1. 1 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer SERinForum – eMail Relevanz Mai 2007 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. 2 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Einführung: Vom Wert der Information Compliance: Rechtliche Anforderungen Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld Lösungen: Management oder nur Archivierung? Prinzipien: 10 Grundsätze zum E-Mail-Management Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und digitalem Vergessen

3. 3 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

4. 4 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Einführung: Vom Wert der Information

5. 5 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Einführung: Vom Wert der Information

6. 6 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

7. 7 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wir können uns der E-Mail Kommunikation nicht mehr entziehen!

8. 8 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wir können uns der E-Mail Kommunikation nicht mehr entziehen!

9. 9 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

10. 10 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance: Rechtliche Anforderungen

11. 11 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance: Rechtliche Anforderungen

12. 12 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

13. 13 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rechtliche Anforderungen in Deutschland

14. 14 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rechtliche Anforderungen in Deutschland

15. 15 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

16. 16 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

17. 17 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

18. 18 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

19. 19 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungen: Management oder nur Archivierung?

20. 20 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungen: Management oder nur Archivierung?

21. 21 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Prinzipien: 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

22. 22 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1) 1.Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2.Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein. 3.Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein. 4.Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5.Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.

23. 23 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2) 6.Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein. 7.Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden. 8.Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 9.Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein. 10.E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

24. 24 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und Digitalem Vergessen

25. 25 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

26. 26 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und Digitalem Vergessen

27. 27 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Sieben Thesen

28. 28 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Webseite, Newsletter, Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com www.PROJECT-CONSULT.com Die Folien und der Text des Vortrages sowie weitere Informationen zum Thema können auf unserer Webseite abgerufen werden.