Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Nội dung chương 4 4.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản
4.2 Định dạng và trang trí 4.3 Bảng biểu 4.4 Trộn thư 4.5 In ấn

4.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay. Microsoft Word có các tính năng : Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác.

4.1.1 Giới thiệu (tt) Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt. Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, marcro, tìm kiếm, thay thế... và một số thao tác tự động khác. Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp các dữ liệu, tính toán tiện lợi cho công tác thống kê, báo cáo...

4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word
Khởi động MS Word 2003 C1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2003 C2: Kích vào biểu tượng MS Word trên màn hình Desktop C3: Start -> Programs ->Run, nhập Winword -> OK

Giao diện cửa sổ MS Word 2003 Thanh tiêu đề(Title Bar) Thanh menu(Menu Bar) Thanh Standard Thanh Formatting Thước(Ruler) Vùng soạn thảo(Text Area) Thanh cuốn(Scroll bar) Thanh Drawing Thanh trạng thái(Status bar)

Thoát khỏi MS Word C1: File-> Exit C2: Kích chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc C3: Nhấn Alt + F4 C4: Nhắp chuột phải vào biểu tượng trên thanh Taskbar, chọn close

Thoát khỏi MS Word Chú ý: Nếu chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện Message Box, chọn: Hủy bỏ lệnh thoát và trở về lại màn hình soạn thảo. Lưu tài liệu và thoát Thoát và không lưu

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word
Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ Bảng mã TCVN3(ABC): có 2 loại: Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn... Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn...H Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH,… Bảng mã VNI: Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI-...

Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ Bảng mã Unicode: Bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong 1 Font chữ duy nhất. Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới. Ví dụ: Times New Roman, Arial,…

Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ Kiểu gõ: Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Hai kiểu gõ thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI. Qui tắc gõ cho kiểu gõ Telex và VNI: Ký tự Â Ê Ô Ơ Ư Ă Đ Kiểu Telex AA EE OO OW; [ UW; W; ] AW DD Kiểu VNI A6 E6 O6 O7 U7 A8 D9 Dấu Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Hủy bỏ dấu Kiểu Telex S F R X J Z Kiểu VNI 1 2 3 4 5

Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey Bộ gõ Vietkey : Bộ gõ Vietkey của tác giả Đặng Minh Tuấn

Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey Bộ gõ Unikey : Là bộ phần mềm miễn phí của tác giả Phạm Kim Long, hiện nay đã có phiên bản 4.0.

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word
Tạo mới một tài liệu C1: Vào menu File  New. Trong Task paners chọn Blank Document. C2: Chọn biểu tượng New trên Toolbars C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Lưu tài liệu: Lưu tài liệu với lệnh Save: Gọi lệnh Save bằng 1 trong các cách: C1: File ->Save C2: Nhấn Ctrl+S C3: Kích nút Save Xuất hiện hộp thoại Save As

Lưu tài liệu: Chú ý: - Thường xuyên Cập nhật thay đổi (nếu cần) cũng bằng 1 trong 3 cách ở trên. - Trường hợp lưu với tài liệu đã được đặt tên, MS Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung tài liệu hiện hành lên chính tập tin đó. Chọn thư mục chứa tập tin Nhập tên tập tin

Lưu tài liệu: Lưu tài liệu với lệnh Save as: Lệnh Save As... cho phép người sử dụng có thể lưu tài liệu đang soạn thảo thành 1 tập tin tài liệu mới với nội dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội dung của tập tin tài liệu cũ. Gọi lệnh Save as: File ->Save as hoặc ấn phím F12, Xuất hiện hộp thoại Save as và thực hiện các thao tác tương tự như hộp thoại Save as của lệnh Save. Chú ý: Ta có thể đặt thời gian lưu tự động trong Tools/ Options

Mở tài liệu đã có: Gọi lệnh Open: C1: File ->Open C2: Nhấn Ctrl+O C3: Kích nút Open Xuất hiện hộp thoại Open:

Mở tài liệu đã có: 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 3. Bấm nút Open để mở tệp

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản
Nhập nội dung vào tài liệu Di chuyển con trỏ văn bản Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau được sử dụng để di chuyển con trỏ: , : Di chuyển con trỏ lên/xuống một dòng. , : Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự. Ctrl +  hoặc : Di chuyển con trỏ sang trái / phải một từ. Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối một dòng hiện hành

Di chuyển con trỏ văn bản (tt) Page Up, Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang màn hình. Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang văn bản. Ctrl + Home, Ctrl + End: Di chuyển con trỏ về đầu / cuối văn bản.

Thao tác trên khối văn bản Chọn khối: Sử dụng chuột: Di chuyển chuột về phía biên trái của văn bản cho đến khi hình ảnh chuột có dạng , khi đó: Chọn từng dòng: Nhắp 1 lần chuột tại dòng muốn chọn Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng kế tiếp Chọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọn Chọn cả văn bản: Nhắp 3 lần chuột liên tiếp hoặc giữ phím Ctrl và nhắp chuột (hoặc vào Menu Edit/ Select All)

Thao tác trên khối văn bản Chọn khối: Sử dụng chuột: Di chuyển con trỏ chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách chọn chọn sau: Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn chọn Chọn một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần muốn chọn, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đó Chọn một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn chọn.

Thao tác trên khối văn bản Chọn khối: Sử dụng bàn phím: Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau: Shift+ hoặc Shift+: Chọn một dòng Shift+ hoặc Shift+: Chọn một ký tự bên trái hoặc bên phải Shift+Home hoặc Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối dòng Shift+PgUp hoặc Shift+PgDn: Chọn một trang màn hình trên hoặc dưới Ctrl+Shift +  hoặc Ctrl+Shift+: Chọn một từ bên trái hoặc phải Ctrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối văn bản. Ctrl+A: Chọn toàn bộ vùng văn bản.

Thao tác trên khối văn bản Sao chép khối: Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước: B1: Gọi lệnh Copy bằng 1 trong các cách: C1: Edit/ Copy C2: Kích nút Copy C3: Kích chuột phải chọn Copy C4: Ctrl+C B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích

Thao tác trên khối văn bản B3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách: C1: Edit/ Paste C2: Kích nút Paste C3: Kích chuột phải chọn Paste C4: Ctrl+V Ngoài ta, ta có thể sao chép trực tiếp bằng cách: Chọn khối văn bản và nhấn Ctrl, đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích.

Thao tác trên khối văn bản Di chuyển 1 khối văn bản: Chọn khối văn bản cần di chuyển và thực hiện các bước: B1: Gọi lệnh Cut bằng 1 trong các cách: C1: Edit/ Cut C2: Kích nút Cut C3: Kích chuột phải chọn Cut C4: Ctrl+X B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích

Thao tác trên khối văn bản B3: Gọi lệnh Paste bằng một trong các cách: C1: Edit/ Paste C2: Kích nút Paste C3: Kích chuột phải chọn Paste C4: Ctrl+V Ngoài ta, ta có thể di chuyển trực tiếp bằng cách: Chọn khối văn bản và đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích

Thao tác trên khối văn bản Xóa khối văn bản: Chọn khối văn bản cần xoá, ấn phím Delete Hoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím: BackSpace: Xoá một ký tự bên trái con trỏ văn bản. Delete: Xoá một ký tự bên phải con trỏ văn bản. Ctrl + BackSpace: Xoá một từ bên trái con trỏ văn bản Ctrl + Delete: Xoá một từ bên phải con trỏ văn bản.

Tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm: Edit/ Find hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+ F Thay thế: Edit/Replace hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+H

Chức năng gõ tắt AutoCorrect Tools/ AutoCorrect Options Nhập từ được thay thế (từ viết tắt) Kích nút Add để thêm Nhập từ thay thế (từ viết đúng)

Sử dụng chức năng Undo và Redo Undo: Quay lại thao tác trước đó: C1: Menu Edit  Undo.... C2: Chọn biểu tượng Undo trên Toolbars C3: Ctrl+Z Redo: Dùng để hủy lệnh Undo: C1: Menu Edit  Redo/Repeat.... C2: Chọn biểu tượng Redo trên Toolbars C3: Ctrl+Y

4.2 Định dạng và trang trí 4.2.1 Định dạng trang
File -> Page Setup, xuất hiện cửa sổ Page Setup: Căn lề giấy: trong vùng Margins Top : Lề đầu trang Bottom : Lề cuối trang Right : Lề bên trái Left : Lề bên phải Gutter: phần gáy để đóng tập Gutter Position: Vị trí của gáy bên trái (Left) hay bên trên (Top)

4.2.1 Định dạng trang Chọn kiểu in của trang giấy: trong vùng Orientation : In đứng theo chiều giấy: Portrait In xoay ngang trang giấy: Landscape Chọn khổ giấy: Trong vùng Paper Size chọn khổ giấy muốn in (A4, A5,…)

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Font:
Chọn đoạn văn bản cần định dạng Format -> Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại Font xuất hiện

(nhập những ký tự đầu tiên để tìm nhanh Font cần chọn) Chọn kiểu chữ
Kích thước chữ Thẻ Font Chọn Font chữ (nhập những ký tự đầu tiên để tìm nhanh Font cần chọn) Chọn kiểu chữ Regular: thông thường Italic: In nghiêng Bold: In đậm Bold Italic: vừa nghiêng vừa đậm Màu chữ Màu đường gạch chân Kiểu đường gạch chân Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại Các hiệu ứng

Tỷ lệ giữa chiều ngang và chiều đứng của các ký tự
Thẻ Character Spacing Tỷ lệ giữa chiều ngang và chiều đứng của các ký tự Khoảng cách giữa các ký tự + Normal: bình thường + Condensed : nén + Expand: nới rộng

Chọn vị trí của ký tự Thẻ Character Spacing + Normal: bình thường.
+ Raised: nâng cao lên. + Lowered : hạ thấp xuống

Thẻ Text Effect Chọn hiệu ứng

Khoảng cách giữa các dòng
4.2.2 Định dạng ký tự Định dạng bằng thanh công cụ Chọn đoạn văn bản cần định dạng Kích chuột vào các nút trên thanh công cụ Fomatting Canh lề Style Font In đậm In nghiêng Cỡ chữ Gạch chân Khoảng cách giữa các dòng

4.2.2 Định dạng ký tự Bulleted Giảm Indent Đóng khung Màu chữ Cước số
Định dạng bằng thanh công cụ Chổi định dạng (Format Painter ): Dùng để sao chép định dạng Bulleted Giảm Indent Đóng khung Màu chữ Cước số Numbering Tăng Indent Tô nền

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.3 Định dạng bằng tổ hợp phím
Tăng kích thước (Size) : Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > Giảm kích thước (Size) : Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < Chữ đậm : Ctrl + B Chữ nghiêng : Ctrl + I Gạch dưới 1 nét : Ctrl + U Gạch dưới 2 nét : Ctrl + Shift + D Gạch dưới từng từ : Ctrl + Shift + W Chỉ số dưới : Ctrl + = Chỉ số trên : Ctrl + Shift + = Chữ hoa lớn/thường : Ctrl + Shift + A Đổi chữ hoa/thường/hoa : Shift + F3

4.2.2 Định dạng ký tự Chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng
Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Space bar

4.2.3 Định dạng đoạn Đoạn văn bản (Paragraph) là tập hợp các từ được kết thúc bằng dấu ngắt đoạn do bấm Enter. Chú ý: Để xuống nhưng không bắt đầu một đoạn mới ta nhấn tổ hợp phím Shift+Enter Để định dạng, thực hiện các bước sau: Chọn đoạn văn bản cần định dạng Vào menu Format  Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện

Thẻ Indent and Spacing Alignment: dùng để canh chỉnh lề + Left : canh thẳng lề trái + Right: canh thẳng lề phải + Center: canh giữa trang + Justify: canh đều cả hai lề trái phải Indentation: dùng để thay đổi vị trí canh lề + Left : vị trí thụt lề bên trái + Right: vị trí thụt lề bên phải Special: + None: bình thường + First line: vị trí thụt lề của hàng đầu tiên + Hanging: vị trí thụt lề của cả đoạn trừ hàng đầu tiên + Before: khoảng cách đến đoạn văn trước đoạn đang chọn + After: khoảng cách đến đoạn văn sau đoạn đang chọn Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng

Căn chỉnh văn bản theo biên
Biểu tượng Phím tắt Chức năng Ctrl + L Canh thẳng theo biên trái (Left) Ctrl + E Canh giữa (Center) Ctrl + R Canh thẳng theo biên phải (Right) Ctrl + J Canh đều theo hai biên (Justify )

4.2.4 Thiết lập Tab Stop Thiết lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop) mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi người dùng nhấn phím Tab. Nếu không đặt Tab Stop, khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy đến vị trí cố định được quy định trong mục Default Tab Stop (mặc định là 0,5 inch=1.27cm).

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.1 Các loại Tab:
(Left Tab): Là Tab canh trái (Right Tab): Là Tab canh phải (Center Tab): Là Tab canh giữa (Decimal Tab): Là Tab canh lấy chuẩn là dấu phân cách phần thập phân. (Bar Tab): Là Tab chèn thêm một gạch thẳng đứng “|” tại vị trí Tab dừng.

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.2 Cách đặt Tab: Sử dụng thước định vị
Chọn vị trí muốn đặt Tab. Kích vào nút Tab Align bên trái thước đo để chọn một loại Tab dừng cần đặt. Kích chuột tại vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước.

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.2 Cách đặt Tab: Sử dụng menu:
Chọn vị trí muốn đặt Tab Format  Tabs: Hộp thoại Tab xuất hiện

4.2.4 Thiết lập Tab Stop Sử dụng hộp thoại Chọn vị trí muốn đặt Tab
Format  Tabs: Hộp thoại Tab xuất hiện Default Tab Stops: Mặc định khoảng cách Tab Alignment: chọn các kiểu Tab Tab stop position: Gõ giá trị chỉ định vị trí cần đặt Tab. Leader: chọn kiểu dấu dẫn trước Tab. Các ký tự dẫn này sẽ được tự động thêm vào giữa vị trí 2 Tab. Nhấn nút Set sau mỗi lần thiết lập Tab.

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.4 Xóa Tab: Có 3 cách sau:
Kéo thả (Drop and Drap) các điểm dừng trên thước định vị ra khỏi nó. Trong cửa sổ Tabs, chọn Clear hoặc Clear All để hủy bỏ 1 hoặc tất cả các điểm dừng đã thiết lập. Bấm tổ hợp phím Ctrl+Q (Ctrl + Shift + N) để hủy bỏ tất cả các điểm dừng.

4.2.5 Chia cột văn bản Cách tạo:
Chọn đoạn văn bản cần định dạng cột, sau đó thực hiện theo 1 trong 2 cách sau: C1: Vào Format -> Columns… xuất hiện hộp thoại Columns

Xác định bề rộng và khoảng cách giữa các cột
Xác định số cột cần chia theo ý muốn. Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn Xác định độ rộng của các cột bằng nhau Xác định đường phân cách cột

4.2.5 Chia cột văn bản Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong sau đó mới nhập văn bản. Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này mới tới cột khác. Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa kết thúc cột thực hiện như sau: Vào menu Insert\Break. Trong hộp thoại Break chọn mục Column Break Click OK

4.2.5 Chia cột văn bản C2: kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ và chọn số cột cần chia

4.2.6 Tạo chữ Drop Cap Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo. Cách tạo: Chọn đoạn văn cần định dạng. Vào menu Format  Drop Cap. Cửa sổ tạo chữ Drop Cap xuất hiện:

Chọn kiểu trình bày Chọn khoảng cách giữa chữ Drop Cap so với đoạn văn bản Chọn Font chữ trình bày Chọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm.

4.2.6 Tạo chữ Drop Cap Hủy bỏ chữ Drop Cap:
Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo. Vào Menu Format  Drop Cap. Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None trong Position. Chọn OK. Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý: Nếu tạo : Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau. Nếu hủy : Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột

4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering
Định dạng Bullets Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng. Vào Format  Bullets and Numbering. Trong cửa sổ Bullets and Numbering, chọn thẻ Bulleted

Định dạng Bullets Chọn kiểu đánh số sẵn có trong bảng. Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng. Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize, chọn Character hoặc Picture để chọn kiểu ký tự cần thiết khác. Chọn None để hủy bỏ việc đánh dấu đầu đoạn.

Định dạng Numbering Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng. Vào Format  Bullets and Numbering. Trong cửa sổ Bullets and Numbering chọn thẻ Numbering

Định dạng Numbering Chọn kiểu đánh dấu sẵn có trong bảng. Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng. Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize, sau đó thay đổi các giá trị Chọn None để hủy bỏ việc đánh số đầu đoạn. Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó. Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số.

Chú ý: Sử dụng biểu tượng trên thanh Formatting để định dạng Bullets hoặc Numbering. Định dạng Bullets bằng biểu tượng: Định dạng Numbering bằng biểu tượng

4.2.8 Đóng khung và thiết lập nền
Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền. Vào menu Format  Borders and Shading. Định dạng khung cho khối chọn, chọn thẻ Borders hoặc sử dụng nút lệnh để tạo khung.

Style: Kiểu đường viền Chọn phạm vi áp dụng Color: Màu đường viền
None : không kẻ khung. Box : Khung viền với kiểu đường mặc định. Shadow : Khung với kiểu đường viền bóng. 3D : Khung với kiểu đường viền 3 chiều. Custom : Kẻ khung tự chọn Style: Kiểu đường viền Color: Màu đường viền Width: Độ đậm nét Chọn phạm vi áp dụng

Định dạng khung cho trang văn bản, chọn thẻ Page Border Whole document : Áp dụng cho toàn bộ văn bản. This section : Áp dụng cho chương hiện thời. This section – First page only: Áp dụng chỉ cho trang đầu tiên của chương hiện thời. This section – All except first page: Áp dụng cho tất cả các trang của chương hiện thời ngoại trừ trang đầu tiên

Định dạng nền, chọn thẻ Shading Mục Fill : Chọn màu nền. Mục Patterns: Chọn kiểu dáng

4.2.9 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Chèn vào một số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn bản. Cách tạo: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệt Insert/Symbol..

4.2.10 Chèn chú thích Footnot/Endnot
Để giải thích cho người dùng dễ hiểu nhưng không thể viết trực tiếp tại vị trí văn bản đó mà ta phải sử dụng Endnote/Footnote để ghi chú thích ở cuối tài liệu và cuối trang hoặc cuối section. Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Footnote hoặc Endnote Menu Insert  Footnote…Xuất hiện hộp thoại Chú thích cuối trang Chú thích cuối tài liệu Số của chú thích tự động Dấu của chú thích Ký tự đặc biệt chú thích

4.2.11 Chèn tiêu đề đầu và chân trang Header/Footer
Để thực hiện lặp lại tiêu đề đầu và chân trang cho các trang văn bản trong tài liệu ta thực hiện như sau: Vào menu View  Header and Footer, xuất hiện hộp thoại như sau: Chú ý: Nếu tài liệu có Header/Footer lúc này ta dùng chuột kích đôi vào vùng Header/Footer để thực hiện hiệu chỉnh sửa chữa.

4.2.12 Thao tác với hình ảnh Chèn hình ảnh từ Clip Art:
Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh. Vào menu Insert  Picture  Clip Art, hoặc chọn biểu tượng trên thanh Drawing. Trong cửa sổ Clip Art để chèn ảnh ta thực hiện: C1: Chọn nút Go, kích chọn bức ảnh cần chèn vào văn bản. C2: Chọn mục Organize clips…Trong cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organizer, kích chọn mục Office Collections. Kích chuột phải lên bức ảnh cần chèn, chọn Copy, sau đó Paste vào cửa sổ soạn thảo, hoặc rê bức ảnh thả vào màn hình soạn thảo.

4.2.12 Thao tác với hình ảnh Chèn hình ảnh từ File:
Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh. Vào menu Insert  Picture  From File hoặc chọn biểu tượng trên thanh Drawing Xuất hiện hộp thoại:

4.2.12 Thao tác với hình ảnh Định dạng hình ảnh:
Thanh công cụ Picture: Định dạng hình ảnh bằng menu:

4.2.13 Vẽ bằng thanh công cụ Drawing
Sử dụng các mẫu hình đơn giản: Tạo Textbox Sử dụng các khối hình AutoShape Định dạng hình vẽ Làm việc với tập hợp hình vẽ Nhóm các đối tượng Gỡ nhóm đối tượng Thay đổi thứ tự hiển thị đối tượng Quay đối tượng

4.2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)
Insert  Picture  WordArt… hoặc dùng biểu tượng trên thanh Drawing Xuất hiện hộp thoại: Nhấn vào nút OK, xuất hiện hộp thoại:

4.2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)
Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật Định dạng màu, kích thước,… Chọn lại hình dáng Hiệu chỉnh nội dung Định dạng kiểu văn bản bao quanh Chèn mới Chọn lại kiểu trình bày

Thao tác với Equation Equation giúp người sử dụng soạn thảo các công thức phức tạp như toán học, hóa học, vật lý…. trong văn bản. Cách tạo: Chọn vị trí cần chèn Equation. Vào menu Insert  Objects. Trong cửa sổ Object, chọn mục Microsoft Equation 3.0, chọn OK. Xuất hiện thanh công thức Equation và ô để nhập công thức Vùng soạn công thức Thanh Equation

Thao tác với Equation Khi soạn thảo công thức, ta có thể sử dụng các phím nóng: Ctrl + H : Chỉ số trên. Ctrl + L : Chỉ số dưới. Ctrl + R : Căn bậc hai. Ctrl + F : Phân số

4.3 Bảng biểu (Table) Table là một bảng gồm có nhiều hàng (dòng) gọi là Row, nhiều cột gọi là Column. Giao nhau giữa hàng và cột gọi là Cell (ô). Trong Table chúng ta có thể chèn vào văn bản, một số công thức toán học thông thường để tính toán,…và có thể canh chỉnh độ cao, rộng của các hàng, cột.

4.3.1 Tạo bảng Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần tạo bảng, thực hiện theo 1 trong các cách sau: C1: Sử dụng thanh công cụ: Kích chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ Standard giữ và kéo rê chuột để chọn số hàng và cột cần thiết cho bảng, rồi nhả chuột, ta sẽ được một bảng với số hàng, số cột đã quét chọn.

4.3.1 Tạo bảng C2:Sử dụng menu Vào menu Table  Insert  Table… Hộp thoại Insert Table xuất hiện:

4.3.2 Di chuyển con trỏ trong bảng
Thao tác Ý nghĩa Kích chuột tại một ô Dấu chèn sẽ nhảy vào ô đó Nhấn phím TAB Di chuyển giữa các ô từ trái sang phải, trên xuống dưới. Nếu dấu chèn đang ở tại ô cuối cùng của bảng, nhấn TAB sẽ thêm một hàng mới Shift + Tab Dấu chèn di chuyển ngược thứ tự phím TAB Phím  hoặc  Di chuyển từng ký tự nếu có số liệu, nếu không sẽ chuyển ô  hoặc  Di chuyển giữa các ô cùng một cột Alt + Home Di chuyển về ô đầu tiên của hàng Alt + End Di chuyển về ô cuối cùng của hàng Alt + PgUp Di chuyển về ô đầu tiên của cột Alt + PgDn Di chuyển về ô cuối cùng của cột

4.3.3 Xóa dòng, cột và ô Xóa dòng: Xóa cột: Chọn các dòng cần xóa
Vào menu Table/Delete/Rows Xóa cột: Chọn các cột cần xóa Vào menu Table/Delete/Columns

4.3.3 Xóa dòng, cột và ô Xóa ô: Chọn các ô tại vị trí cần chèn vào
Vào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện hộp thoại Delete Cells: Shift cells left : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa Shift cells up : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa Delete entire row : Xóa toàn bộ dòng Delete entire column : Xóa toàn bộ cột

4.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm dòng:
Chọn các hàng tại vị trí cần chèn vào Vào menu Table/Insert/Rows Above (Nếu chèn thêm các hàng ở trên dòng đang chọn) hoặc Rows Below (Nếu chèn thêm các hàng ở dưới dòng đang chọn). Chú ý: Để thêm 1 hàng ở cuối bảng, bạn đặt con trỏ tại ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab

4.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm cột:
Chọn các cột tại vị trí cần chèn vào Vào menu Table/Insert/Columns to the Left (Nếu chèn thêm các cột bên trái các cột đang chọn) hoặc Columns to the Right (Nếu chèn thêm các cột bên phải các cột đang chọn).

4.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm ô: Chọn các ô tại vị trí cần chèn vào
Vào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện cửa sổ:

4.3.5 Hợp và tách ô Hợp ô: Chọn các ô cần hợp thành một ô.
Vào menu Table/Merge Cells...

4.3.5 Hợp và tách ô Tách ô: Chọn các ô cần tách.
Vào menu Table/Split Cells..., xuất hiện hộp thoại:

4.3.6 Kẻ khung và tạo nền cho bảng
Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng đối với bảng số liệu có thể áp dụng giống như đối với đoạn văn bản bình thường. Ngoài ra, MS Word 2003 cung cấp thêm một công cụ khác để trình bày bảng đó là Table Autoformat, như sau: Chọn bảng cần định dạng Vào menu Table/Table Autoformat, xuất hiện cửa sổ:

4.3.7 Canh dữ liệu trong ô của bảng
Để định dạng lề và vị trí văn bản trong ô của bảng ta thực hiện như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng. Bước 2:Kích phải chuột chuột lên vùng chọn và chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng

4.3.8 Thay đổi hướng văn bản trong ô của bảng
Để định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) bạn làm như sau: Chọn ô cần định dạng hướng; Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện: Nhấn OK để hoàn tất.

4.3 Bảng biểu (Table) Chú ý: Để định dạng bảng tính ta còn sử dụng thanh công cụ Tables and Borders như sau:

4.4 Trộn thư 4.4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư
Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng rất mạnh và thông minh của Microsoft Word. Nó giúp ích rất nhiều cho người sử dụng khi muốn gửi văn bản có cùng nội dung đến nhiều người khác nhau và văn bản chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người gửi như: Giấy báo thi, giấy báo điểm, thiệp mời,….

4.4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư
Để trộn thư ta cần có hai văn bản sau: Main Document: Là văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, thiệp mời... Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều dòng, nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (Field), dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại gọi là các bản ghi (Record). Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Table của Word, Access, Foxpro hoặc một vùng bảng tính Excel...

4.4.2 Chuẩn bị dữ liệu trộn thư
Tạo tập tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin danhsachhv.doc. Đóng tập tin này lại. Tạo tập tin Main Document là mẫu văn bản cần trộn thư và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin giaychungnhan.doc

4.4.3 Tiến hành trộn thư Mở tập tin Main Doccument, ví dụ : giaychungnhan.doc Vào menu Tools/Letters and Mailings/Mail Merge… khung Mail Meger xuất hiện: Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo các bước từ 1 đến 6.

4.4.3 Tiến hành trộn thư Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu trong danh sách: Letters : Văn bản dạng chữ message : Dạng thư điện tử Envelope : Dạng phong bì Labels : Dạng nhãn dán Directory : Dạng danh bạ.

4.4.3 Tiến hành trộn thư Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ: Use the current document: Sử dụng chính tập tin đang mở; Start from a template : Sử dụng một tập tin thư mẫu của Word; Start from existing document: Sử dụng một tập tin đã tồn tại trên đĩa của bạn

4.4.3 Tiến hành trộn thư Bước 3: Chọn tập tin chứa danh sách người nhận sẽ sử dụng: Use an existing list : Sử dụng tập tin đã có sẵn trên đĩa. Slelect from Outlook contacts: Chọn danh sách từ danh bạ Outlook. Type a new list : Tạo một tập tin chứa danh sách mới.

4.4.3 Tiến hành trộn thư Bước 4: Chèn một số mục về người nhận lên tập tin thư mẫu của bạn: Nhấn nút More items… để nhận thêm mục tin từ Word. Nếu cảm thấy tập tin thư mẫu của bạn đầy đủ thông tin để chèn dữ liệu từ tập tin danh sách thì chúng ta tiến hành chèn chúng vào tập tin thư mẫu. Chèn các trường lên tài liệu: Hiển thị thanh công cụ Mail Meger. Di chuyển con trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu, kích nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail merge, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu.

4.4.3 Tiến hành trộn thư Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4, tại bước 5 Word tiến hành trộn thư và bạn có thể thấy 1 kết quả từng thư đã được trộn vào thông tin người nhận. Bước 6: Hoàn thành và in kết quả.

4.4.4 Thanh công cụ Mail merge
Thanh công cụ Mail Merge cung cấp một số lệnh liên quan đến việc trộn thư:

4.5 In ấn Xem trước khi in Những gì hiện trên màn hình trong chế độ Preview sẽ là những gì sẽ in ra giấy. Để thực hiện thao tác này có thể chọn một trong hai cách: Cách 1: Vào menu File/Print Preview. Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Microsoft Word 2003 sẽ chuyển cửa sổ làm việc sang cửa sổ xem, bao gồm thanh menu và một thanh công cụ.

4.5.2 In ấn Để bật cửa sổ in văn bản, thực hiện theo 1 trong 2 cách:
C1: Vào menu File/Print C2: Chọn tổ hợp phím Ctrl+P

4.5.2 In ấn Trong hộp thoại Print, chọn: Máy in trong mục: Name.
Chọn vùng in trong mục: Page range. All : In tất cả. Current page : In trang văn bản mà con trỏ soạn thảo đang làm việc. Selection : In vùng lựa chọn trong văn bản. Pages : In theo yêu cầu người sử dụng. Sử dụng dấu “-” để in từ trang này đến trang khác, hoặc dấu “,” để in các trang không liên tục nhau.

4.5.2 In ấn Chọn cách thức in trong mục: Print
All pages in range: In tất cả các trang trong vùng chọn. Odd pages : Chỉ in các trang lẻ trong vùng chọn. Even pages : Chỉ in các trang chẵn trong vùng chọn. Chọn số lượng bản in trong mục: Number of copies. Sau khi thiết lập tất cả các cấu hình, chọn nút OK để thực hiện in văn bản ra giấy.

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Similar presentations

Presentation on theme: "Chương 4: Sử dụng Microsoft Word"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback

Log in

Auth with social network:

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Similar presentations

Presentation on theme: "Chương 4: Sử dụng Microsoft Word"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback