (3)
Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver­nichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschrei­bung der gespeicherten Informationen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

14 Was ist Records Management? (4)
Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) Elektronisches Records Management: Verwaltung von digitalen Objekten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

15 Elektronische Archivierung
Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content. Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen. Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

16 Revisionssichere Elektronische Archivierung
Archivierungsprozess, der den Anforderungen des HGB, der AO und den GoBS entspricht Aus den Anforderungen der Finanzverwaltungen abgeleitet und auf die meisten Anforderungen im Ingenieurbereich übertragbar Bedeutet ein Vorgehen, das durch einen sachkundigen Dritten vollständig nachvollzogen werden kann Rechtlich gut abgesichert mit den Ausnahmen Schriftform ist vorgeschrieben Das Original (Papier) wird zur Absicherung des Nachweises der Authentizität des Dokuments benötigt als Vorsorge für ein eventuell mögliches Gerichtsverfahren Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

17 Einordnung des Themas in den Komplex ECM
Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes Enterprise Content Management stammt vom Branchenverband AIIM International: Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden (Quelle: Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

18 ECM – Enterprise Content Management
CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE WCM RM WF/BPM DM Collab Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

19 CAPTURE Input Recogniton Human created Indexing Input Designs
Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial Applications Aggregation E-Billing COLD/ERM 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Input

20 MANAGE STORE Collab DM WCM WF/ BPM RM 2006 PROJECT CONSULT
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

21 Document Management Document Management STORE Collab DM WCM
RM WF/BPM DM Collab Document Management 2006 Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

22 Collaboration Collaboration STORE Collab DM Gemeinsames Editieren
WCM RM WF/BPM DM Collab Collaboration 2006 Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

23 Web Content Management
STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Web Content Management 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

24 Records Management STORE Records Management Collab DM Ablagesystematik
2006 DM Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung STORE WCM Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 WF/BPM Records Management RM

25 Workflow / Business Process Management
Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Workflow / Business Process Management 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

26 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases
Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

27 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE
2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Aussonderung

28 DELIVER 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Management Circle
ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

29 ECM 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Management Circle ILM
Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

30 Compliance - Definition
Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

31 „Übereinstimmung“ Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

32 „Erfüllung“ Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

33 „Rechtliche Vorgaben“
Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

34 „Regulative Vorgaben“
Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

35 Grundsätzlich Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

36 Sarbanes-Oxley-Act ,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519) 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

37 Securities und Exchange Commission SEC (USA)
,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

38 Compliance in Europa Europa: das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt Keine industrieübergreifende Fokussierung auf Compliance Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares wurde implementiert 8. Direktive setzt Standard für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

39 Compliance in Deutschland ?
Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

40 Compliance ein Markttrend auch in Deutschland?
Gerichtsurteile 2004 Deutsche Bank $ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails über Geschäftsvorfälle an die SEC 2001 !!! Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden  Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht 2007 OLG Düsseldorf Die Finanzbehörde darf im Rahmen des steuerlichen Datenzugriffs auch auf solche Konten der handelsrechtlichen Finanzbuchhaltung zugreifen, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht werden. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

41 Compliance ein Markttrend auch in Deutschland?
Ältere Gerichtsurteile 2004 Deutsche Bank $ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails über Geschäftsvorfälle an die SEC 2001 !!! Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden  Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

42 Compliance aktuell in Deutschland? Jüngste Gerichtsurteile
2007 OLG Düsseldorf – 2 Urteile Die Finanzbehörde darf im Rahmen des steuerlichen Datenzugriffs auch auf solche Konten der handelsrechtlichen Finanzbuchhaltung zugreifen, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht werden. Werden Eingangsbelege beim Steuerpflichtigen gescannt, gespeichert und die Originale anschließend vernichtet, so erstreckt sich das Zugriffsrecht im Rahmen der elektronischen Steuerprüfung auch auf derart erzeugte Datenbestände. Der Steuerpflichtige muss diese Datenbestände so organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme keine geschützten Bereiche des Unternehmens tangiert werden.  Ausweitung des Rechts auf den Datenzugriff Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

43 1.2 Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts im Unternehmen
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

44 DMS Workflow Knowledge Management
Document Lifecycle Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Frühes Archivieren Spätes Archivieren Zeit Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

45 DMS Workflow Knowledge Management
Document Lifecycle Hohe Verfügbarkeit der Information im Vordergrund Kostengünstiger Speicher im Vordergrund Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Zeit Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

46 Document Life Cycle Ablauf Hypothek Nutzung 5 J. Zeit
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 5 J. Zeit Nutzung der archivierten Information während des Prozesses © PROJECT CONSULT 2002

47 Document Life Cycle Auszahlung Lebensversicherung Nutzung 25 J. Zeit
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 25 J. Zeit Nutzung der archivierten Information während des Prozesses © PROJECT CONSULT 2002

48 Der Document Lifecycle
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

49 Der Dokumenten-Lebenszyklus
Nutzung Erfassung Verwaltung Ausgabe Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektr. Archivierung Speicherung

50 Lebenszyklus Erstellen Löschen Bearbeiten Archivieren Speichern
Verteilen Bearbeiten Speichern Anzeigen Archivieren Löschen Freigeben Suchen Lebenszyklus Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

51 Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (1)
1. Inhalte: Grundregeln und Verhaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen. Schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung, die Verantwortung und die Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management trägt nicht nur die eigenen Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke, sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

52 Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (2)
2. Delegation: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung, die allen Betroffenen die Compliance-Regeln deutlich macht schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, -Beschreibungen und - Anweisungen nieder Erzeugung einer Durchgängigkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

53 Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (3)
3. Nachhaltung: Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden, z.B. mit Hilfe von Qualitätssicherheitsprogrammen ständige Verbesserung der Prozesse und Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

54 Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (4)
4. Sichere Systeme IT- Systeme müssen den Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

55 Wert und Speicherplatz einer Information bestimmen
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

56 Definieren von Speicher-SLAs : Datenklassifizierungsanalyse
Mission-critical Data Most valuable to an enterprise, high access High performance, high availability, near zero downtime, highest cost Business-critical Data Important to the enterprise, average cost Reasonable performance, good availability, less than eight-hour recovery Accessible Online Data Cost sensitive, low access, often compliance of fixed content Online performance, high availability, less than eight-hour recovery Nearline Data Cost sensitive, low access, large volumes Less than one-hour access time, automated retrieval Offline Data Archived data, backup or complianced related Very cost sensitive, limited access, ~72-hour seek time Source: IDC Classifications 2004 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

57 Definieren von Speicher-SLAs Schemabeispiel
Schema nach SNIA Bereich Anforderung Tier 1 Tier 2 Tier 3 Primärspeicher Performance Durchsatz pro Port Max. Zugriffszeit Verfügbarkeit Sekundär- Antwortzeit speicher  Durchsatz Max. Ausfallzeit Aufbewahrung und Löschen Datenvernichtung ja nein Zugriff Zugriffshäufigkeit Datenintegrität Authentizitätsgarantie Möglicher Verlust Ziel für Wiederherstellungspunkt Recovery Recovery Maßnahme Recoverytyp Voll File Max. Datenverlust Ziel für Wiederherstellungszeit Max. Zeit für Restore Vorhaltezeit Garantierte Zeit für die Vorhaltung der Daten Disaster Wiederherstellungspunkt Recovery   Wiederherstellungszeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

58 Rechtsfragen – Archivierung von Dokumenten
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

59 Unterschiedliche Auswirkungen von Rechtsvorschriften
Direkte Auswirkungen HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG 2006 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

60 Basel II: Beispiel für den regulativen Charakter einer Compliance-Anforderung
Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet. Basel II gilt seit Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am abgeschlossen wurde Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

61 „Markttreiber“ USA Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA)
Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US-amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

62 Folgen des Sarbanes-Oxley-Acts
Massive Konsequenzen für Unternehmen, die in den USA börsennotiert sind Hohe Sicherheitsvorkehrungen im Dokumentenverkehr Vollständige Archivierung und Protokollierung des -Verkehrs Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

63 FRCP & eDiscovery (1) Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt. eDiscovery zeigt den Wendepunkt von den herkömmlichen papierbasierten hin zu elektronischenn Beweisführungsregeln Dabei können sämtliche Daten, wie z.B. Texte, Bilder, Datenbanken, Audio-Dateien, Animationen, Webseiten und Programme als Beweis dienen. Die wertvollsten Quellen für strafrechtliche oder zivile Gerichtsverfahren stellen aber oft s dar Die wachsende Bedeutung von elektronisch gespeicherten Daten wurde so auch durch den Supreme Court unterstrichen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

64 FRCP & eDiscovery (2) Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde Bei der Beweissicherung galten bisher nur Papierdokumente als sicherer Nachweis, durch die Möglichkeiten der elektronischen Recherche dürfte sich dies ändern Anders als in Europa und besonders in Deutschland spielt die elektronische Signatur dabei keine Rolle Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

65 FRCP & eDiscovery (3) eDiscovery wird nicht nur die sichere, unveränderbare Speicherung von Informationen fördern, sondern mehr noch den Schutz des Zugriffs und andere Sicherheitsaspekte Policies zur kontrollierten Entsorgung von Information werden dabei zunehmend wichtiger In Europa und in Deutschland fehlen zur Zeit noch vergleichbare rechtliche Regelungen Das FRCP ist in jedem Fall auch für europäische und deutsche Unternehmen relevant, die in den USA Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder Vertriebsorganisationen unterhalten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

66 Weitere Beispiele international
Food and Drug Administration FDA (USA) (Seit 1997!) The Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA (USA) u.a. Beispiele aus den Richtlinien der EU Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 E-Commerce Elektronische Signatur Umsatzsteuer u.a.

67 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Beispiele
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

68 Verordnungen in Deutschland Beispiele
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

69 Hat die nationale und internationale Gesetzgebung Auswirkungen auf das Speichermanagement bzw. auf ILM-Konzepte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 - Beispiele -

70 Abgabenordnung Aufbewahrungsform und –fristen AO
In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. Papierform Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahres-abschlüsse vorgeschrieben Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahres-abschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeits-anweisungen und Organisationsunterlagen hierzu 10 Jahre für Buchhaltungsbelege 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist auch längere Aufbewahrungsfristen möglich Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

71 Abgabenordnung Aufbewahrungspflicht der Daten
Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

72 Handelsgesetzbuch HGB
Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

73 Bundesdatenschutzgesetz BDSG
Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen in elektronischen Personalakten sollte vermieden oder die Daten redundant gespeichert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

74 Bürgerliches Gesetzbuch BGB
Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvor-schriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt: Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen. In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

75 Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich KonTraG
Im Mai 1998 verabschiedete Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich im BGBl Ziel des KonTraG sind die Verbesserung der Arbeit des Aufsichtsrates, die Erhöhung der Transparenz, die Stärkung der Kontrolle durch die Hauptversammlung, der Abbau von Stimmrechtsdifferenzierungen, die Zulassung moderner Finanzierungs- und Vergütungsinstrumente, die Verbesserung der Qualität der Abschlussprüfung und der Zusammenarbeit von Abschlussprüfer und Aufsichtsrat sowie die kritische Prüfung des Beteiligungsbesitzes von Kreditinstituten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

76 Zivilprozessordnung ZPO
§ 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sogenannter Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

77 EHUG – Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister Seit in Kraft Ergänzung der Definition von Geschäftsbriefen um den Hinweis "gleichviel welcher Form" Die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben werden jetzt auch zwingend für geschäftliche s verlangt Konsequenz für den Umgang mit s: Konsequenz ist, dass s im Geschäftsverkehr jetzt in jedem Fall wie Geschäftsbriefe behandelt und aufbewahrt werden müssen. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

78 Verrechnungspreisdokumentation
Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) Sie legt fest, welche Unterlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn Leistungen mit "nahestehenden Personen" verrechnet werden Inhalt, Art und Umfang der Dokumentationspflichten werden durch eine Rechtsverordnung (GAufzV – Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung) näher bestimmt, die mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

79 GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen abgelaufen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

80 Wichtige Aussagen der GDPdU
Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf kaufmännische Systeme mit Recherchemöglichkeit Drei additive Formen des Zugriffs: Z1 die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Z2 Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) Z3 die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

81 Wichtige Aussagen der GDPdU
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

82 Wichtige Aussagen der GDPdU
Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für ursprünglich auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

83 Systeme mit steuerlich relevanten Daten
Buchhaltungssysteme Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, Electronic Banking, Registrierkassen, ... Weitere Systeme (Inhalte spezifisch) Warenwirtschaft/Materialwirtschaft, E-Business-Systeme, Kostenrechnung/Leistungsrechnung, Webshop, ... Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten ERP-System, Controllingsystem, Management-Informationssystem, Konzernrechnungslegung, ... Office-Systeme (Inhalte unspezifisch) , Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, ... Datenadministrationssysteme (Inhalte unspezifisch) Datenbank, Data-Warehouse, Archivierungssystem, Dokumenten-Management-System, Webserver, ... Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

84 Regelfall: Revisionssichere Archivierung (s.u.)
Branchenspezifiche Vorschriften Potentielle Auswirkungen diverser Gestze Beispiel Banken DepotG Depotgesetz GwG Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten InvG Investmentgesetz KWG Gesetz über das Kreditwesen VerkaufsprospektG Wertpapier-Verkaufsprospektgesetz MiFID Markets in Financial Instruments Directive Beispiel Bau BImSchG Bundes-Immissionsschutzgesetz Bundesberggesetz und Umweltverträglichkeitsgesetz Baugesetzbuch Gerätesicherheitsgesetz Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Konsequenzen für die Speicherstrategie von Daten und Dokumenten: Regelfall: Revisionssichere Archivierung (s.u.)

85 Beispiele für Branchen oder Bereiche mit speziellen Vorschriften
Pharmazie / Medikamentenherstellung Umgang mit Gefahrgut Öffentliche Verwaltung Gesetzliche Sozialversicherung / Krankenkassen, Rentenversicherung Krankenhäuser Personalwesen Firmeninterne Vorschriften Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Konsequenzen für die Speicherstrategie von Daten und Dokumenten: Spezielle Auswirkungen z.B. hinsichtlich Speicherart, Speicherort, elektronischer Signaturen u.a.

86 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS
Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom veröffentlicht wurde Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden In der GoBS ist im Detail geregelt: wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss, wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen, dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist, etc. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

87 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS
Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU. Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

88 Revisionssichere elektronische Archivierung
Nach den „Grundsätzen der elektronischen Archivierung“ des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme werden solche elektronischen Archivsysteme als revisionssicher bezeichnet, die den Anforderungen der §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der GoBS vollständig entsprechen. Der Begriff „Revisionssicherheit“ ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für „revisionssichere“ Archivsystemprodukte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

89 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung
In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

90 Beispiele für die Konsequenzen rechtlicher Vorschriften hinsichtlich Speicherstrategien
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

91 Erfassung und Archivierung steuer-relevanter Daten
Archivsystem Hauptsystem ERP Vorgelagerte Systeme Neben - systeme Validierung Speichersystem Index DB Periodengerechte Übergabe fertig strukturierter Daten und Strukturinformationen Übergabe Daten und Strukturinformationen Protokollierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

92 Auswirkungen auf Speicherstrategien Weitere Beispiele
Archivierung steuerrelevanter Daten über 10 Jahre Elektronische Aufbewahrung von Dokumenten mit originär elektronischem Ursprung, z.B. elektronisch signierte Rechnungen, elektronische Fahrkartenbelege Elektronische Archivierung von s Einführung elektronischer Signaturen Nachsignieren elektronisch signierter Dokumente nach Ablauf des Zertifikats Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

93 Auswirkungen auf Speicherstrategien Rechtssicherheit
Rechtssicherheit vs. Revisionssicherheit Aufbewahrung der Originale zum Nachweis der Authentizität eines elektronisch gespeicherten Dokuments Eingeschränkte Beweiskraft elektronisch gespeicherter Dokumente für Den Nachweis der Echtheit eines Dokuments, die Unverfälschtheit des Inhaltes eines Dokuments, den Nachweis von Zeit und Ort bei der Zustellung eines Dokuments. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007  Elektronische Signaturen, auch Zeitstempel © PROJECT CONSULT 2002

94 1.3 Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

95 Grundfunktionalität von ILM
Information Infrastructure Management Information und Content Management Data Movement Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Schutz und Recovery Tiered Storage © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

96 Information und Content Management
ILM Für alle Arten von Daten Strukturiert Unstrukturiert Datenbanken / Dateisysteme Unterstützt Business Anwendungen, z.B. ERP, CRM, etc. Messaging Mail, Voice Enterprise Content Management Dokumente Webseiten, Sound, Video, Bilder, Reports Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

97 DAS Direct Attached Storage
Direkt an den Server angeschlossene Massenspeicher Interne/externe Festplatten Disk-Arrays Geringere Flexibilität bei Erweiterung der Speicherkapazität Keine zentrale Konfiguration des Speichersystems Gut für kleinere Netzwerke geeignet Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

98 DAS Direct Attached Storage
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : Viglen

99 NAS Network Attached Storage
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : Link

100 NAS Network Attached Storage
An das lokale Netzwerk angeschlossene Speicher Kernfunktion Dateibasierende Dienste NFS SMB/CIFS Gemeinsames Arbeiten verschiedener Mitarbeiter/Abteilungen auf einem gemeinsamen Datenbestand Kosteneinsparungen durch Parallelisierung Nutzung der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

101 Probleme beim Einsatz von NAS
Zusätzliche Belastung des vorhandenen Netzwerkes mit Zugriffen auf den NAS-Speicher Das Ethernet-Protokoll ist nicht für den schnellen Zugriff auf Massenspeicher ausgelegt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

102 SAN Storage Area Network
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : Wikipedia

103 SAN Storage Area Network
Netz zur Anbindung von Festplatten- und Tape-Systemen an Server Blockbasierter Datenverkehr FC Fibre Channel und iSCSI als Transport-Protokolle Unterstützt bei der Virtualisierung von Speicher Protokoll auf die Anforderungen von Massenspeichernutzung ausgelegt Datensicherheit durch Aufbau redundanter Speichersysteme Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

104 NAS und SAN: Unterschiede
IP-Netz Dateizugriff SAN Kanalnetz Blockzugriff Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

105 NAS und SAN: Vergleich Quelle : HP PROJECT CONSULT
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : HP

106 Unternehmensberatung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

107 Tiered Storage Spezialisierte Plattformen, um unterschiedliche Verfügbarkeits-und Performance-Ansprüche zu erfüllen. Ziel: Automatische Verschiebung von Informationen auf die Speicher so, dass sowohl die Kosten als auch die benötigte Performance berücksichtigt werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 SAN NAS CAS SAN Block Datei Objekt Block © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : EMC

108 Tiered Storage PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Management Circle
ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

109 HSM Hierarchisches Speichermanagement
Länger nicht benutzte Daten werden auf günstigeren, langsameren Speicher verschoben Häufig genutzte Daten liegen auf schnellen Speichersystemen Vergleichbar mit dem Cache-Prinzip der Computer-Architektur Kürzere Backup-Zeiten Kostenersparnis durch günstigeren Massenspeicher Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

110 HSM Hierarchisches Speichermanagement
Sehr schnelle Speicher Performance Kosten pro MB Komprimierte, langsamere und günstigere Speicher Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Tape- oder optische Bibliotheken. Langsamster, aber günstigster Speicher © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : Knozall

111 Storage Markt in Deutschland
2006 Wachstum von 11% Marktvolumen von ca. 5,3 Milliarden Euro, davon entfallen 2,2 Milliarden Euro auf Storage-Hardware 0,8 Milliarden Euro auf Storage–Software 2,3 Milliarden Euro auf Storage-Dienstleistungen Software und Dienstleistungen als Markttreiber bis zu zehn Prozent der Storage-Umsätze am deutschen Markt gelten als „ILM-relevant“. Mit stark steigender Tendenz. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : Experton Group

112 Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen? Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : IDC 2006

113 Unternehmensberatung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

114 1.4 Die Architektur von ILM-Lösungen
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

115 Information Lifecycle Management Architektur
Anwendungen ERP Office File- system CRM ECM DB PDM ... Dokumente, Data, Metadata, Media Assets, Files, Records... Schnittstelle ILM Logic Logik Regularien Migration Metadaten Verteilung Protokollierung Monitoring Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Verwaltung ILM Virtualizing Transaktions- Sicherung Recovery Allocation Vernetzung Backup Remote DAS SAN NAS Speicher-Ebene ILM Storage Disposal Kontrollierte Vernichtung Primär online Sekundär online Nearline sekundär Nearline sekundär Sicherung Nearline Archiv Fixed Content Archiv Tape Worm Archiv Optical Disk Harddisk Harddisk Harddisk Jukebox Tape Harddisk Tape Jukebox © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

116 Virtualisierungsebene
Virtualisierungsebene zwischen Benutzer und Ressourcen Der Benutzer arbeitet ausschließlich mit den logischen Ressourcen Benutzer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Virtualisierungsebene Server Netzwerk Speicher

117 Speichervirtualisierung: Logische Sicht auf den Speicher
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

118 Virtualisierung – warum?
Rasantes Datenwachstum Immer größere Anforderungen an die Flexibilität Steigende Komplexität in der Verwaltung Anforderungen an die Verfügbarkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

119 Virtualisierung – seit wann?
1960er Jahre: Virtuelle Verwaltung des Hauptspeichers 1970er Jahre: Erste Ansätze zur Virtualisierung von Speicher- und Plattensystemen 1992: Raid (Mainframe) 1997: Virtual Tapes (Mainframe) Ende 1990er: Speichernetzwerke SANs 2000: Virtual Tapes (Non-Mainframe) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

120 Vorteile von Speicher Virtualisierung (1)
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : TU Chemnitz

121 Vorteile von Speicher-Virtualisierung (2)
Reduzierung von Kosten und Komplexität Größere Produktivität durch einfacheres Management der Speichersysteme Bessere Ausnutzung der Speicherkapazitäten durch dynamische Zuweisung Leichtere Installation neuer Anwendungen und Speicher ohne Netzwerk Ausfallzeit Hinzufügen von Speichergeräten ohne Rekonfiguration der Server oder Netzwerke Vereinigen von Systemen unterschiedlicher Kapazität und Schnelligkeit Vereinigen von Systemen unterschiedlicher Hersteller Leichte Anpassung an unterschiedliche Speicheranforderungen der Server Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

122 Virtualisierungs-Techniken
Block-Virtualisierung Disk-Virtualisierung Tape-Library-Virtualisierung File-Virtualisierung Host-basierte Volume Management Netzwerk-basiertes Volume Management Speicher-/Array-basiertes Volume Management In Band Out of Band … und viele andere Begriffe Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

123 Block-Virtualisierung
Erstellung von logischen Volumes und Verwaltung von Speicherpools Serverbasierte Virtualisierung Netzwerkbasierte-Virtualisierung Storagebasierte Virtualisierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

124 Block-Virtualisierung: Serverbasierte Virtualisierung
Mapping der logischen Devices mit den physischen Speichern über eine serverbasierte Software (Logical Volume Manager) Die physikalischen Speicher können logisch zusammengefügt oder gesplittet werden Dynamische Änderung der Speichervolumina möglich Server- und betriebssystemabhängig hinsichtlich Formaten, Locking u.a. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

125 Block-Virtualisierung: Netzwerkbasierte Virtualisierung
Dynamische Vergrößerung der Speichervolumina möglich Unabhängig von den Betriebsystemen Volle SAN-Integration möglich einschließlich Integration in Back Up Einfache Administration Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

126 Netzwerkbasierte Virtualisierung In-Band
Daten und Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet Volle Transparenz aus Sicht der Server Switch based oder Storage Server based Ähnlich flexibel wie serverbasierte Virtualisierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

127 Netzwerkbasierte Virtualisierung Out-of-Band
Nur die Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet Trennung der Information über Daten und Kontrolle Dateninformationen werden in einem separaten Metadaten-Server verwaltet Schneller Zugriff auf die Speicher aber komplexere Administration Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

128 Block-Virtualisierung: Storagebasierte Virtualisierung
Volle Transparenz aus Sicht der Server Unabhängig von den Betriebsystemen Abhängig von den Herstellern der Speichereinheiten Bewährte Lösungen verfügbar Disk Array Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

129 Speichervirtualisierung Zusammenfassung
In-Band Daten- und Kontrollinfomation Virtualisierung auf Serverebene Virtualisierung auf Speicher-ebene Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Out-of-Band Virteulle Bescheibung der Volume-Information

130 ILM als Middleware PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

131 ILM als Middleware Middleware Klassische Client/Server Architektur
Multi-Tiered Architecture Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

132 ECM Basisideen – Integrative Middleware
ERP Enterprise Applications Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/AR RM/A CRM HRM Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

133 ECM Basisideen – Dienstekonzept
ERP Enterprise Applications Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/AR RM/A CRM HRM Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

134 ECM Basisideen – Einheitlicher Speicherort
ERP Enterprise Applications Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/AR RM/A CRM HRM Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

135 ECM als Unternehmensinfrastruktur
ERP Enterprise Applications Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/AR RM/A CRM HRM Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: AIIM 2001 Industry Study

136 Speicherkonzept ILM Building-Blocks
msec min Stunden / Tage Jahre / Jahrzehnte Anwendungsserver für SAP, Mail, File u.a Backup/Recovery Server Archiv Server Online Speicher SAN Backup / Recovery Archiv & HSM Backend SAN basierter Online Speicher NAS&iSCSI Integration Storage Klassen Replikation Clone/Snap Raid1/Raid5 Virtualisiertes Speicher System (EVA) Zentrales, optimiertes Management Zugiffszeit: msec – sec Datenstand: aktuell LAN/SAN basiertes Backup und Recovery „Backup to Disk“ Clone / Snap Integration Backup / Recovery Solutions für SAP, SQL Server, Exchange, ..) Absicherung der Online Daten Zugiffszeit: min – Tage Datenstand: h bis Monate Archiv & HSM Backend Schnittstelle via. LAN für ISV´s z.B.: Ixos KVS FS/HSM mixed Media im Backend (Disk/Tape) Low Cost Speicher Integration K-Fall Konzepte Zugiffszeit: min bis h Datenstand: Monate - Jahrzehnte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle :

137 Data Movement Die richtigen Daten, mit dem geringsten Aufwand, zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bewegen. Automatisiertes, Richtlinien-basiertes Verschieben Transparent für Anwendungen Erhält die Integrität der Informationen Setzt existierende Infrastruktur wirksam ein Performance Disk (FC) Fibre Capacity Disk ATA Technologie ATA Disk array Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Fixed Content CAS Tape Offline Media 30 60 90 120 Tage seit Erstellung : EMC

138 Regelbasierte Datenmigration
Mögliche Kriterien, z.B. Firmenrichtlinien zur Content-Verwaltung Informationstyp / Datentyp / Dokumentenklasse Alter der Information Statusinformationen Aufbewahrungsfristen Anforderungen an den Informationszugriff Sicherheitsregeln Vernichtungsregeln. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

139 Regelbasierte Datenmigration in ECM-Systemen
Fast alle ECM-Systeme bieten regelbasierte Ansätze für das Speichermanagement innerhalb HSM-Modul Zusätzliche Module, z.B. FileNet P8 Active Storage and Retrieval Services (ASAR) Mobius ViewDirect Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

140 Regelbasierte Datenmigration Weitere Hersteller
Beispiele Atempo Archive Server (AAS) – Ergänzung zu Datensicherungslösungen Enigma SmartMove – Storage Management FujitsuSiemens DiskXtender Hitachi Content Archive Platform (HCAP) Quantum StorNext Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

141 Beispiel: Aussonderung elektronischer Akten in DOMEA
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142 Standardisierung in RAID und unterschiedliche Ansätze verschiedener Hersteller
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143 RAID – Redundant Array of Independent Disks
Organisation mehrer Festplatten eines Computers zu einem logischen Laufwerk Standardisierung durch RAB (RAID Advisory Board) Ziele Höhere Ausfallsicherheit Bessere Performance Speichervirtualisierung Nutzung mehrerer preiswerten Festplatten statt einer teuren Einfache Wartung und Skalierung RAID-Level spezifiziert die Art des Zusammenwirkens der Festplatten. Am gebräuchlichsten sind RAID 1 und RAID 5, diverse weitere Standards wie RAID 0 (reine Virtualisierung ohne Redundanz, RAID 10 und diverse andere. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

144 RAID 0 Reine Speichervirtualsierung
Die Festplatten werden in zusammenhängende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt. Bei Ausfall einer Platte können deren Daten nicht mehr vollständig rekonstruiert werden Betriebsunterbrechung bei Ausfall einer Festplatte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : Wikipedia © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

145 RAID 1 Mirroring Ein RAID 1 System besteht mindestens aus zwei gespiegelten Festplatten Volle Redundanz der gespeicherten Daten Hohe Ausfallsicherheit:, zum Totalverlust der Daten führt erst der Ausfall aller Platten Zur Erhöhung der Sicherheit kann ein RAID-1-System beim Lesen die Daten auf beiden Festplatten abgleichen RAID 1 sorgt natürlich weder für die Konsistenz der Daten noch für Transaktionssicherheit. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : Wikipedia © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

146 RAID 5 Virtualisierung + Mirroring (1)
Vorteile im Durchsatz beim Lesen von Daten bei relativ geringen Kosten Die am weitesten verbreitete RAID-Variante. Zweiphasiges Schreibverfahren Die einzelnen Festplatten werden in aneinander grenzende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt. Die Nutzdaten und die Redundanzdaten (Paritäten) werden auf alle Festplatten verteilt. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : Wikipedia © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

147 RAID 5 Virtualisierung + Mirroring (2)
Redundante Speichermenge = Größe der kleinsten Platte im Array Die nutzbare Gesamtkapazität s × (n − 1) s: kleinste Platte im Array n: Anzahl der Platten 4 Platten à 300 GB ergeben 900 GB Nutzdaten Zur Berechnung der Parität wird aus zwei Bitfolgen mittels XOR-Verknüpfung die Parität gebildet, so dass eine Bitfolge verloren gehen kann und mit der anderen und der Parität die erste wiederhergestellt werden kann. Bei RAID 5 ist die Datensicherheit des Arrays beim Ausfall von maximal einer Platte gewährleistet. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : Wikipedia © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

148 RAID – Beispiele für weitere Levels
RAID 2,3,4,6 heute kaum mit praktischer Bedeutung RAIDn: Entwicklung von Inostor (Tanberg Data), flexible Definition Anzahl der Festplatten, die ohne Datenverlust ausfallen dürfen, z.B. RAID(6,3). RAID(n,1) entspricht RAID 5. RAID DP: Entwicklung von Network Appliance auf Basis von RAID4 RAID-Kombinationen: Zusammenfassen von RAIDs zu RAID-Arrays, Beispiel RAID10-Vebund, ein RAID 0 über mehrere RAID 1. Dabei werden die Eigenschaften der beiden RAIDs Sicherheit und gesteigerte Schreib-/Lesegeschwindigkeit optimiert. Benötigt mindestens vier Festplatten. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle : Wikipedia © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

149 IBM TotalStorage SAN Volume Controller (SCV)
Seit 2003 verfügbar Mehr als 50% Marktanteil gemessen am „gesamten virtualisierten Speichervolumen“ (IBM-Angabe) Bis zu 1024 Hosts, bis zu 4094 virtuelle Disks Geclusterter Cache à 8 GB Je 4 Ports mit bis zu 4 GBps pro Server Unterstützt Speichersysteme von IBM, EMC, Hitachi, Sun, Hewlett Packard, NetApp, Bull, Fujitsu, NEC Unterstützt SAN-Switches von Brocade, McDATA, Cisco, CNT Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: IBM

150 EMC Invista Netzwerk-basierte Speichervirtualisierung mit hoher Performance auf intelligenten SAN-Switches. Out-Of-Band-Implementierung Bis 4 PB!!! Bis 3750 Virtual Volumes Untestützt Controller von Cisco und Brocade Storage Extent Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Logical Volume Storage Volume Storage Element Storage Extent

151 SUN StorageTek Virtual Storage Manager (VSM)
Virtuelle Bandverwaltung für Mainframes Server + Speicher + Software Lese- und Schreibzugriffe auf virtuelle Devices 256 Virtuelle Tape Drives Kapazität 800 GB – 28 TB 4-6 Kanäle Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: SUN

152 NetApp V-Series Netzwerkbasierte Speichervirtualisierung
Load Balancing Unterstützt HDS, HP, EMC, IBM und Fujitsu sowie Fibre-Channel Switches von Brocade, McDATA und Cisco Bis 504 TB Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: NetApp

153 Hitachi Speicherarchitektur
„Service Oriented Storage Solutions“ Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: Hitachi

154 Hitachi Universal Storage Platform (1)
Virtualisierung auf Speicherebene Bis 68 GB/s Bandweite Serverunabhängig Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: Hitachi

155 HP StorageWorks 200 Storage Virtualization System
Virtualisierung auf Speicherebene Basierend auf HP StorageWorks XP12000 and XP10000 Disk Array Management Software für die HP Disk Arrays Software für die Speichervirtualisierung Bis 16 PBytes virtueller Speicher verwaltbar Software für Tiered Storage Weitere Softwareoptionen Quelle: HP Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

156 1.5 Wichtige Rahmenparameter beim beim Aufbau eines ILM
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157 Ein zukünftiges Speichernetzwerk?
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

158 Speicherhierarchie Anordnung von Speichern nach Zugriffsgeschwindigkeit Bsp. PC: Prozessorregister Prozessor-Cache RAM Festplatte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: Uni Tübiungen

159 Speicher Technologie & Speicher Funktionen
Online – Aktive Daten Near-Online – bis1 Jahr Nearline – 1-5 Jahr aktiv Offline – 5-10 Jahre aktiv Archive – 5-30 Jahre Speicher Technologie Speicher Funktion FC oder SCSI SATA oder FATA Tape / Automation Tape/Disk und/oder Optical Optical Aktive Daten; RAID SLA´s; CA Volumes; Instant Recovery Clones, Snapshots, Data Replication; Backup to Disk; Fast Recovery Backup/Recovery; Off-Site Recovery HSM, Kurzzeit Archiv Langzeit Archivierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

160 Datensicherheit (1) Allgemein:
Gesetzliche Regelung und technische Maßnahmen, durch die die unberechtigte Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe schutzwürdiger Daten verhindert werden soll Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

161 Datensicherheit (2) Ziel:
Persönlichkeitsrechte des Menschen vor den Folgen der Erfassung seiner Individualdaten bei der manuellen und automatischen Datenverarbeitung zu schützen In Deutschland geregelt durch: Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung Seit dem im BDSG verankert (Quelle: Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

162 E-Mail-Problematik und ILM (1)
Original ? ein Empfänger mehrere Empfänger ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger Verteiler, viel bcc: Empfänger Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

163 E-Mail-Problematik und ILM (2)
Umschlag Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog mit Text © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

164 E-Mail-Problematik und ILM (3)
mit Text und Attachment Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog Word PDF mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

165 E-Mail-Problematik und ILM (4)
mit Text und eingebetteter Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog Word PDF Mehrfach geschachtelte mit enthaltener und Attachments PDF © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

166 E-Mail-Problematik und ILM (5)
mit HTML Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

167 E-Mail-Problematik und ILM (6)
ohne Signatur mit fortgeschrittener Signatur mit qualifizierter Signatur nur Umschlag signiert Umschlag mit Attachment signiert nur Attachments signiert gemischt signierte und unsignierte Attachments Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

168 Probleme bei der Speicherung und Löschung privater E-Mails
Wenn die private Nutzung eines Firmen-Accounts zugelassen ist… Arbeitgeber ist TK-Anbieter und unterliegt dem Telekommunikatonsgesetz Löschung von s, auch die von ausgeschiedenen Mitarbeitern ohne Zustimmung verboten (Strafbare Unterdrückng von Daten!) Jeder Versand, auch der mit unerwünschtem Inhalt, ist erlaubt (Verletzung der Ungestörtheit des TK-Verkehrs) Abwehr von Spam-Mails kritisch Ausnahmen: Bedrohung des Unternehmens, virenverseuchte s  Betriebsvereinbarung anstreben !!! Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

169 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)
Grundanforderungen Lösungen der beschriebenen Verwaltungsproblemen Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten Empfänger sichere, unveränderbare Speicherung Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und Antworten Erzeugung von Rendition zur Sicherstellung langfristiger Lesbarkeit Nachweis der Quellen Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und Attachments Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

170 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)
Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen Hohe Skalierbarkeit Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten Mails Komprimierung der archivierten Dokumente. Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes Single Instance Archivierung Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

171 Strategien der E-Mail-Archivierung
Vollständige Archivierung Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments Selektive Archivierung Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

172 Vollständige Archivierung
Vorteile: Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen Möglichkeit der Prozessintegration Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers Nachteile: Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz Meist kostenintensivste Lösung Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

173 Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments
Vorteile: Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen. Nachteile: Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt. Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig. Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

174 Selektive Archivierung
Vorteile: Filterung unerwünschter Mails. Reduzierung des Speicherplatzbedarfs. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen Nachteile: Sehr aufwändig Filterkriterien extrem schwierig zu definieren Bei ungenauer Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

175 Speicherkonsolidierung
Mrd Der Content “Big Bang“ als Notwendigkeit für ILM Mrd Mrd Mrd Gigabyte Mrd Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Mrd v.C Höhlen- malerei Werkzeuge 3500 Schrift 105 Papier 1450 Druck 1870 Elektrizität, Telefon 1947 Tran- sistor 1950 Computer Späte 1960s Internet 1993 Das Web

176 Speicherkonsolidierung
Ausnutzung der verfügbaren Speicherkapazität Schneller Zugriff Zusammenfassung unterschiedlicher Informationsquellen Zentrales Management der Speichersysteme Hohe Verfügbarkeit Flexibilität beim Ausbau für zukünftige Anforderungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

177 HDS : Speicherkonsolidierung
Sun Production Windows Production Windows Development Hitachi Universal Storage Platform Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Mirrored FC Hitachi Thunder 9585V RAID 5 & SATA © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : HDS

178 NetApp Multistore : Speicherkonsolidierung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Quelle : NetApp

179 IBM : Speicherkonsolidierung
IBM DS4100 storage server IBM SAN switch Windows Server Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 UNIX Server © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Web-Server

180 HP : Speicherkonsolidierung
Active Server Fibre Channel Bus Standby Server Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Capacity Disk MSA1500 48 x 250Gb 10 TB / Netto Performance Disk 1,1 TB /Netto (SCSI) Capacity Tape MSL6060 2x LTO460 10 TB / Netto © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

181 Verfahrensdokumentation nach GoBS
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht  Grundsätzlich empfohlen für alle ILM-Umsetzungen! Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

182 Verfahrensdokumentation Grundlagen
„Code of Practice“ Grundsätze der Verfahrensdokumentation Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

183 Verfahrensdokumentation Bedeutung
Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die Steuerlich / kaufmännische Belege speichern Qualitätsdaten managen Sicherheitsinformationen beinhalten Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

184 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. Wartung 16. Migration Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

185 Verfahrensdokumentation (1)
Struktur einer Verfahrensdokumentation © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

186 Verfahrensdokumentation (2)
Aufbau einer Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation Organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

187 ILM – Ausführung einer Strategie
AUSFÜHREN Beurteilen und Planen ILM Installation der benötigten Komponenten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ERFASSEN Ein iterativer Prozess Quelle : EMC

188 Zyklus – Business Anpassung
Interagieren mit der Unternehmens-Strategie Entwickeln und einhalten eines Speicher-Infrastruktur Modells Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Einführen und erhalten der Speichermanagement Anbindung Implementieren und Erfassen von „business-aware“ Speicher-management

189 Implementierung von ILM : Einzelne auszuführende Schritte
Tiered Infrastructure ILM für einzelne Anwendungen Cross-Application ILM App Daten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Schritt 1 Installieren einer Tiered Infrastructure Einführen von Infrastrukturklassen Informationen auf geeigneter Infrastrukturschicht ablegen Installieren einer Speicher Management Automatisierung Schritt 2 Installieren von anwendungsspezifischem ILM Definieren von Business und Migrations Richtlinien für unterschiedliche Arten von Informationen Installieren von ILM Komponenten für Grundlegende Anwendungen Schritt 3 Unternernehmensweites ILM Implementierung von ILM für alle Anwendungen Richtlinien-basierte Automatisierung Komplette Sichtbarkeit aller Informationen Quelle : EMC

190 Umsetzung von ILM in fünf Schritten
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191 Dreijahres TCO Schätzung für typische große Unternehmen*
100 83-90 64-66 52-54 ILM Implementierungsschritt Baseline Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Inkrementelle TCO Reduzierung 10 – 17% 23 – 26% 17 – 20% Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Networked storage Speicher automatisierung Speicher-konsolidierung Anwendungsspezifisches anordnen der service level (basierend auf Business Richtlinien) Bessere Kontinuität und Compliance Auto-matisiertes Management Service levels für gesamte Unternehmensdaten Drivers of reduction with step implementation *Das Unternehmen hat 750 TB an Basisdaten; Die TCO Kalkulation bezieht Business Kosten mit ein (z.B., Datenverlust, Compliance, Downtime, und Suchzeit für Daten) Quelle : EMC

192 Diskussion PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Management Circle ILM
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193 2.1 Die elektronische Archivierung
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194 Archiv Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

195 Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme
Speicherung aller Arten von Informationen Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Eigener Recherche-Client oder Integration in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Modular ausbaubar Schutz für den Zugriff auf Informationen Sicherheit der Systeme Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

196 Der neue Dokumenten-Begriff
Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein Dokument kann heute alles sein gescannte Faksimiles s mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen mehrdimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

197 Gleichstellung von Dokumenten
Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

198 Das elektronische Dokument
Elementar Komplex Container Einseitiges FAX Textdatei mit eingebunden Vorgang Information 1 Bild / Grafik Textdatei mit Bild / Grafik Textdatei Audio Tabelle Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Information 2 Einseitiges FAX Information 3 Tabelle © PROJECT CONSULT 2002

199 Das elektronische Dokument im Content - Management
Struktur und Layout Meta-Daten und Attribute © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Inhalt © PROJECT CONSULT 2002

200 Architektur von Archivsystemen DREI Architekturen im Wettbewerb
Host & Legacy Client/ Server WebServer Portal © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer versus versus Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 To understand what is driving today’s IT management, it’s helpful to think back to “the old days,” when: Data, applications and users were all safely contained within the four walls of the enterprise. The introduction of client-server computing, with individual PCs and workstations running software applications locally, created new complexity in managing this increasingly heterogeneous environment. Management focused on the physical systems and the network- desktop PCs and workstations, and managing the network. Even at that time, managing diverse types of information and departmental document silos, was a challenge.

201 Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (1)
Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

202 Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (2)
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Modulare C/S-Anwendungen Web-Server Engines Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die DMS-Applikation einge- bunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Traditionelle monolithische Anwendungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

203 Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (3)
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Web-Server Engines Jukebox Workflow DMS Anwendungen Client Server Dienste DMS- Repositories Benutzeroberfläche Index- DB DMS als Master- Anwendung Modulare C/S-Anwendungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

204 Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (4)
Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Anwendung Client DMS Workflow DMS Enabling Anwendung Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Anwendung Server Dienste Workflow DMS Engine DB DMS- Repositories Jukebox

205 Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (5)
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Server Dienste DMS- Repositories Browser Applet Jukebox Service Web- Web-Server Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

206 Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur (1)
Recherche-Client “Enabling” Oberfläche Anwendung Client Lokales Lokales Viewer- Viewer Dokument - Dokument - Anzeige- Anzeige- Zugriff ten - Mana - Zugriff ten - Mana - komponente komponente gement gement Verschiedene Schnittstellen Fax- Group - Autori - Interface ware - Workflow sierung - Ablage- Interface Interface Konverter Unique Lokali - Daten- Versions - Identifier sierer Cache bank Management Ebene ... Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Benutzer- FAX Notes Workflow verwal - tung ... © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Eine Archivsystemschnittstelle Archiv- IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung Ebene

207 Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur (2)
FAX Viewer Applet SAP Work- flow Scan- nen Recher- che Office- Integration Anwen- dungs- Enabling Single Login Benutzer- verwal- tung FAX Dienst Dienst Web- Service SAP Work- flow- Engine dynami- sches DMS © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Ablage-Ebene Index-DB Zugriffschutz Sicherheit Zugriffschutz Sicherheit Archiv-Ebene

208 Architektur von Archivsystemen Archiv-Ebene (2)
Schnittstelle zur Indexdatenbank Schnittstelle zum Ablagesystem IRS Information Retrieval System Verwaltungssoftware für die physikalische Adressierung der Informationsobjekte Pflegesoftware IRS DB Offline Archiv Online Archiv Treibersoftware Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ausgelagerte Offline-Medien Jukebox Laufwerke Jukebox © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer „Nearline“

209 Portale als Zukunftsplattform
Internet Information Aggregation & Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Dokumenten- Management Business Intelligence Portal PC DOCS Hummingbird Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum Gauss Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

210 Enabling Ergänzung vorhandener Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen, damit die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Dank eines solchen DMS-Enablings können DMS-Funktionen integriert werden, ohne dass sie eine eigene Arbeitsoberfläche (DMS-Desktop) benötigen. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

211 Architektur von Archivsystemen Datenbanken
Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

212 Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Pointer Jukebox Referenz- Datenbank Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

213 Architektur von Archivsystemen BLOB-Datenbank
BLOB (Binary Large Object) Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer BLOB-Datenbank Dokument Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

214 Architekturen Vor- und Nachteile
Traditionelle Referenz-Datenbank BLOB-Datenbank / Integriertes Content Management Vorteile Skalier- und Kaskadierbarkeit on-line,near-line und off-line Verwaltung geeignet für große Mengen Geschwindigkeit Bearbeitung keine separaten speziellen Subsysteme Nachteile Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware Schlechte Skalierbarkeit Replikation bei großen Mengen Unveränderbarkeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

215 Empfehlung Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

216 2.2 Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Archivsystem
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

217 Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
„Die Ansprüche sind hoch und die Budgets sind niedrig. Da machen die Projekte keinen Spaß.“ Key-Account Manager, Public Sector eines namhaften Anbieters Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

218 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt DFÜ - Attachment - Signatur - Verschlüsselung Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigennutzung Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WF DMS Akte Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Eigenbestimmt Fremdnutzung - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Archiv DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung Aus- sonderung Historisches Archiv

219 Erfassung und Speicherung
Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern) Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

220 Erfassung Arten von Daten und Informationen die erfasst werden
Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Kodierte Informationen (WORD, etc.) Arten der Erfassung von Informationen vollautomatisch (OCR, ICR) teilautomatisch manuell Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

221 Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich
Frühes Erfassen Signatur Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Basis- index. & Routing Post- eingang Visuelle QS Sach- bearbeitung Scannen Retrieval Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv

222 Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
Paralleles Erfassen Signatur Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich Index. & Routing Post- eingang Sach- bearbeitung Visuelle QS Scannen Retrieval Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv

223 Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
Spätes Erfassen Signatur Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich Sach- bear- beitung Option. Indizie- rung Index. & Routing Post- eingang Scannen (teilautom.) Visuelle QS Retrieval Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv

224 SAP Document Archiving Eingangsdokumente
Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM Paper Barcode Posting Automated linking Late scanning Abcdef ghijklmn Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

225 Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen
Vorteile Nachteile früh Steht sofort elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung Ortsunabhängige Weiterverarbeitung Verteilung Aufwendige Erfassung Aussonderung irrelevanter Informationen Indizierung vor Bearbeitung parallel Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen spät Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung Zusammenhänge der Dokumente gesichert Unnötiges fällt weg Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

226 Versicherung Posteingangsverarbeitung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

227 Automatische Posterfassung
Automatische Klassifikation automatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien neuronale Netze Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in unkontrollierbare Zustände versetzen Regel-basierte Ansätze Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

228 Automatische Klassifikation Beim Scanvorgang
Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

229 COLD Definition COLD: Ursprünglich für Computer Output on Laserdisk
Heute: Archivierung von strukturierten Daten als Listen (Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung) Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und Layout-Informationen (Druck-Output) Migration mit Übernahme von Daten und Objekten zur Füllung von Datenbanken und Repositories COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-Schnittstelle für das Archiv Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

230 COLD Prozesse Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv:
Daten Indexeinträge Output- Objekte Importfähige Objekte Archivobjekte © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv: Indizierung Archivobjektbildung Index-DB: Primär-und Sekundär-Index Volltext Speicher: Einzelobjektarchivierung Containerarchivierung © PROJECT CONSULT 2002

231 COLD-Archivierung im Umfeld SAP
Ausgehende Belege sind: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen, Schriftverkehr, Prozessmeldungen, etc. Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”: nur drucken nur archivieren drucken und archivieren Erzeugte Formate: Alter Standard OTF abgelöst durch PDF (ab 4.0B) Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

232 SAP Document Archiving Ausgangsdokumente, Reports
Client / Server ABAP/4 FI CO AM PS WF IS MM HR SD PP QM PM NAST Index Export Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Abcdef ghijklmn

233 R/3 Data-Archiving Archiving - object Records R/3 Database Archive-
files External Archiving System Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

234 Indizierung Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet Unterschiedliche Methoden: Volltext Indizierung Manuelle Indizierung Automatsche Klassifikation Automatische Teilindizierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

235 Speicherung (1) Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek) Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des zentralen Archives) Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter) Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

236 Speicherung (2) Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

237 Speicherung (3) Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

238 Transaktionsarchivierung
Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

239 Transaktionsarchivierung Darstellung
http: https: Application Server / Portal Browser Log-Datei Screen-Dump Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Archiv

240 Transaktionsarchivierung Probleme
Menge / Relevanz Was sind kaufmännische und vertragsrelevante Daten? Ausschuss / Nutzung MMCRS (Multimedia Clearing Right System) DRMS (Digital Right Management System) Formate User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

241 Transaktionsarchivierung Empfehlung
Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

242 Logisches Löschen „Ungültig setzen“ in der Index-Datenbank Das Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden) Protokollierung von Löschungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

243 Logisches Löschen auf WORM
„Ungültig setzen“ in der Index-Datenbank Das Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden) Protokollierung von Löschungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

244 Physisches Löschen auf WORM
„Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument löschen A) problematisch: Operationen auf dem Medium B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten träger vernichten Protokollierung von Löschungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

245 Berechtigungssystem (1)
Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Berechtigungen: Benutzer: Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden. Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

246 Berechtigungssystem (2)
Berechtigungen: Dokumentklasse: Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

247 Schutz Zugriffs- und Datensicherheit
Verfügbarkeits- und Reproduktionssicherheit der gespeicherten Informationen Migrationssicherheit Investitionssicherheit "Revisionssicherheit" Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

248 Problem der unterschiedlichen Zielrichtungen des Datenschutzes
Datenschutz von persönlichen und privaten Daten betrieblicher Geheimnisse und betrieblichen Wissens Kundeninformationen aus der geschäftlichen Tätigkeit Information verbundener Dritter und Partner Interessenteninfomationen aus der Akquisitionstätigkeit Abwägung konkurrierender Interessen? Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

249 Datensicherheit und Datenschutz
Software- komponenten Benutzer- profile Hardware- komponenten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 organisatorische Planungen Migration datenschutz- rechtliche Vorschriften

250 Sicherheit Ein Medium allein ist nie sicher genug Sichere Auslegung
Mehrere Kopien Regelmäßiges Testen der Kopien auf Lesbarkeit Regelmäßiges Migrieren Sichere Auslegung Auslagerung Medien Sicherheitsrechenzentrum oder doppelte Auslegung in getrennten Gebäuden Fallback Konzept Testen der Sicherheit Identifizierbarkeit der Sicherungen Verzeichnis zur Lösung des Problems divergenter aber z.T. redundanter Inhalte unterschiedlicher Aktualität auf verschiedenen Medien Konfigurationsmanagement Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

251 Sicherheit Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

252 Datenbank Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User) Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv Unterschiedliche Typen: Volltext Datenbank Relationale Datenbank BLOB Datenbank Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

253 Konverter Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht Hinzufügen des Headers bei der Archivierung Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus dem Archiv Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

254 Protokollierung Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS
Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“ Protokollierung von: Wartung und Softwareupdates Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten Änderung am Datenmodell Fehlern Verlustbehafteten Konvertierungen etc. Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

255 Anwenderfunktionalität
Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente, wie Markierungen, Annotationen, das Extrahieren und gemeinsame Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

256 Administrationsfunktionalität
Zugriff auf Dokumenten-Services Administration des Systems, der Datenbank und der Speicherumgebungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Definition und Pflege der Benutzerprofile Sicherheit und Zugriffsrechte auf die Informationen Backup und Recovery von Daten und Dateien, die mit den Dokumenten in Verbindung stehen Konfiguration und Monitoring von Speicher- und CPU-Ressourcen, um eine optimale Performance zu gewährleisten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

257 Betriebsanforderungen Bedingungen
Aufstellung Zugangskontrolle Server und Jukeboxen abschließbar Klimatisierung Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc. Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Handhabung von Speichermedien Sicherungskopien Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien Überprüfung und Wartung Routine-Untersuchungen Dokumentation Präventive Wartung und Tests Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

258 Betriebsanforderungen Prozesse
Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

259 Notwendige Infrastruktur schaffen ...
Elektronische Archivierung Effizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten DataWarehouse Zusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung Groupware, Workflow Kooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten Integrierte Internet-Präsenz Verknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung Knowledge Management Kontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender Funktionalität Unterstützung von Vorort- und Heimarbeit Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

260 Restart - Wiederanlauf
Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des Informationsadressierungssystems Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen. Bereits gelöschte Information kann wiederkommen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

261 Verfahren zum Wiederanlauf
Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

262 Teil-Recovery Problemsituation: Definierte Teile des digitalen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Speicherortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen! Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

263 Voll-Recovery Problemsituation: Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen Voll-Recovery Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den Speichermedien selbst Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt. Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen! Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

264 Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
Herkömmlich: Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr ausreichend) Zusätzliche Sicherung über WORM Speicher: Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der digital-optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

265 2.3 Speichertechnologien im Vergleich
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266 Steintafeln Seit 5.000 Jahren bewährtes Medium
Extrem gut geeignet für die Langfristarchivierung Extrem lange Aufbewahrungsdauern nachgewiesen Geringe Speicherkapazität Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

267 Standards von Speichermedien
Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) WORM Tape Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Alternative digitale Archivspeichermedien: Festplattensysteme Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

268 Datensicherheit digitaler optischer Medien - Technische Datensicherheit
wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner Bit Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren etwa 1000 Gigabyte oder ca Stunden ununterbrochener Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und direkter physikalischer Zerstörung erforderlich Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

269 Standards von Speichermedien WORM (Write Once Read Many)
Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien Auf älteren Systemen Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ Neue Entwicklung UDO speichert bis zu 30 GigaByte pro Medium Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering Teure Medien Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

270 Neuer Standard für 5 ¼„-UDO-WORM
UDO = Ultra Density Optical Von Plasmon entwickelt Phase Change-Technologie („True Worm“!) 30 GB Kapazität Seit Cebit 2007: 60 GB In der Entwicklung: 120 GB pro Medium Neuer Industrie-Standard 350 der ECMA Laufwerke sind zu MO-Standard aufwärtskompatibel Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

271 Standards von Speichermedien CD (Compact Disk)
CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-RW (ca fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-I (Interaktive Spiele etc.) Photo-CD CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) Lesbarkeit der Daten Jahre Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) Günstige Medien International standardisiert Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

272 Standards von Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk)
Gleiche Abmessung wie eine CD Nicht standardisiert Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) und andere Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) Teurere Medien als CD Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

273 DVD-Weiterentwicklungen Blu-Ray
Blu-Ray-Disk: Blue-ray Disk Association (2002) bestehend aus , Panasonic, Pioneer, Philips, Sony, Thomson, LG Electronics, Hitachi, Sharp und Samsung 25 GB / 50 GB Kapazität 36/72 Mbit/s Lesezugriff IN USA und Japan nach Wikipedia bereits Quasi-Standard für Player und Spiele Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

274 DVD-Weiterentwicklungen Alternativen zu Blu-Ray
HD DVD HD DVD Promotion Group mit u. a. NEC, Microsoft, Toshiba, Intel, IBM, Hewlett Packard und Time Warner 15 GB / 30 GB Kapazität Player seit 2006 u.a. von Toshiba VMD Versatile Multilayer Disc New Medium Enterprises (NME) theoretisch bis 100 GB Kapazität, aktuell 40 GB Derzeit 40 MBit/s Kaum verbreitet („Bollywood-Filme“) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

275 Der Speicher für WORM/CD/DVD: Die Jukebox
„Online“ Medium befindet sich im Laufwerk „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt „Offline“ Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“ Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

276 „Selbsttragende“ Medien
Vorteile „Selbsttragender“ Medien Unabhängigkeit vom ERP-System Unabhängigkeit vom Archivsystem Dennoch muss auf die langfristige Lesbarkeit des Speichermediums geachtet werden (Kompatibilität des Betriebssystems!) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

277 WORM Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)
Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

278 WORM-Tapes Entwicklung der Speicherkapazitäten
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: SUN

279 Festplattenspeicher Z.B. Centera von EMC Einfaches Management
Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Ein 19“-Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

280 Festplattenspeicher CAS Content Adressed Storage (z.B. Centera von EMC2) Unabhängig von der Anwendung Signatur aus dem Inhalt des Objekts Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird automatisch eine neue Version erzeugt Die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information wird durch die Software sichergestellt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

281 Festplattenspeicher EMC Centera (1)
Einfaches Management Relativ schnelle Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Bis zu 5, TB pro 19“ Rack Gespiegelt 2,3 – 28,8 TB insgesamt bis zu mehreren Petabyte ausbaubar Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: EMC © PROJECT CONSULT 2002

282 Festplattenspeicher EMC Centera (2)
Anbindung über native Schnittselle oder über CUA Mit Integrierten Applikationen Centera API (CAPI) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ohne integrierte Applikationen Quelle: EMC NFS oder CIFS CAPI Centera Universal Appliations- Centera Access (CUA) server © PROJECT CONSULT 2002 Quelle: EMC

283 IBM Ice Cube Projekt Quelle: IBM Moduleare Speicher“würfel“, die „einfach“ zu Quadern zusammengesteckt werden können. Bis zu 27 Module à 27 TB Wasserkühlung über Leiste im Sockel Verbindung über Keramikfelder, keine Stecker, Pins,… Auf ca. 10 Jahre Betriebsdauer ausgelegt Befindet sich derzeit noch in der Produktentwicklung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

284 Speichermedien Aktuelle Richtpreise (2007)
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: SUN

285 2.4 Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management
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286 Records Management ISO 15489
ISO Records Management Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

287 Dokumentenmanagement ISO 82045
Teil 1: Prinzipien und Methoden (2002) Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren und Prozesse Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data Dictionaries Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie Keine Standardisierung von Formaten sondern: ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der beschreibenden Daten zu gelangen die Vereinfachung von Schnittstellen Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

288 Records Management in der öffentlichen Verwaltung
International ICA Europa MoReq Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

289 ICA Independent Computing Architecture
Von Citrix entwickelte Architektur für Server Based Computing Arbeitet mit Windows-NT- oder Windows-2000-Server Soll Verteilung von Anwendungen und administrativen Aufgaben vereinfachen, indem es ressourcen-erweiternde Merkmale zur Verfügung stellt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

290 MoReq (1) MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records In Auftrag gegeben und entwickelt für den Gebrauch in der Europäischen Union MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management- und Archivsystemen Fokus liegt auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

291 MoReq (2) Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa Identifier Name Descriptive keywords Description Date opened Date closed Person or post responsible for maintenance Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

292 MoReq (3) User group access rights User access rights
Security category Rule(s) for closing volumes User-defined metadata elements Deletion date Deleted by Retention schedule Classification history Reason for re-classification Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

293 MoReq2 MoReq2 ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq
verbessert und erweitert MoReq aktualisiert MoReq in Bezug auf neue Technologie und Regularien modularisiert MoReq ergänzt MoReq um Testkriterien und ein Zertifizierungsverfahren Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

294 Model Requirements Neuheiten in MoReq2 (1)
• Schaffung einer flexibleren Struktur Berücksichtigung nationaler Anforderungen, Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergänzungen), Definition optionaler Komponenten für unterschiedliche Umgebungen und Anforderungen (Ergänzungen und Verschiebungen in der Struktur) • Erweiterung des Basismoduls Zugriffsverwaltung (Ergänzungen), Aufbewahrungsfirsten und Vernichtung (Ergänzungen), Export, Übertragung und Dokumentenaustausch (Ergänzungen; teilweise neu), langfristige Bewahrung (Ergänzungen), konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten (Ergänzungen). Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

295 Model Requirements Neuheiten in MoReq2 (2)
• Schaffung neuer optionaler Module Content-Management-Systeme (neu), Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen und Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional verschoben), Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) und Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu) Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, wird verschoben) Kryptographie, Verschlüsselung, Wasserzeichen, Digital Rights Management (vorhanden, teils neu, wird verschoben) Interoperabilität und Offenheit (vorhanden) dezentrale Systeme (neu) • Entwicklung eines MoReq Compliance Tests Beurteilung von Produkten (neu) Entwicklung von standardisierten Testskripten (neu) Unterstützung einheitlicher MoReq-Compliance-Evaluierungen durch Tests (DLM Forum, DLM-Network EEIG) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

296 Records Management in der öffentlichen Verwaltung
National Australien VERS Deutschland DOMEA England TNA Frankreich AFNOR Italien Protocollo Luxemburg SEL GED Niederlande ReMANO Norwegen NOARK Österreich ELAK Schweiz GEVER USA DoD 5015 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

297 Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)
Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren 1. Version vom 1997 Aktuelle Version 2.1 seit 2005 Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund (aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene) Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger) Aktuell nur eine geringe Zahl von Zertifizierungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

298 Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (2)
Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen: Schriftgutverwaltungssystem Verwaltung von Metadaten Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte Dokumente Elektronische Aktenablage Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte (Fax, , elektronische Dokumente, Scannen) Vorgangsbearbeitungssystem Erweiterung der elektronischen Aktenablage um Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

299 Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (3)
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: © PROJECT CONSULT 2002

300 Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept
Elektronische Vorgangsbearbeitung IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten E-Verfügungen und GG-Vermerke Laufwegsteuerung, Standardlaufwege Recherche in Meta- und Primärinformationen Volltextrecherche Elektronische Aktenablage digitaler Nachweis elektronischer Akten Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung Übernahme von Fax, , E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte Elektronische Schriftgutverwaltung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen Recherche in

301 Beispiel: DoD DoD : Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

302 Records Management außerhalb der öffentlichen Verwaltung
Pharma: GMP, FDA Industrie / Anlagenbau: DIN-Normen, Qualitätsrichtlinie Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II Versicherungen: Verträge, Rückversicherungs-verträge, v. a. bei hohen Risiken Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen generische Anforderungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

303 Records Management in der Privatwirtschaft
Der ISO-Standard Records Management beschreibt auch für die Privatwirtschaft die Best Practices im Umgang mit Geschäftsunterlagen: „Die Standardisierung von Records Management Richtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allen Geschäftsunterlagen angemessene Beachtung und Schutz zukommt, und dass die Fakten und Informationen, die sie beinhalten, effizienter und effektiver gefunden werden können, indem standardisierte Verfahren und Prozeduren verwendet werden.“ Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

304 Dokumenten-Standards
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

305 Tagged Image File Format TIFF
Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt ISO Standard Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird nicht unterstützt, dadurch manchmal Probleme mit Erweiterungen in den Multi-Page-Varianten der Hersteller Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden Nach wie vor de facto Standard für revisionssichere Archivierung Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

306 Joint Photographic Expert Group JPEG
Seit 1992 Standard in der Kompression von Farb- und Graustufenbildern Bis zu 16,7 Mio. Farben darstellbar Kein Copyright Beinhaltet Verfahren, die selektiv einzelne Bildinformationen löschen Kompressionsrate ist in der Regel einstellbar. Bei einem Kompressionsfaktor von 75% kann das menschliche Auge kaum Unterschiede zum Original feststellen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

307 Joint Photographic Expert Group JPEG 2000
JPEG2000 ist seit dem offizieller Standard der ISO „Wavelet-Technologie“ Neuer weltweiter Kompressionsstandard für statische Bilder, Endung .jp2 Bild wird vor der Kompression analysiert und Bildflecken werden reduziert Höhere Kompressionsraten und bessere Bildqualität als JPEG und TIFF, bis Faktor 100 Kann digitale Wasserzeichen speichern Verlustfreie Speicherung möglich Patentstreit noch nicht vollständig beigelegt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

308 Portable Document Format PDF
Von der Firma Adobe entwickelt Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von Textverarbeitungsprogramm und/oder Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer originalgetreu zu nutzen Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und Schriftinformationen des Originals unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften erfüllt PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps) Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen PDF-Viewern gelesen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

309 PDF (2) Vorteile: Nachteil:
Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert werden Hohe Wiedergabetreue Systemunabhängig Suche innerhalb von Dokumenten möglich Kann von Suchmaschinen indiziert werden Kann elektronische Signaturen aufnehmen Nachteil: Kann relativ leicht manipuliert werden Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

310 PDF als ISO-Norm PDF/X: PDF ist als Standard in der ISO Norm als PDF/X-3 definiert (Format für Druckvorstufe) PDF/A: ISO (Sept. 2006). Für die Archivierung geeignetes Langzeitformats. Basiert auf PDF 4. Einschränkungen gegen PDF/4: Schriften müssen zwingend in das Dokument eingebettet werden Eingebettete Audio- und Videodaten sind verboten Keine Nutzung von JavaScript Kein Hyperlinks PDF/E: Im Standardisierungsprozess für Ingenieurformate (CAD,…) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

311 eXtensible Markup Language XML (1)
DTD, Schema Inhalt XSL (Layout) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 XML © PROJECT CONSULT 2002

312 eXtensible Markup Language XML (2)
Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten Echte Untermenge von SGML (SGML light) kein Binärformat sondern Textformat XML-Dokumente bestehen aus den Teilen Definition (DTD) und Instanz DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

313 eXtensible Markup Language XML (3)
Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen: RDF Resource Description Framework Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben Metasprache für Metadaten Kern der Umsetzung bildet XML DTD Document Type Definition Sprache zur Definition von XML-Vokabularen Schemata Nachfolger der bekannten Document Type Definition (DTD) Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

314 eXtensible Markup Language XML (4)
<?xml version=“1.0“?> <!DOCTYPE [ <!ELEMENT (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)> <!ELEMENT TO (#PCDATA)> <!ELEMENT FROM (#PCDATA)> <!ELEMENT CC (#PCDATA)> <!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)> <!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]> < > <SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT> <BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY> </ > Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

315 Metadaten-Standards PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

316 Dublin Core 1. Titel 2. Verfasser oder Urheber
3. Thema und Stichwörter 4. Inhaltliche Beschreibung 5. Verleger bzw. Herausgeber 6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften 7. Datum 8. Ressourcenart 9. Format 10. Ressourcen-Identifikation 11. Quelle 12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben 15. Rechtliche Bedingungen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

317 XML-Umfeld RDF Resource Description Framework
XMI XML Metadata Interchange Etc. Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

318 MAchine Readable Cataloguing MARC
Standards für die Repräsentation und Kommunikation im Bibliothekswesen, sowie für verwandte Bereiche, in maschinenlesbarer Form Konform mit ISO 2790-Norm Archive setzen sich aus drei Teilen zusammen: Record Structure: Dokumentenstruktur Content Designation: Verwendung Data Content: Inhalt Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

319 Metadata Object Description Schema MODS
Erlaubt die Beschreibung von Informationsobjekten (z.B. Internet-Dokumenten) und verbessert die Interoperabilität u.a. für digitale Bibliotheken XML-Schema für elektronische Elemente. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

320 Schnittstellen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Management Circle
ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

321 Definition von Dokumentenklassen DIN EN 61355
Regelt die einheitliche und herstellerübergreifende Klassifikation und Identifikation von Dokumenten. Wird international unter der Bezeichnung IEC geführt. Anwendungsbereich: Gesamte technische Dokumentation im Lebenszyklus technischer Produkte und nichttechnischer Dokumente. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

322 Open Document Management API ODMA
Ebenfalls ein Standard für Dokumenten-Management-Systeme Definition einer einheitlichen Schnittstelle für DMS-Clients zum Zugriff auf DMS Aktuelle Desktop-Anwendungen können hersteller- und produktübergreifend DMS nutzen. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

323 World Wide Web Distributed Authoring und Versioning WebDAV
Im Oktober 1998 von der IETF (Internet Engineering Task Force) ins Leben gerufen, Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich Die reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um schreibende Zugriffe erweitert. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

324 Java Specification Request JSR 170
Java-Standard von 2003, der den einheitlichen API-Standard für den Zugriff auf Content Repositories und Applikationen definiert, Stellt sicher, dass Unternehmen ihre geschäftsrelevanten Inhalte unternehmensweit effizient ablegen und verwalten können, Durch einheitliches API für sämtliche Content Repositories besteht Unabhängigkeit von proprietären Herstellersystemen. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

325 Java Specification Request JSR 283
Nachfolger des Standards JSR 170, Soll das Zusamenspiel von Content Repositories und Applikationen weiter verbessern und vereinfachen Die Verwaltung von Metainformation und Internationalisierung von Content wird unterstützt. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007

326 eXtensible Access Method XAM
SNIA-Initiative, die aus der Zusammenarbeit von IBM und EMC im Oktober 2004 entstanden ist Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung Vereinfacht das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen: schnellere Erarbeitung und Umsetzung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance, Engere Integration zwischen unterschiedlichen Datentypen und –Gruppen, so dass IT- und Storage-Verantwortliche Informationen effektiver managen können. Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

327 XAM - Entwicklung Quelle: SNIA PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Quelle: SNIA © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

328 Standard-Archivierungs-Modul (1) SAM
Das Bundesarchiv plant ein Standard-Archivierungs-Modul für elektronische Akten als Einer-für-Alle-Dienst (EfA-Dienst) Im Rahmen des Bundesarchiv-Projektes“Aufbau eines digitalen Archivs“ soll die EfA-Dienstleistung die Schnittstelle zwischen Bundesbehörden und Bundesarchiv abdecken Die diversen in den Bundesbehörden eingesetzten Produkte zur elektronischen Aktenführung bzw. Vorgangsbearbeitung sind trotz DOMEA-Zertifizierung nicht hinreichend in der Lage, archivtaugliche Aussonderungsdateien zu erstellen Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

329 Standard-Archivierungs-Modul (2) SAM
Um die Möglichkeit des dauerhaften Zugriffs auf archivwürdige elektronische Unterlagen zu gewährleisten sind plattform und hersteller-unabhängige Standardprogramme erforderlich: Modul, mit dem aus unterschiedlichen Vorgangsbearbeitungssystemen über eine XML-Schnittstelle Daten und Metadaten exportiert und in ein Standardschema umgesetzt werden können. Vierwöchige Pilotphase erfolgreich beendet, Echtbetrieb voraussichtlich ab Ende 2007 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 © PROJECT CONSULT 2002

330 2.5 Zukünftige Herausforderungen für das Information Lifecycle Management
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331 Explosion der Unternehmensinformationen
78% durchschnittliches Wachstum Storgage Demand Petabytes Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Feststehende „unstrukturierte“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten

332 Der Content “Big Bang“ Gigabyte 2005 52 Mrd 2004 36 Mrd 2003 24 Mrd
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Mrd v.C Höhlen- malerei Werkzeuge 3500 Schrift 105 Papier 1450 Druck 1870 Elektrizität, Telefon 1947 Tran- sistor 1950 Computer Späte 1960s Internet 1993 Das Web

333 Zählweisen Yotta Zetta Exa Peta Tera Giga Mega Kilo PROJECT CONSULT
Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Giga Mega Kilo

334 Petabytes an Informationen
100000 10000 Informationszentrisch Netzwerk- zentrisch 1000 PC- zentrisch 100 System- zentrisch 10 Management Circle ILM Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030